Jawaban untuk mencari solusi
Diterbitkan: 2021-12-21
Karena pengaturan operasi-dari-rumah tangga dan jadwal hybrid tetap ada, banyak pekerja baru tidak pernah memuaskan rekan kerja mereka, atau bahkan bos mereka, secara langsung—dan mungkin tidak ada banyak pilihan untuk semua interaksi individu yang penting itu kapan pun. dengan cepat. Kurang dari keadaan ini, hanya menjadi akrab dengan nilai-nilai perusahaan, warisan, dan prestasi sebelumnya dapat menjadi tantangan, izinkan Anda sendiri mencoba untuk menentukan bagaimana untuk mulai memberikan kontribusi manfaat. Ini secara khusus sah untuk staf yang duduk di properti, menatap komputer atau webcam mereka, memikirkan siapa yang akan dikirimi email atau email sehingga mereka dapat mentransfer terlebih dahulu.
Pandemi mempercepat transfer ke jarak jauh melakukan pekerjaan, tetapi pergantian telah terjadi cukup lama. Dan sementara sistem inovatif telah membuat pekerjaan jarak jauh bisa dilakukan, mereka belum tentu membuatnya cepat atau sukses. Faktanya, organisasi reguler memiliki sekitar 300 aplikasi yang beragam, hampir semuanya digunakan untuk menyimpan data. Ini adalah pilihan aplikasi, kursus aplikasi, dan antarmuka yang membingungkan, dan pekerja harus menggunakan semuanya untuk menemukan info yang dibutuhkan tentang penghargaan, penjualan kotor, promosi, teknik, atau masalah bantuan. Mengetahui di mana mendapatkan informasi dan fakta ternyata menjadi proses yang semakin rumit bagi staf yang sekarang memiliki banyak tugas.
"Revolusi SaaS" telah menetapkan metode baru untuk menjalankan fungsi, tetapi juga membangun metode pencarian dan penemuan yang jauh lebih sulit. Anda tidak bisa hanya mencari konsumen email atau komputer pribadi lokal Anda untuk elemen referensi. Sebagian besar kesadaran dan pengalaman kerja perusahaan Anda ditangkap di cloud, tersebar di lusinan aplikasi atau di sisi lain tautan VPN. Tetapi masalah ini juga menjadi faktor peluang untuk menggunakan SaaS API untuk menghubungkan aplikasi yang beragam ini dan memberi tenaga kerja pemeriksaan terpadu dari fakta tepat waktu dan konteks rekam jejak.
Kami telah melihat banyak peningkatan dalam pencarian informasi yang tersedia untuk umum di atas waktu yang lama, tetapi cukup sedikit yang telah dilakukan untuk memajukan penelitian informasi internal di tempat kerja. Microsoft, Google, dan banyak perusahaan rintisan telah dengan berani mengambil ini, tetapi jumlah informasi dan jumlah format yang berbeda, protokol keamanan, dan protokol tata kelola telah membuat ini terlalu sulit di masa lalu. Bagian dari tantangan adalah bahwa strategi sebelumnya tidak dapat membantu kecerdasan yang diinginkan untuk mengetahui bahwa satu orang yang mencari "tujuan kuartalan" dan yang lain mencari "lokasi fokus Q1" kemungkinan besar sedang mencari hal yang sama. presentasi.
Beberapa bisnis telah menyediakan rencana bahwa asisten pekerjaan digital dapat membantu karyawan mencari dan menemukan apa yang mereka butuhkan, tetapi dengan akselerasi elektronik, asisten pekerjaan akan berkembang menjadi instrumen penting untuk jangka panjang. tempat kerja modern. Kemampuan orang untuk menghubungkan berbagai jenis data dan membuat asosiasi baru akan diperlukan di masa mendatang. Tetapi ini tidak akan berhasil jika orang saat ini tidak dapat menemukan data yang mereka butuhkan.
Waktu yang terbuang dan ketegangan tambahan
Bisnis dan profesional sering khawatir tentang kinerja karyawan yang bekerja dari rumah—tanpa menyadari bahwa dua pekerja kantor yang jauh dan dalam bisnis terseret oleh kekacauan informasi organisasi yang sama saat ini. McKinsey mengungkapkan sebuah penelitian yang mengungkap bahwa karyawan yang sadar menghabiskan lebih dari 20 persen waktu mereka mencari informasi untuk menyelesaikan tugas sehari-hari mereka. Mengklaim kembali waktu itu akan sangat membantu dalam mewujudkan 4 hari kerja seminggu.
Jika itu tidak cukup untuk membuat atasan merasa ngeri, lihat bahwa Asana juga mengungkapkan analisis yang menyoroti bahwa enam jam seminggu dihabiskan untuk menduplikasi staf untuk menyelesaikan pekerjaan yang sudah diselesaikan oleh orang lain. Singkatnya, hampir satu hari total setiap individu 7 hari terbuang sia-sia untuk berburu data atau menyelesaikan tugas fungsi yang berlebihan. Jadi banyak waktu yang terbuang untuk browsing karena fitur penelitian asli pada setiap aplikasi biasanya sangat berbeda dari satu yang lain dan biasanya tidak efektif. Sebagai hasil akhir, staf sangat membutuhkan cara yang jauh lebih baik untuk mencari dan menjelajahi info di berbagai aplikasi. Banyak dari kita telah menghadapi tantangan ini, tetapi kita biasanya melihatnya sebagai pertukaran yang diperlukan untuk menikmati imbalan lain yang terjadi dengan meluasnya sumber daya SaaS yang kita gunakan saat ini.
Kebutuhan untuk asisten operasi intuitif yang dapat mendukung pencarian dan penemuan di luar produktivitas murni, di sisi lain. Hari-hari ini, berusaha untuk segera beroperasi dapat menjadi latihan fisik yang menjengkelkan. Pemberitahuan berkedip meskipun Anda sedang makan siang… tetapi apakah itu ada di perangkat lunak komputer obrolan Anda? Pengawas pekerjaan Anda? CRM Anda? Email? Penelitian Asana menemukan bahwa pekerja bertukar di antara lusinan aplikasi hampir 30 kali sehari, yang biasanya berarti mereka menghadapi gangguan dan mengubah konteks setiap 3 hingga 11 menit.
Gangguan yang terus-menerus ini melemahkan kekuatan dan biasanya memandu ke tumpukan pekerjaan, cepat atau lambat yang berpuncak pada stres yang berlebihan dan kelelahan staf. Misalnya: seseorang mungkin menghabiskan 10 menit berusaha untuk mendapatkan laporan sebelum mereka akhirnya menyerah pada frustrasi dan mengirim konsep ke kolega, yang kemudian harus berhenti dan menemukan dokumen yang hilang sebelum mereka dapat melanjutkan tugas masing-masing. . Dalam situasi ini, gangguan sama-sama mempengaruhi konsentrasi, produktivitas, dan kondisi pikiran pekerja. Bukan hanya 1 orang yang saat ini tidak efisien, melainkan dua orang yang mencari opsi untuk kesulitan yang sama.
Meningkatkan dua metrik dengan tampilan intuitif untuk: produktivitas dan moral
Perusahaan perlu memeriksa dan menerapkan teknologi pencarian dan penemuan yang dapat melindungi dari interaksi yang tampaknya biasa-biasa saja, tetapi sangat berdampak, yang memperlambat semua orang. Membuat pencarian lebih mudah jauh lebih penting daripada kapan pun, karena gangguan setiap hari yang tak terhitung banyaknya dan petak data besar yang harus dilalui staf untuk menyelesaikan tugas mereka. Dalam periode “Pengunduran Diri yang Baik”, tenaga kerja adalah komoditas yang sangat berharga, dan dampak psikologis serta penundaan gangguan ini terhadap tenaga kerja harus ditanggapi dengan serius.
Untuk membantu anggota staf, organisasi harus benar-benar mencari asisten kerja intuitif yang dapat membantu personel mereka menemukan apa yang harus mereka miliki dan menemukan hal-hal yang harus mereka ketahui. Ini dapat secara drastis mengurangi stres pekerja—dan mengembalikan 20 persen waktu yang terbuang itu—sambil meningkatkan volume pekerjaan yang bermakna dan bernilai lebih tinggi yang dapat diselesaikan oleh pria atau wanita pada posisi tersebut.
Jika Anda adalah seorang supervisor yang mensurvei grup Anda dan Anda benar-benar mengamati bahwa setiap orang mengalami kesulitan dengan keterlambatan produktivitas dan moral kru yang sangat rendah, maka Anda perlu menanyakan mereka apakah mereka memiliki rincian yang mereka ingin lakukan untuk posisi mereka, jika mereka tahu siapa subjeknya. membuat perbedaan profesional adalah yang dapat membantu mereka mewujudkan tujuan mereka, dan jika mereka menginvestasikan waktu mencari alih-alih berfungsi.
Kemudian periksa sendiri ini: apakah Anda akan menghabiskan waktu di bidang teknik yang dapat meningkatkan produktivitas saat ini DAN memberi karyawan Anda satu hari kerja penuh dalam minggu kerja mereka?
Ya, Anda mungkin akan melakukannya.
Arvind Jain, CEO, Glean