Sua equipe odeia seus sistemas atuais? Veja como lançar o Odoo sem um motim

Você já viu isso antes. Alguém abre uma planilha compartilhada e falta metade dos dados. Sua equipe de armazém rastreia o estoque em um aplicativo, a contabilidade usa outro e as vendas têm seu próprio “sistema” mantido unido por tópicos de e-mail e notas adesivas. Ninguém confia nos números, todos têm soluções alternativas e a frase “é assim que fazemos as coisas” surge em todas as reuniões.

Aqui está a verdade incômoda: sua equipe já sabe que seus sistemas estão quebrados. Eles têm dito a você cada suspiro de frustração, cada entrada duplicada e cada “Vou fazer isso manualmente”. A questão não é se você precisa do Odoo. É se você pode implementá-lo sem piorar as coisas primeiro.

Este guia é para o proprietário da empresa ou líder de operações que está pronto para fazer a mudança, mas tem medo das consequências. Porque o maior risco não é o software. É perder a confiança da sua equipe durante a transição.

Por que sua configuração atual está custando mais do que você pensa

A maioria das empresas não percebe quanto custam realmente os sistemas quebrados porque as despesas ficam bem à vista. Eles aparecem como horas extras gastas na reconciliação de dados entre plataformas. Eles aparecem como vendas perdidas porque alguém se esqueceu de fazer o acompanhamento (o CRM não sincronizou com o e-mail). Eles surgem quando um funcionário importante pede demissão porque está cansado de lutar contra as ferramentas em vez de fazer seu trabalho real.

Um relatório de 2024 da Panorama Consulting descobriu que 53% das organizações relataram interrupções operacionais devido a sistemas de software fragmentados. Isso não é um problema de tecnologia. Esse é um problema de pessoas que usam uma máscara tecnológica.

Pense no que sua equipe lida diariamente. Seu representante de vendas fecha um negócio, mas precisa inserir as informações do cliente em três locais diferentes. Seu contador passa as tardes de sexta-feira comparando faturas com pedidos de compra porque os sistemas não se comunicam. O gerente do armazém mantém uma planilha pessoal “por precaução”, porque não confia nos números oficiais do estoque.

Cada um desses pontos de atrito corrói um pouco mais o moral. E quando você finalmente anuncia “estamos mudando para um novo sistema”, você não fica entusiasmado. Você se depara com pavor. Porque sua equipe já foi queimada antes.

É por isso que a estratégia de implementação é tão importante quanto o próprio software. Se errar, você terá um novo sistema caro que ninguém usa. Faça certo e você se perguntará como conseguiu operar sem ele.

Escolher o parceiro certo muda tudo

É aqui que a maioria das empresas comete o primeiro erro crítico: elas tentam lidar com a implementação internamente. Alguém da área de TI assiste a alguns tutoriais do YouTube, baixa a edição da comunidade e começa a configurar os módulos. Três meses depois, o projeto está paralisado porque ninguém previu a complexidade de migrar cinco anos de dados de clientes ou de personalizar fluxos de trabalho para uma empresa que não funciona como a demonstração do Odoo.

Trabalhar com uma empresa experiente em implementação de odoo não envolve apenas conhecimento técnico. Trata-se de ter alguém que viu dezenas de lançamentos dar errado e sabe exatamente quais armadilhas evitar. O parceiro certo irá rejeitar suas suposições, desafiar sua lista de recursos “obrigatórios” e dizer coisas que você não quer ouvir, como “seu processo atual é o problema, não o software”.

Ao avaliar parceiros em potencial, concentre-se em três coisas:

1. Relevância da indústria. Um parceiro que implementou o Odoo para empresas de manufatura compreenderá o planejamento de produção, as estruturas de BOM e os fluxos de trabalho de controle de qualidade sem que você precise explicá-los do zero. Os consultores de ERP genéricos muitas vezes ignoram as nuances que mais importam.
2. Experiência de migração. A migração de dados é onde as implementações morrem. Pergunte especificamente como eles lidam com dados sujos, registros duplicados e formatos de sistemas legados. Se a resposta for vaga, continue procurando.
3. Suporte pós-lançamento. Os primeiros 60 dias após a entrada em operação são um caos. Seu parceiro deve ter um plano claro para correções de bugs, suporte ao usuário e as inevitáveis ​​descobertas do tipo “esquecemos esse fluxo de trabalho”.

Um bom parceiro também atua como um amortecedor entre sua equipe e a complexidade do projeto. Seu gerente de warehouse não precisa entender as integrações de API. Eles precisam de alguém que se sente com eles, observe como eles realmente funcionam e configure o sistema para corresponder, e não o contrário.

O trabalho de pré-lançamento que a maioria das empresas ignora

Você não reformaria uma cozinha sem primeiro limpar os armários. Mas as empresas tentam implementar sistemas ERP em cima de processos quebrados o tempo todo.

Antes de tocar no Odoo, passe duas a quatro semanas fazendo um trabalho de preparação nada glamoroso, mas essencial. Esta é a fase que separa implementações tranquilas de histórias de desastre.

Mapeie seus fluxos de trabalho reais, não os ideais. Não documente como as coisas deveriam funcionar. Documente como eles realmente funcionam agora, com soluções alternativas e tudo. Você ficará surpreso com o que encontrará. Uma empresa de logística com a qual trabalhei descobriu que sua equipe de expedição havia construído um sistema oculto completo no Planilhas Google porque o software oficial não conseguia lidar com remessas divididas. Essa planilha do Google se tornou o modelo para a personalização do Odoo.

Identifique seus usuários avançados com antecedência. Cada departamento tem uma ou duas pessoas a quem todos recorrem quando estão presos. Estes são os seus campeões de implementação. Envolva-os desde o primeiro dia, não como testadores no final, mas como cocriadores dos novos fluxos de trabalho. Quando o líder do armazém ajuda a construir o módulo de estoque, ele é o dono dele. Quando é entregue a eles, eles se ressentem.

Limpe seus dados antes de migrá-los. Esta é a parte mais tediosa de qualquer projeto de ERP e a mais importante. Execute uma auditoria de seus dados existentes e faça perguntas difíceis:

• Quantos registros de clientes duplicados existem?
• Quando foi a última vez que alguém verificou as informações de contato do fornecedor?
• Os SKUs dos produtos são consistentes em todos os sistemas ou o armazém usa códigos diferentes dos da contabilidade?
• Até onde seu histórico de transações precisa ir? (Dica: provavelmente não tanto quanto você pensa.)

A migração de dados inúteis para um sistema limpo proporciona um sistema limpo e cheio de lixo. Faça a limpeza primeiro.

Defina expectativas honestas com a liderança. A implementação do Odoo para uma empresa de médio porte normalmente leva de 3 a 6 meses. Não 3 semanas, não importa o que aquela postagem no blog tenha prometido. A produtividade diminuirá durante a transição. As pessoas ficarão frustradas. Se o seu C-suite espera que tudo corra perfeitamente no primeiro dia, você já perdeu. Obtenha alinhamento com cronogramas realistas e comunique-os para toda a empresa.

Implementando sem perder sua equipe

É aqui que o lado humano do projeto é mais importante do que o lado técnico. Você pode ter um sistema perfeitamente configurado e ele ainda falhará se sua equipe se recusar a usá-lo.

Faça isso gradualmente. Não ligue o interruptor durante a noite. Uma implementação de grande impacto (desligar sistemas antigos e colocá-los totalmente em operação na segunda-feira de manhã) parece eficiente. Na prática, é assustador para sua equipe e cria um único ponto de falha enorme. Uma abordagem em fases funciona melhor para a maioria das empresas.

Comece com um departamento ou um módulo. Obtenha a contabilidade no Odoo primeiro, deixe-os encontrar as arestas, suavizar as coisas e depois expandir para o estoque. Depois vendas. Então comprando. Cada fase gera confiança e cria defensores internos que podem ajudar o próximo grupo.

Treine para o trabalho real, não para recursos de software. Aqui está o erro de treinamento que quase todo mundo comete: eles ensinam as pessoas como usar o software. Clique aqui, insira os dados ali, execute este relatório. Isso é uma demonstração de software, não um treinamento.

O treinamento eficaz parece diferente. Ele é construído em torno de cenários que sua equipe realmente encontra:

• "Um cliente liga para alterar seu pedido depois que ele foi confirmado. Veja como você lida com isso no Odoo."
• "Um fornecedor envia a quantidade errada. Veja como você registra a discrepância e aciona uma nota de crédito."
• "Você precisa verificar quais pedidos de compra estão vencidos. Aqui está o painel que você usará todas as manhãs."

Quando as pessoas veem como o sistema resolve seus problemas diários específicos, a resistência cai rapidamente. Eles param de ver o Odoo como “outra coisa a aprender” e passam a vê-lo como “aquilo que finalmente torna meu trabalho mais fácil”.

Crie um espaço seguro para reclamações. Isso parece suave, mas é prático. Configure um canal dedicado no Slack ou um stand-up semanal de 15 minutos onde as pessoas possam relatar problemas, confusões ou frustrações sem julgamento. Não é um sistema formal de bilhetagem. Uma conversa real e humana.

Duas coisas acontecem quando você faz isso. Primeiro, você detecta pequenos problemas antes que se tornem grandes. Em segundo lugar, sua equipe se sente ouvida. E as pessoas que se sentem ouvidas estão muito mais dispostas a superar o desconforto de aprender novos fluxos de trabalho.

Comemore pequenas vitórias publicamente. Quando a primeira fatura automatizada for emitida sem que ninguém insira novamente os dados manualmente, faça barulho sobre isso. Quando a contagem do estoque corresponder ao sistema pela primeira vez em três anos, informe toda a empresa. Esses momentos criam impulso e lembram às pessoas por que estão passando por isso.

Os primeiros 60 dias após a entrada em operação

Go-live não é a linha de chegada. É a linha de partida. Os primeiros 60 dias são onde sua implementação se enraíza ou é silenciosamente abandonada à medida que as pessoas voltam às planilhas.

Espere que estas coisas aconteçam:

1. Alguém encontrará um fluxo de trabalho que você esqueceu. Talvez seja o cálculo da comissão trimestral ou a forma como as devoluções são processadas para clientes atacadistas e varejistas. Isso acontece em cada implementação. Ter um parceiro de implementação responsivo durante esta fase não é opcional; é essencial.
2. A velocidade será mais lenta no início. Tarefas que levavam dois minutos para sua equipe no sistema antigo podem levar cinco minutos no Odoo nas primeiras semanas. Isso é normal. É a curva de aprendizado, não uma falha do sistema. Na sexta semana, essas mesmas tarefas levarão 30 segundos.
3. Uma ou duas pessoas resistirão mais do que todas as outras. Geralmente é alguém que era “especialista” no sistema antigo. Seu status estava vinculado ao fato de ser a pessoa que conhecia todas as soluções alternativas. Odoo acabou de tornar suas soluções alternativas obsoletas e isso parece uma ameaça. Lide com isso com conversas diretas, não com mais e-mails de treinamento.
4. Você vai querer personalizar tudo imediatamente. Resista a esse impulso. Execute a configuração padrão por pelo menos 90 dias antes de solicitar módulos personalizados ou alterações importantes. Você precisa de dados reais de uso para saber o que realmente precisa ser mudado e o que parece desconhecido.

Mantenha um registro contínuo de problemas, solicitações de recursos e lacunas no processo durante esse período. Revise-o semanalmente com seu parceiro de implementação. Alguns itens serão resolvidos à medida que as pessoas se sentirem confortáveis. Outros exigirão mudanças reais de configuração. Ter dados para respaldar essas decisões evita a espiral de personalização que mata os orçamentos de ERP.

Medindo se está realmente funcionando

Você não implementou o Odoo por diversão. Você fez isso para resolver problemas específicos. Portanto, meça esses problemas diretamente.

Antes de entrar em operação, documente suas linhas de base:

• Quanto tempo leva para fechar os livros mensais?
• Qual é o seu tempo de ciclo atual do pedido até a entrega?
• Quantas horas por semana sua equipe gasta na entrada manual ou reconciliação de dados?
• Com que frequência as contagens de inventário correspondem aos registros do seu sistema?

Em seguida, verifique essas mesmas métricas 30, 60 e 90 dias após o lançamento. Você deverá ver um movimento significativo no dia 90. Caso contrário, algo na implementação precisa de atenção, não no próximo trimestre, agora.

Um cliente de manufatura acompanhou seu processo de fechamento de final de mês antes e depois do Odoo. Antes: 11 dias úteis, três pessoas fazendo hora extra. Após 90 dias no Odoo: 5 dias úteis, as mesmas três pessoas saindo às 17h. Essa não é uma métrica de software. Essa é uma métrica de qualidade de vida. E esses são os números que indicam que a implementação está funcionando.

O lançamento que ninguém se arrepende

Toda empresa que passou por uma implementação bem-sucedida do Odoo diz a mesma coisa: “Devíamos ter feito isso há dois anos”. E toda empresa que passou por uma falha diz: “Nós nos apressamos”.

A diferença entre esses dois resultados raramente se resume ao software. Odoo pode lidar com fabricação complexa, logística de vários armazéns, contabilidade internacional e tudo mais. A tecnologia funciona.

O que separa o sucesso do fracasso é o lado humano. É escolher um parceiro que já fez isso e respeita a complexidade. É envolver sua equipe com antecedência suficiente para que eles sintam propriedade e não ressentimento. É ser honesto em relação aos prazos, paciente com a curva de aprendizado e disciplinado para não personalizar tudo no primeiro dia.

Sua equipe já odeia seus sistemas atuais. Eles estão prontos para algo melhor. Dê a eles uma implementação que respeite seu tempo, sua experiência e sua paciência, e eles não adotarão apenas o Odoo. Eles vão defendê-lo.