الجواب للبحث عن الحلول
نشرت: 2021-12-21نظرًا لاستمرار ترتيبات التشغيل من المنزل والجداول الهجينة ، فإن الكثير من العمال الجدد لم يرضوا أبدًا زملائهم في العمل ، أو حتى رؤسائهم ، شخصيًا - وربما لا يكون هناك الكثير من الخيارات لجميع تلك التفاعلات الفردية الهامة في أي وقت. بسرعة. أقل من هذه الظروف ، مجرد التعرف على قيم الشركة وتراثها والإنجازات السابقة يمكن أن يمثل تحديًا ، اسمح لنفسك بمحاولة تحديد كيفية البدء في المساهمة بالمزايا. هذا أمر شرعي بشكل خاص للموظفين الذين يجلسون في الممتلكات ، ويحدقون في أجهزة الكمبيوتر أو كاميرات الويب الخاصة بهم ، ويفكرون في من يتصورون أو يرسلون البريد الإلكتروني حتى يتمكنوا من الانتقال إلى الأمام.
أدى الوباء إلى تسريع الانتقال إلى أداء المهمة بعيدًا ، لكن التغيير كان يحدث لبعض الوقت إلى حد ما. وعلى الرغم من أن الأنظمة المبتكرة جعلت العمل عن بُعد ممكنًا ، إلا أنها لم تجعله سريعًا أو ناجحًا بالضرورة. في الواقع ، تمتلك المؤسسة العادية حوالي 300 تطبيق متنوع ، يتم استخدام كل منها تقريبًا للاحتفاظ بالبيانات. يعد هذا اختيارًا محيرًا للعقل من التطبيقات ودورات التطبيق والواجهات ، ويجب على العمال استخدامها جميعًا للتعرف على المعلومات المطلوبة حول المكافآت أو إجمالي المبيعات أو الترويج أو الهندسة أو مشكلات المساعدة. لقد أصبح التعرف على مكان الحصول على المعلومات والحقائق عملية صعبة أكثر من أي وقت مضى للموظفين الذين لديهم الآن الكثير على لوحاتهم.
لقد أنشأت "ثورة SaaS" طرقًا جديدة لتنفيذ الوظيفة ، ولكنها أيضًا مبنية على طريقة البحث والاكتشاف بشكل أكثر صعوبة. لا يمكنك البحث فقط عن مستهلك البريد الإلكتروني أو الكمبيوتر الشخصي المحلي الخاص بك للحصول على عناصر مرجعية. يتم التقاط معظم وعي شركتك وخبرتها العملية في السحابة ، منتشرة عبر عشرات التطبيقات أو على الجانب الآخر من ارتباط VPN. ولكن هذه المشكلة تؤدي أيضًا إلى فرصة لاستخدام SaaS APIs لربط هذه التطبيقات المتنوعة وإعطاء القوى العاملة فحصًا موحدًا للحقائق المحددة التوقيت وسياق سجل التتبع.
لقد لاحظنا الكثير من التحسينات في البحث عن المعلومات المتاحة للجمهور أعلاه لفترة طويلة ، ولكن بشكل معقول لم يتم عمل سوى القليل جدًا لتعزيز البحث عن المعلومات الداخلية في مكان العمل. لقد اتخذت Microsoft و Google والكثير من الشركات الناشئة هذا الأمر بشجاعة ، لكن مقدار المعلومات وعدد التنسيقات المتميزة وبروتوكولات الأمان وبروتوكولات الحوكمة جعلت هذا الأمر صعبًا للغاية في السابق. يتمثل أحد مكونات التحدي في أن الاستراتيجيات السابقة لم تستطع مساعدة الذكاء المطلوب لمعرفة أن رجلًا أو امرأة معينة يتصفح "أهداف ربع سنوية" وآخر يبحث عن "مواقع التركيز في الربع الأول" في جميع الاحتمالات يبحث عن نفس الشيء بالضبط عرض تقديمي.
قدمت العديد من الشركات خطة تفيد بأن مساعدًا رقميًا للقيام بالوظيفة يمكن أن يساعد الموظفين في البحث عن واكتشاف ما يحتاجون إليه ، ولكن مع التسريع الإلكتروني ، يتجه مساعد الوظيفة إلى التطور إلى أداة مهمة على المدى الطويل مكان العمل الحديث. ستكون قدرة الأشخاص على ربط أنواع مختلفة من البيانات وإنشاء ارتباطات جديدة ضرورية للمضي قدمًا. لكن هذا لن يؤدي المهمة إذا لم يتمكن الناس اليوم من اكتشاف البيانات التي يحتاجونها.
الوقت الضائع والضغط الإضافي
غالبًا ما يقلق رجال الأعمال والمهنيون بشأن أداء الموظفين الذين يعملون من المنزل - دون أن يلاحظوا أن العاملين في المكاتب البعيدة والعاملين في العمل يتعرضون للجر إلى أسفل بسبب اضطراب المعلومات التنظيمية في الوقت الحاضر بالضبط. كشفت McKinsey عن بحث كشف أن موظفي التوعية يهدرون أكثر من 20 جهاز كمبيوتر من وقتهم في البحث عن معلومات لإجمالي واجباتهم اليومية. إن استعادة هذا الوقت سيقطع شوطًا طويلاً في اتجاه تحقيق أسبوع عمل لمدة 4 أيام.

إذا لم يكن ذلك كثيرًا لإزعاج المشرفين ، فانظر إلى أن أسانا كشفت أيضًا عن تحليل يسلط الضوء على أن ست ساعات عديدة في الأسبوع تُهدر على الموظفين الذين يكررون إنجاز المهمة التي أنجزها بالفعل أفراد آخرون. باختصار ، يتم إهدار يوم إجمالي تقريبًا لكل فرد 7 أيام في البحث عن البيانات أو إكمال مهام الوظائف الزائدة عن الحاجة. لذلك يتم إنفاق قدر كبير من الوقت الضائع في التصفح نظرًا لحقيقة أن ميزات البحث الأصلية في كل تطبيق عادةً ما تكون مميزة إلى حد كبير عن تطبيق واحد مختلف وغير فعال عادةً. كنتيجة نهائية ، يحتاج الموظفون بشدة إلى طريقة أفضل بكثير للبحث عن المعلومات واستكشافها عبر مختلف التطبيقات. لقد تعامل الكثير منا مع هذه التحديات ، لكننا نعتبرها عادةً مقايضة مطلوبة للاستمتاع بالمكافآت الأخرى التي تحدث مع انتشار موارد SaaS التي نستخدمها الآن.
من ناحية أخرى ، يجب أن يكون لديك مساعد تشغيل بديهي يمكنه دعم البحث والاكتشاف. في هذه الأيام ، يمكن أن يكون السعي إلى العمل بسرعة تمرينًا بدنيًا مزعجًا. يومض إشعار أثناء تناولك الغداء ... ولكن هل كان ذلك في برنامج كمبيوتر الدردشة الخاص بك؟ مشرف عملك؟ CRM الخاص بك؟ بريد الكتروني؟ اكتشف بحث Asana أن العمال يتبادلون بين عشرات التطبيقات 30 مرة تقريبًا في يوم العمل ، مما يعني عادةً أنهم يتعاملون مع الانقطاعات ويغيرون السياق كل 3 إلى 11 دقيقة.
هذه الاضطرابات المستمرة تستنزف القوة وعادة ما توجه إلى تراكم إنجاز المهمة ، عاجلاً أم آجلاً ، والتي تبلغ ذروتها في زيادة الضغط وإرهاق الموظفين. على سبيل المثال: قد يستثمر شخص ما 10 دقائق في السعي للحصول على تقرير قبل أن يستسلم أخيرًا للإحباط ويرسل مفهومًا إلى زميل ، والذي يتعين عليه بعد ذلك التوقف وتحديد مكان المستند المفقود مسبقًا حتى يتمكن من متابعة واجباته الفردية . في هذه الحالة ، يؤثر الاضطراب على كل من تركيز العمال وإنتاجيتهم وحالة أفكارهم بشكل متساوٍ. إنه ليس شخصًا واحدًا فقط غير فعال حاليًا ، بل هناك شخصان يبحثان عن خيار بنفس الصعوبة.
تعزيز مقياسين بمظهر بديهي: الإنتاجية والروح المعنوية
ستحتاج الشركات إلى فحص ونشر تقنيات البحث والاكتشاف التي يمكن أن تحمي من هذه التفاعلات التي تبدو عادية ، ولكنها مؤثرة للغاية ، والتي تؤدي إلى تباطؤ الجميع. يعد إنتاج البحث أسهل بكثير من أي وقت مضى ، حيث يتم توفير الإلهاءات التي لا حصر لها كل يوم ومجموعات البيانات الكبيرة التي سيتعين على الموظفين الخوض فيها لإتمام واجباتهم. في فترة "الاستقالة الجيدة" ، يعتبر العمل سلعة جديرة بالاهتمام بشكل كبير ، ويجب أخذ التأثير النفسي والتأخير لهذه الاضطرابات على القوى العاملة على محمل الجد.
لمساعدة الموظفين ، يجب أن تظهر المنظمات حقًا كمساعد عمل بديهي يمكنه مساعدة موظفيها في تحديد ما لديهم والعثور على العناصر التي يجب أن يعرفوها. يمكن أن يقلل هذا بشكل كبير من إجهاد العامل - ويعيد 20 في المائة من الوقت الضائع - مع زيادة حجم العمل الهادف ذي القيمة الأعلى الذي يمكن للرجل أو المرأة إكماله في الوظيفة.
إذا كنت مشرفًا تقوم بمسح لمجموعتك ولاحظت تمامًا أن كل شخص يواجه صعوبات في التأخير في الإنتاجية وانخفاض معنويات الطاقم ، فستحتاج إلى الاستفسار منهم عما إذا كانت لديهم التفاصيل التي يريدون القيام بمناصبهم ، إذا كانوا يعرفون من هو الموضوع يحدث أي فرق بين المحترفين الذين يمكنهم مساعدتهم على تحقيق أهدافهم ، وإذا كانوا يستثمرون الوقت في البحث عن الوظائف بدلاً من العمل.
ثم تحقق مع هذا بنفسك: هل ستنفق في الهندسة التي يمكن أن تزيد الإنتاجية في الوقت الحاضر وتعيد لموظفيك يوم عمل كامل من أسبوع عملهم؟
نعم ، ربما ستفعل.
آرفيند جاين ، الرئيس التنفيذي ، جلين