Ekibiniz Mevcut Sistemlerinizden Nefret mi Ediyor? İşte Odoo'yu İsyan Olmadan Nasıl Çıkarırsınız

Bunu daha önce de görmüştün. Birisi paylaşılan bir e-tabloyu açar ve verilerin yarısı eksiktir. Depo ekibiniz envanteri bir uygulamada takip ediyor, muhasebe başka bir uygulamayı kullanıyor ve satışların, e-posta dizileri ve yapışkan notlarla bir arada tutulan kendi "sistemi" var. Kimse rakamlara güvenmiyor, herkesin geçici çözümleri var ve her toplantıda “biz işleri böyle yapıyoruz” ifadesi gündeme geliyor.

Rahatsız edici gerçek şu: Ekibiniz zaten sistemlerinizin bozuk olduğunu biliyor. Her sinir bozucu iç çekişte, her kopyalanan girişte ve her "Bunu manuel olarak yapacağım" diye size söylüyorlar. Sorun Odoo'ya ihtiyacınız olup olmadığı değil. Önemli olan, işleri daha da kötüleştirmeden bunu hayata geçirip getiremeyeceğinizdir.

Bu kılavuz, geçiş yapmaya hazır olan ancak sonuçlarından korkan işletme sahibi veya operasyon lideri içindir. Çünkü en büyük risk yazılım değil. Geçiş sırasında ekibinizin güvenini kaybediyor.

Mevcut Kurulumunuz Neden Düşündüğünüzden Daha Pahalı?

Çoğu şirket, giderlerin göz önünde saklanması nedeniyle bozuk sistemlerin gerçekte ne kadara mal olduğunun farkında değil. Platformlar arasında veri mutabakatı sağlamak için harcanan fazla mesai saatleri olarak görünürler. Birisi takip etmeyi unuttuğu için (CRM e-postayla senkronize edilmediği için) satış kaybı olarak görünüyorlar. Kilit bir çalışan, asıl işini yapmak yerine araçlarla mücadele etmekten yorulduğu için işten ayrıldığında ortaya çıkarlar.

Panorama Consulting'in 2024 tarihli bir raporu, kuruluşların %53'ünün parçalanmış yazılım sistemlerinden kaynaklanan operasyonel kesinti bildirdiğini ortaya çıkardı. Bu bir teknoloji sorunu değil. Bu, teknoloji maskesi takan insanların sorunu.

Ekibinizin günlük olarak nelerle uğraştığını düşünün. Satış temsilciniz bir anlaşmayı kapatır ancak müşterinin bilgilerini üç farklı yere girmesi gerekir. Muhasebeciniz Cuma öğleden sonralarını, sistemler birbiriyle konuşmadığı için faturaları satın alma siparişleriyle karşılaştırarak geçiriyor. Depo yöneticiniz resmi envanter numaralarına güvenmediğinden "her ihtimale karşı" kişisel bir elektronik tablo tutar.

Bu sürtüşme noktalarının her biri moralleri biraz daha yıpratıyor. Ve nihayet “yeni sisteme geçiyoruz” dediğinizde heyecanla karşılanmıyorsunuz. Korkuyla karşılaşıyorsunuz. Çünkü takımınız daha önce de yanmıştı.

Bu nedenle kullanıma sunma stratejisi, yazılımın kendisi kadar önemlidir. Yanlış anlarsanız kimsenin kullanmadığı pahalı yeni bir sisteme sahip olursunuz. Doğru anladığınızda, onsuz nasıl çalıştığınızı merak edeceksiniz.

Doğru Ortağı Seçmek Her Şeyi Değiştirir

Çoğu şirketin ilk kritik hatasını yaptığı yer burasıdır: uygulamayı dahili olarak halletmeye çalışırlar. BT'den bir kişi birkaç YouTube eğitimini izliyor, topluluk sürümünü indiriyor ve modülleri yapılandırmaya başlıyor. Üç ay sonra proje durdu çünkü kimse beş yıllık müşteri verilerini taşımanın veya Odoo demosu gibi çalışmayan bir işletme için iş akışlarını özelleştirmenin karmaşıklığını tahmin etmemişti.

Deneyimli bir odoo uygulama şirketiyle çalışmak sadece teknik uzmanlıkla ilgili değildir. Bu, düzinelerce sunumun ters gittiğini gören ve hangi tuzaklardan kaçınılması gerektiğini tam olarak bilen birine sahip olmakla ilgilidir. Doğru ortak, varsayımlarınızı geri çevirecek, "sahip olunması gereken" özellikler listenize meydan okuyacak ve size "sorun yazılım değil, mevcut sürecinizdir" gibi duymak istemediğiniz şeyleri söyleyecektir.

Potansiyel ortakları değerlendirirken üç şeye odaklanın:

1. Sektör ilgisi. Üretim şirketleri için Odoo'yu uygulayan bir iş ortağı, üretim planlamasını, ürün reçetesi yapılarını ve kalite kontrol iş akışlarını sıfırdan açıklamanıza gerek kalmadan anlayacaktır. Genel ERP danışmanları çoğu zaman en önemli nüansları gözden kaçırır.
2. Göç deneyimi. Veri geçişi, uygulamaların öldüğü yerdir. Özellikle kirli verileri, yinelenen kayıtları ve eski sistem formatlarını nasıl ele aldıklarını sorun. Cevap belirsizse aramaya devam edin.
3. Lansman sonrası destek. Canlıya geçişten sonraki ilk 60 gün kaostur. Ortağınızın hata düzeltmeleri, kullanıcı desteği ve kaçınılmaz "bu iş akışını unuttuk" keşifleri için net bir planı olmalıdır.

İyi bir ortak aynı zamanda ekibinizle projenin karmaşıklığı arasında tampon görevi görür. Depo yöneticinizin API entegrasyonlarını anlamasına gerek yoktur. Yanlarında oturacak, gerçekte nasıl çalıştıklarını izleyecek ve sistemi buna uyacak şekilde yapılandıracak birine ihtiyaçları var, tam tersi değil.

Çoğu Şirketin Atladığı Lansman Öncesi Çalışmalar

Önce dolapları temizlemeden mutfağı yenilemezsiniz. Ancak şirketler her zaman bozuk süreçlerin üzerine ERP sistemlerini uygulamaya çalışıyor.

Odoo'ya dokunmadan önce, iki ila dört haftayı gösterişsiz ama önemli hazırlık çalışmaları yaparak geçirin. Sorunsuz dağıtımları felaket hikayelerinden ayıran aşama budur.

İdeal iş akışlarınızı değil, gerçek iş akışlarınızı haritalandırın. İşlerin nasıl çalışması gerektiğini belgelemeyin. Şu anda gerçekte nasıl çalıştıklarını, geçici çözümleri ve diğerlerini belgeleyin. Bulduklarınıza şaşıracaksınız. Birlikte çalıştığım bir lojistik şirketi, resmi yazılımın bölünmüş gönderileri kaldıramaması nedeniyle sevkıyat ekibinin Google E-Tablolar'da tam bir gölge sistemi kurduğunu keşfetti. Bu Google E-Tablosu, Odoo özelleştirmelerinin planı haline geldi.

Uzman kullanıcılarınızı erken tanımlayın. Her departmanda herkesin zor durumda kaldığında başvuracağı bir veya iki kişi vardır. Bunlar sizin uygulama şampiyonlarınızdır. Onları ilk günden itibaren test uzmanları olarak değil, yeni iş akışlarının ortak tasarımcıları olarak sürece dahil edin. Depo lideri envanter modülünün oluşturulmasına yardımcı olduğunda modüle sahip olur. Bitmiş halde kendilerine teslim edildiğinde içerlerler.

Verilerinizi taşımadan önce temizleyin. Bu, herhangi bir ERP projesinin en sıkıcı ve en önemli kısmıdır. Mevcut verilerinizin denetimini yapın ve zor sorular sorun:

• Kaç tane mükerrer müşteri kaydı var?
• Birisi tedarikçinin iletişim bilgilerini en son ne zaman doğruladı?
• Ürün SKU'ları tüm sistemlerde tutarlı mı yoksa depo, muhasebeden farklı kodlar mı kullanıyor?
• İşlem geçmişinizin ne kadar geriye gitmesi gerekiyor? (İpucu: muhtemelen düşündüğünüz kadar değil.)

Çöp verilerini temiz bir sisteme geçirmek size çöplerle dolu temiz bir sistem sağlar. Önce temizliği yapın.

Liderlikle dürüst beklentiler belirleyin. Orta ölçekli bir şirket için Odoo'nun kullanıma sunulması genellikle 3 ila 6 ay sürer. Bir blog gönderisinin vaat ettiği şey ne olursa olsun, 3 hafta değil. Geçiş sırasında üretkenlik düşecek. İnsanlar hayal kırıklığına uğrayacak. Eğer üst düzey yöneticiniz ilk günden her şeyin mükemmel bir şekilde ilerlemesini bekliyorsa, zaten kaybetmişsiniz demektir. Gerçekçi zaman çizelgeleri üzerinde uyum sağlayın ve bunları şirket çapında duyurun.

Ekibinizi Kaybetmeden Başarmak

İşte bu noktada projenin insan tarafı teknik kısmından daha önemli. Mükemmel yapılandırılmış bir sisteme sahip olabilirsiniz ve ekibiniz onu kullanmayı reddederse sistem yine de başarısız olacaktır.

Aşamalı olarak devreye alın. Gece boyunca anahtarı çevirmeyin. Büyük bir patlama (eski sistemlerin kapatılması ve Pazartesi sabahı tamamen canlı yayına alınması) kulağa verimli geliyor. Pratikte bu, ekibiniz için korkutucudur ve tek bir büyük başarısızlık noktası yaratır. Aşamalı bir yaklaşım çoğu şirket için daha iyi sonuç verir.

Bir bölüm veya bir modülle başlayın. Önce Odoo'ya muhasebe yaptırın, pürüzlü noktaları bulmalarına, işleri düzeltmelerine ve ardından envantere genişletmelerine izin verin. Sonra satış. Daha sonra satın alma. Her aşama güven oluşturur ve bir sonraki gruba yardımcı olabilecek iç savunucular yaratır.

Yazılım özellikleri için değil, gerçek iş için eğitim alın. Neredeyse herkesin yaptığı eğitim hatası şu: İnsanlara yazılımın nasıl kullanılacağını öğretiyorlar. Buraya tıklayın, verileri oraya girin, bu raporu çalıştırın. Bu bir yazılım demosu, eğitim değil.

Etkili eğitim farklı görünüyor. Ekibinizin gerçekte karşılaştığı senaryolar etrafında oluşturulmuştur:

• "Bir müşteri sipariş onaylandıktan sonra siparişi değiştirmek için arar. Odoo'da bunu şu şekilde halledebilirsiniz."
• "Bir tedarikçi yanlış miktarda gönderiyor. Tutarsızlığı bu şekilde günlüğe kaydedebilir ve bir alacak dekontu tetikleyebilirsiniz."
• "Hangi satın alma siparişlerinin geciktiğini kontrol etmeniz gerekiyor. İşte her sabah kullanacağınız kontrol paneli."

İnsanlar sistemin kendilerine özgü günlük sorunlarını nasıl çözdüğünü gördüklerinde direnç hızla düşüyor. Odoo'yu "öğrenilecek başka bir şey" olarak görmeyi bırakıp, "sonunda işimi kolaylaştıran şey" olarak görmeye başlıyorlar.

Şikayetler için güvenli bir alan yaratın. Bu kulağa yumuşak geliyor ama pratiktir. İnsanların sorunları, kafa karışıklıklarını veya hayal kırıklıklarını yargılamadan bildirebilecekleri özel bir Slack kanalı veya haftalık 15 dakikalık bir stand-up oluşturun. Resmi bir biletleme sistemi değil. Gerçek, insani bir konuşma.

Bunu yaptığınızda iki şey olur. İlk olarak, küçük problemleri büyük problemlere dönüşmeden yakalarsınız. İkincisi, ekibiniz dinlendiğini hissediyor. Ve dinlendiklerini hisseden insanlar, yeni iş akışlarını öğrenmenin getirdiği rahatsızlığın üstesinden gelmeye çok daha istekli oluyorlar.

Küçük zaferleri herkesin önünde kutlayın. İlk otomatik fatura, kimsenin verileri manuel olarak yeniden girmesine gerek kalmadan kesildiğinde, bu konuda gürültü yapın. Envanter sayımı üç yıl içinde ilk kez sistemle eşleştiğinde bunu tüm şirkete bildirin. Bu anlar ivme yaratır ve insanlara neden bu süreçten geçtiklerini hatırlatır.

Canlıya Geçişten Sonraki İlk 60 Gün

Canlıya geçiş bitiş çizgisi değil. Bu başlangıç ​​çizgisidir. İlk 60 gün, uygulamanızın ya kök saldığı ya da insanlar e-tablolara geri döndükçe sessizce terk edildiği zamandır.

Şu şeylerin olmasını bekleyin:

1. Birisi unuttuğunuz bir iş akışını bulacaktır. Belki üç aylık komisyon hesaplaması veya toptan ve perakende müşteriler için iadelerin işlenme şekli olabilir. Her dağıtımda bu oluyor. Bu aşamada duyarlı bir uygulama ortağına sahip olmak isteğe bağlı değildir; bu çok önemli.
2. Hız ilk başta daha yavaş olacaktır. Eski sistemde ekibinizin iki dakikasını alan görevler, Odoo'da ilk birkaç hafta beş dakika sürebilir. Bu normaldir. Bu bir sistem hatası değil, öğrenme eğrisidir. Altıncı haftaya gelindiğinde aynı görevler 30 saniye sürecek.
3. Bir iki kişi herkesten daha fazla direnecektir. Genellikle eski sistemde “uzman” olan biri oluyor. Statüleri tüm geçici çözümleri bilen kişi olmalarına bağlıydı. Odoo geçici çözümlerini geçersiz kıldı ve bu bir tehdit gibi geliyor. Bu sorunu daha fazla eğitim e-postasıyla değil, doğrudan konuşarak halledin.
4. Her şeyi hemen özelleştirmek isteyeceksiniz. Bu dürtüye direnin. Özel modüller veya büyük değişiklikler talep etmeden önce standart yapılandırmayı en az 90 gün çalıştırın. Neyin gerçekten değişmesi gerektiğini, neyin alışılmadık geldiğini bilmek için gerçek kullanım verilerine ihtiyacınız var.

Bu süre zarfında sorunların, özellik isteklerinin ve süreç boşluklarının devam eden bir kaydını tutun. Uygulama ortağınızla birlikte haftalık olarak gözden geçirin. İnsanlar rahatladıkça bazı öğeler kendiliğinden çözülecektir. Diğerleri gerçek konfigürasyon değişiklikleri gerektirecektir. Bu kararları destekleyecek verilere sahip olmak, ERP bütçelerini yok eden özelleştirme sarmalını önler.

Gerçekten Çalışıp Çalışmadığını Ölçmek

Odoo'yu eğlence olsun diye uygulamadınız. Bunu belirli sorunları çözmek için yaptınız. Dolayısıyla bu sorunları doğrudan ölçün.

Canlı yayına geçmeden önce temellerinizi belgeleyin:

• Aylık defterlerin kapatılması ne kadar sürer?
• Mevcut siparişten teslimata kadar olan döngü süreniz nedir?
• Ekibiniz manuel veri girişi veya mutabakat için haftada kaç saat harcıyor?
• Envanter sayımları ne sıklıkla sistem kayıtlarınızla eşleşiyor?

Ardından aynı metrikleri lansmandan 30, 60 ve 90 gün sonra kontrol edin. 90. güne kadar anlamlı bir hareket görmelisiniz. Görmüyorsanız, önümüzdeki çeyrekte değil, uygulamadaki bir şeye dikkat edilmesi gerekiyor demektir.

Bir üretim müşterisi, Odoo'dan önce ve sonra ay sonu kapanış sürecini takip etti. Önce: 11 iş günü, üç kişi fazla mesai yapıyordu. Odoo'da 90 gün sonra: 5 iş günü, aynı üç kişi saat 17.00'de ayrılıyor. Bu bir yazılım ölçüsü değil. Bu bir yaşam kalitesi ölçüsüdür. Ve bunlar size uygulamanın işe yaradığını söyleyen rakamlardır.

Sunum Kimse Pişman Değil

Başarılı bir Odoo uygulamasından geçen her şirket aynı şeyi söylüyor: "Bunu iki yıl önce yapmalıydık." Ve başarısız bir dönemden geçen her şirket şunu söylüyor: "Acele ettik."

Bu iki sonuç arasındaki fark nadiren yazılımla ilgilidir. Odoo karmaşık üretim, çoklu depo lojistiği, uluslararası muhasebe ve aradaki her şeyi halledebilir. Teknoloji işe yarıyor.

Başarıyı başarısızlıktan ayıran şey insani yanıdır. Bunu daha önce yapmış ve karmaşıklığa saygı duyan bir ortak seçmektir. Ekibinizi, kızgınlık değil sahiplenme hissetmeleri için yeterince erken dahil etmektir. Zaman çizelgeleri konusunda dürüst olmak, öğrenme eğrisine karşı sabırlı olmak ve her şeyi ilk günde kişiselleştirmemek konusunda disiplinli olmaktır.

Ekibiniz halihazırda mevcut sistemlerinizden nefret ediyor. Daha iyi bir şeye hazırlar. Onlara zamanlarına, uzmanlıklarına ve sabırlarına saygı gösteren bir sunum verirseniz Odoo'yu benimsemeyeceklerdir. Bunu savunacaklar.