10 najlepszych porad i wskazówek dotyczących organizacji mediów społecznościowych dla menedżerów

Zarządzanie kontami w mediach społecznościowych dla marki nie jest łatwe – a jednym z największych wyzwań jest organizowanie treści w mediach społecznościowych.

Między zarządzaniem celami promocji społecznej z różnych działów, śledzeniem na bieżąco wzmianek i trendów społecznościowych oraz regularnym publikowaniem odpowiednich i angażujących treści, bycie menedżerem mediów społecznościowych może czasami czuć się jak wypasanie kotów.

Jak więc zajęci menedżerowie mediów społecznościowych trzymają swoje kaczki w rzędzie? Poprosiliśmy osoby, które prowadzą media społecznościowe dla swoich marek z całych Stanów Zjednoczonych, o najlepsze wskazówki dotyczące utrzymania porządku. Oto, co nam udostępnili.

1. Prowadź zaktualizowany kalendarz treści.

Planowanie postów w mediach społecznościowych jest czasochłonne, więc śledzenie tego wszystkiego za pomocą kalendarza treści może pomóc skrócić czas.

„Utrzymuję zaktualizowany kalendarz treści, który obejmuje wszystkie nasze sieci społecznościowe i rodzaje treści, które będziemy publikować w każdej z nich”, mówi Georgie Morley, menedżer ds. społeczności w Bai.

Następnie tworzy zarówno dzienną, jak i tygodniową listę rzeczy do zrobienia na podstawie kalendarza.

„Upewniam się, że jest elastyczność, ponieważ zawsze coś się pojawia – musisz być przygotowany na gaszenie niektórych pożarów”.

Źródło obrazu

Aby pomóc Ci planować aktualizacje i łatwiej koordynować kampanie społecznościowe, oto darmowy szablon publikacji w mediach społecznościowych.

2. Zaplanuj posty społecznościowe z wyprzedzeniem i zbiorczo.

Planowanie postów oszczędza dużo czasu i pozwala skupić się na innych częściach pracy, zamiast rozpraszać się potrzebą publikowania o określonych porach dnia.

Były menedżer ds. mediów społecznościowych HubSpot, Robyn Showers, używał tweeta z konta @HubSpot co najmniej 24 razy dziennie, nie licząc odpowiedzi dla innych użytkowników Twittera.

Aby zaoszczędzić czas, wykorzystała Social Inbox do zbiorczego planowania tweetów, przesyłając je z arkusza kalkulacyjnego. Klienci HubSpot: Dowiedz się, jak korzystać z narzędzia do planowania zbiorczego tutaj.

„Mam również tendencję do planowania postów na Facebooku, LinkedIn i Google+ z kilkudniowym wyprzedzeniem” – powiedział Showers.

3. Użyj aplikacji z listą rzeczy do zrobienia.

Menedżerowie mediów społecznościowych zginęliby bez swoich list rzeczy do zrobienia. Często pojawia się pytanie: Jaka jest najlepsza aplikacja z listą rzeczy do zrobienia?

Jest z czego wybierać – Todoist, TickTick, Any.do żeby wymienić tylko kilka. Aby zawęzić opcje, oto kilka kluczowych funkcji, na które należy zwrócić uwagę:

• Opcja synchronizacji między urządzeniami
• Powtarzające się terminy i przypomnienia
• Poziomy priorytetu
• Kategorie
• Dzielenie się zadaniami i delegowanie
• Kanały kalendarza

4. Dowiedz się, gdzie znaleźć popularne tematy.

Co teraz zyskuje popularność? Co brzęczy oś czasu na Twitterze? O jakich wiadomościach ludzie mówią?

To są wszystkie pytania, o których powinni pomyśleć menedżerowie mediów społecznościowych – nie tylko rano, kiedy przychodzą do pracy, ale przez cały dzień. Utrzymując się na bieżąco z rosnącymi trendami, menedżerowie mediów społecznościowych mogą właściwie newsjack, który może przynieść ogromne wzrosty ruchu w Twojej witrynie.

Źródło obrazu

Jak utrzymać się na szczycie tego wszystkiego, gdy rzeczy zmieniają się tak szybko? Najpierw zarejestruj się w czytniku RSS, takim jak Feedly, i zasubskrybuj witryny z wiadomościami branżowymi i blogi, które publikują informacje o trendach i tematach w branży.

5. Utrzymuj mentalność „Skrzynka odbiorcza zero”.

W przypadku większości ludzi wysoka produktywność wynika z zamykania poczty e-mail na kilka godzin na raz. „To nie może być mniej prawdziwe w przypadku menedżerów mediów społecznościowych, którzy muszą być czujni na przychodzące żądania.

Kiedy Laurie Meacham kierowała zespołem ds. mediów społecznościowych w JetBlue, musieli być na bieżąco z wzmiankami na Twitterze, oprócz próśb o posty społecznościowe ze swoich zespołów ds. marketingu, public relations, operacji i zaangażowania klientów. Jak oni to robią?

„Utrzymuję mentalność „Skrzynka odbiorcza zero”, więc wiem, co nowego i co wymaga mojego działania” – powiedziała. „W ten sposób nie zgubi się w górach nieważnych e-maili lub zadań”.

Możesz łatwo zgubić ważne e-maile w części widocznej na ekranie, więc oznacz gwiazdką (lub zaznacz) te, do których chcesz wrócić, i ustaw powiadomienia o alertach dla najważniejszych nadawców.

6. Miej w e-mailu dedykowany folder „Treści społecznościowe”.

Jako menedżer mediów społecznościowych, jednym z wielu Twoich zadań jest zbieranie wszystkich treści tworzonych przez Twoją firmę, przesiewanie ich i tworzenie niewielkich postów społecznościowych, które Twoi odbiorcy mogą szybko przyswoić.

Ale przy tak dużej liczbie nadchodzących treści i próśb o promocję, jak upewnić się, że nie przeoczysz ani nie zapomnisz o ważnych rzeczach?

Jeśli chodzi o przeszukiwanie treści i tworzenie zakładek, były menedżer ds. mediów społecznościowych w HubSpot Brittany Leaning zaleca utworzenie folderu poświęconego treściom społecznościowym.

W przypadku Leaning wiele z tych e-maili zawierało nadchodzące seminaria internetowe, premiery produktów lub materiały marketingowe innych firm, które, jak sądziła, docenią odbiorcy HubSpot.

„Moja rutyna polegała na przejrzeniu każdego posta na blogu HubSpot, który został opublikowany w zeszłym tygodniu, i zaplanowaniu wiecznie zielonych postów na następny tydzień” – powiedziała. „Zrobiłbym to samo ze wszystkimi naszymi stosunkowo nowymi, wiecznie zielonymi wysiłkami. Dzięki temu maszyna do publikacji społecznościowych będzie działać, podczas gdy ja będę szukał okazji do kradzieży wiadomości lub innych treści, które mają wpływ na czas”.

Po utworzeniu folderu wykonuj rutynę, w której przeglądasz go, gdy potrzebujesz inspiracji do nowej zawartości i usuwaj nieaktualne treści po upływie określonego czasu.

7. Utwórz formularz dla wniosków o promocję społeczną.

Aby zminimalizować liczbę próśb o promocję w mediach społecznościowych, które otrzymujesz za pośrednictwem poczty e-mail i wiadomości błyskawicznych, wypełnij te prośby za pomocą formularza.

W ten sposób zwolnisz pocztę e-mail i komunikator, a teraz masz dedykowane miejsce do sprawdzania próśb.

Jeśli obawiasz się, że wnioski są pilne, możesz dodać notatkę, która określa najlepszy sposób skontaktowania się z Tobą lub Twoim zespołem w przypadku pilnych wniosków.

8. Użyj serwisu Canva do tworzenia partii podobnych obrazów.

Canva to cudownie prosta (i bezpłatna) platforma do projektowania graficznego, której menedżerowie mediów społecznościowych mogą używać do tworzenia szablonów mediów społecznościowych.

Zachowanie spójnej estetyki jest bardzo ważne w mediach społecznościowych. W serwisie Canva możesz tworzyć szablony, w razie potrzeby zatwierdzać je przez zespół ds. marki i używać ich za każdym razem, gdy publikujesz w mediach społecznościowych.

Możesz utworzyć wiele folderów w oparciu o kategorię postów, platformę lub format wizualny — to, jak je zorganizujesz, zależy od Ciebie.

Prysznice używałyby serwisu Canva do masowego tworzenia obrazów do kampanii HubSpot w mediach społecznościowych.

„Za każdym razem, gdy prowadzimy kampanię promującą ebook, webinar lub inną wartościową treść, chcę mieć co najmniej pięć kreacji do przetestowania na Twitterze” – powiedziała.

Aby utworzyć te kreacje, musi zaprojektować tylko jeden obraz w serwisie Canva, a następnie użyć narzędzia „kopiuj” (pokazanego poniżej), aby zduplikować obraz i utworzyć wiele wersji, zachowując jednocześnie podstawowe elementy projektu.

9. Każdego dnia uporządkuj swoje okna i karty w określonej kolejności.

Podczas żonglowania pocztą e-mail, kalendarzem, strumieniami społecznościowymi, prośbami o publikowanie, linkami itd. możesz łatwo stracić orientację, która karta jest gdzie. Jeden z członków zespołu społecznościowego JetBlue sugeruje, aby okna i karty były otwarte w określonej kolejności, do której szybko się przyzwyczaisz i zapamiętasz.

Zespół JetBlue sugeruje również przyzwyczajenie się do zamykania kart, gdy tylko z nimi skończysz.

„Otrzymujemy tak wiele linków, że jeśli nie będę ostrożny, otworzę 30 artykułów, a także selfie Fly-Fi i zdjęcia walizek z brakującymi kołami i zamkami błyskawicznymi”.

Jeśli ktoś tweetnie z linkiem do Twojej marki, po zaadresowaniu tego tweeta zamknij link. Pomaga to również zapewnić, że paski przełączania nigdy nie będą tak zatłoczone, że nie będzie można łatwo zobaczyć aktualizacji, gdy się pojawiają.

10. Ustal limit czasu dla każdego zadania.

Menedżerowie mediów społecznościowych mają zwykle napięte harmonogramy, które nie pozwalają im wykonywać jednego zadania przez zbyt długi czas.

„Łatwo zagubić się w niekończących się strumieniach zadań, badań i spotkań”, mówi Yip, „dlatego ważne jest, aby zaplanować terminy dla każdego zadania, aby móc się skupić i nie spędzać zbyt wiele czasu na jednym”.

I wreszcie, mówi zespół społecznościowy JetBlue: „Nie zapomnij mrugnąć!”

Pobyt zorganizowany jako menedżer mediów społecznościowych

Czym innym jest zorganizowanie się, a czym innym pozostanie w ten sposób.

Wszystkie poniższe wskazówki wymagają spójności. W przeciwnym razie nie będą służyć zbyt wiele. Jak ze wszystkim, włączysz te wskazówki do swojej rutyny, powoli, ale z pewnością zobaczysz, jak bardzo zorganizowane będą twoje dni.

Pro-tip : włączaj jedną końcówkę na raz i wybieraj w oparciu o swój największy problem. Dla niektórych dodawanie jednej rzeczy na raz jest znacznie łatwiejsze i ułatwia uniknięcie przytłoczenia zmianami.

Uwaga redakcji: Ten post został pierwotnie opublikowany w październiku 2014 r. i został zaktualizowany w celu zapewnienia kompleksowości.