10 melhores dicas e truques de organização de mídia social para gerentes

Gerenciar contas de mídia social para uma marca não é fácil – e um dos maiores desafios é organizar seu conteúdo de mídia social.

Entre gerenciar metas de promoção social de diferentes departamentos, manter-se atualizado sobre menções e tendências sociais e postar conteúdo relevante e envolvente regularmente, ser um gerente de mídia social às vezes pode parecer como pastorear gatos.

Então, como os gerentes de mídia social ocupados mantêm seus patos em linha? Pedimos às pessoas que administram as mídias sociais de suas marcas nos EUA suas melhores dicas sobre como se manter organizado. Aqui está o que eles compartilharam conosco.

1. Mantenha um calendário de conteúdo atualizado.

Planejar postagens de mídia social é demorado, portanto, acompanhar tudo com um calendário de conteúdo pode ajudar a reduzir o tempo.

“Mantenho um calendário de conteúdo atualizado que inclui todas as nossas redes sociais e os tipos de conteúdo que postaremos em cada uma delas”, diz Georgie Morley, gerente de comunidade da Bai.

Ela então cria uma lista de tarefas diárias e semanais com base no calendário.

“Eu garanto que há flexibilidade porque algo sempre aparece – você tem que estar preparado para combater alguns incêndios.”

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Para ajudá-lo a planejar suas atualizações e coordenar campanhas sociais com mais facilidade, aqui está um modelo de publicação de mídia social gratuito.

2. Agende postagens sociais com antecedência e em massa.

Agendar postagens economiza muito tempo e permite que você se concentre em outras partes do seu trabalho, em vez de se distrair constantemente com a necessidade de publicar em determinados horários do dia.

A ex-gerente de mídia social da HubSpot, Robyn Showers, costumava tweetar da conta @HubSpot 24 ou mais vezes por dia, sem incluir respostas a outros usuários do Twitter.

Para economizar tempo, ela usou a Caixa de entrada social para agendar tweets em massa, enviando-os de uma planilha. Clientes da HubSpot: saiba como usar a ferramenta de agendamento em massa aqui.

“Também costumo agendar postagens no Facebook, LinkedIn e Google+ com vários dias de antecedência”, disse Showers.

3. Use um aplicativo de lista de tarefas.

Os gerentes de mídia social estariam perdidos sem suas listas de tarefas. Muitas vezes, a pergunta é: Qual é o melhor aplicativo de lista de tarefas que existe?

Há muito por onde escolher – Todoist, TickTick, Any.do para citar alguns. Para restringir suas opções, aqui estão alguns recursos importantes a serem procurados:

• Opção de sincronização entre dispositivos
• Datas de vencimento recorrentes e lembretes
• Níveis de prioridade
• Categorias
• Compartilhamento e delegação de tarefas
• Feeds da agenda

4. Saiba onde encontrar tópicos de tendências.

O que está em alta agora? O que tem a linha do tempo do Twitter zumbindo? De quais notícias as pessoas estão falando?

Essas são todas as perguntas sobre as quais os gerentes de mídia social precisam pensar – não apenas quando chegam ao trabalho pela manhã, mas durante todo o dia. Ao manter-se atualizado sobre as tendências crescentes, os gerentes de mídia social podem fazer o newsjack adequadamente, o que pode trazer picos incríveis de tráfego para o seu site.

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Como você fica no topo de tudo quando as coisas estão mudando tão rápido? Primeiro, inscreva-se em um leitor de RSS como o Feedly e assine sites e blogs de notícias do setor que postam sobre tendências e tópicos do setor.

5. Mantenha uma mentalidade de “Caixa de Entrada Zero”.

Para a maioria das pessoas, a alta produtividade vem do fechamento do e-mail por várias horas de cada vez. `Isso não poderia ser menos verdadeiro para os gerentes de mídia social que precisam ficar atentos às solicitações recebidas.

Quando Laurie Meacham liderava a equipe de mídia social da JetBlue, eles precisavam ficar por dentro das menções no Twitter, além das solicitações de postagens sociais de suas equipes de marketing, relações públicas, operações e compromisso com o cliente. Como eles fazem isso?

“Eu mantenho a mentalidade 'Inbox Zero' para saber o que há de novo e o que precisa da minha ação”, disse ela. “Dessa forma, não se perde em montanhas de e-mails ou tarefas sem importância.”

Pode ser fácil perder e-mails importantes abaixo da dobra, então marque com uma estrela (ou sinalize) aqueles que você deseja consultar e defina notificações de alerta para seus remetentes mais importantes.

6. Tenha uma pasta dedicada “Conteúdo Social” em seu e-mail.

Como gerente de mídia social, um de seus muitos trabalhos é coletar todo o conteúdo que sua empresa cria, peneirá-lo e criar postagens sociais pequenas que seu público possa digerir rapidamente.

Mas com tantas solicitações de conteúdo e promoção recebidas, como garantir que você não ignore ou esqueça as coisas importantes?

Quando se trata de filtrar e marcar conteúdo, o ex-gerente de mídia social da HubSpot Brittany Leaning recomenda a criação de uma pasta dedicada ao conteúdo social.

Para Leaning, muitos desses e-mails incluíam webinars futuros, lançamentos de produtos ou materiais de marketing de outras empresas que ela achava que o público da HubSpot apreciaria.

“Minha rotina consistia em passar por todas as postagens do blog HubSpot que foram publicadas na semana passada e agendar as postagens permanentes para a semana seguinte”, disse ela. “Eu faria a mesma coisa com todos os nossos esforços perenes relativamente novos. Isso manteria a máquina de publicação social funcionando enquanto eu procurava oportunidades de newsjacking ou outro conteúdo sensível ao tempo.”

Depois de criar a pasta, tenha uma rotina na qual você a vasculhe quando precisar de inspiração para um novo conteúdo e remova o conteúdo desatualizado após um certo tempo.

7. Crie um formulário para solicitações de promoção social.

Para minimizar o número de solicitações de promoção de mídia social que você recebe por e-mail e mensagens instantâneas, preencha essas solicitações por meio de um formulário.

Dessa forma, você libera seu e-mail e mensagens instantâneas e agora tem um local dedicado para revisar solicitações.

Se estiver preocupado com solicitações urgentes, você pode adicionar uma nota que especifica a melhor maneira de entrar em contato com você ou sua equipe para solicitações urgentes.

8. Use o Canva para criar lotes de imagens semelhantes.

O Canva é uma plataforma de design gráfico maravilhosamente simples (e gratuita) que os gerentes de mídia social podem usar para criar modelos de mídia social.

Manter uma estética consistente é muito importante nas redes sociais. Com o Canva, você pode criar modelos, obtê-los aprovados pela sua equipe de branding, se necessário, e usá-los sempre que estiver postando nas redes sociais.

Você pode criar várias pastas com base na categoria de postagem, na plataforma ou no formato visual - como você organiza tudo isso depende de você.

Os chuveiros usariam o Canva para criar imagens em massa para as campanhas da HubSpot nas redes sociais.

“Sempre que fazemos uma campanha para promover um ebook, webinar ou outro conteúdo valioso, quero ter pelo menos cinco criativos para testar no Twitter”, disse ela.

Para criar esses criativos, ela só precisa criar uma imagem no Canva e usar a ferramenta "copiar" (mostrada abaixo) para duplicar a imagem e criar várias versões, mantendo os elementos de design principais.

9. Organize suas janelas e abas em uma ordem específica todos os dias.

Quando você está manipulando seu e-mail, calendário, fluxos sociais, solicitações de postagem, links e assim por diante, você pode facilmente perder o controle de qual guia está onde. Um membro da equipe social da JetBlue sugere manter as janelas e abas abertas em uma ordem específica que você vai se acostumar e memorizar rapidamente.

A equipe da JetBlue também sugere adquirir o hábito de fechar as guias assim que terminar com elas.

“Recebemos tantos links que, se eu não tomar cuidado, terei 30 artigos abertos, além de selfies Fly-Fi e fotos de malas com rodinhas e zíper faltando.”

Se alguém twittar um link para sua marca, depois de abordar esse tweet, feche o link. Isso também ajuda a garantir que suas barras de alternância nunca fiquem tão cheias que você não possa ver facilmente as atualizações à medida que elas acontecem.

10. Defina um limite de tempo para cada tarefa.

Os gerentes de mídia social tendem a ter agendas lotadas que não permitem que eles façam uma tarefa por muito tempo.

“É fácil se perder nos intermináveis ​​fluxos de tarefas, pesquisas e reuniões”, diz Yip, “por isso é importante programar limites de tempo para cada tarefa para que você possa manter o foco e não gastar muito tempo em uma”.

E, finalmente, diz a equipe social da JetBlue: “Não se esqueça de piscar!”

Mantendo-se organizado como um gerente de mídia social

Uma coisa é se organizar, outra é se manter assim.

Todas as dicas descritas abaixo requerem consistência. Caso contrário, eles não servirão muito para um propósito. Como em tudo, ao incorporar essas dicas em sua rotina, você verá lentamente, mas com certeza, o quanto seus dias se tornarão organizados.

Dica profissional : incorpore uma dica de cada vez e escolha com base em seu maior ponto de dor. Para alguns, adicionar uma coisa de cada vez é muito mais gerenciável e torna mais fácil não ficar sobrecarregado com as mudanças.

Nota do editor: Este post foi publicado originalmente em outubro de 2014 e foi atualizado para maior abrangência.