Trabajo en equipo: software de gestión de proyectos y recursos para el trabajo del cliente

Teamwork es un software de gestión de recursos y proyectos centrado en el cliente y diseñado para brindar a las agencias, equipos de servicio y empresas todo lo que necesitan para gestionar el trabajo del cliente de manera eficiente y rentable. Este artículo proporciona una inmersión profunda, nítida, amigable para los humanos y optimizada para SEO en las características, casos de uso, ventajas, precios e impacto en el mundo real de Teamwork, ayudando a los profesionales de la tecnología y a los propietarios de negocios a decidir si Teamwork es la opción adecuada para sus necesidades.

¿Qué es el trabajo en equipo?

Teamwork es una plataforma de gestión de proyectos hecha a medida para el trabajo de cara al cliente. Integra planificación, gestión de tareas, tiempo, elaboración de presupuestos, trabajo en equipo y comunicación con los clientes en un único espacio de trabajo. Diseñado originalmente para agencias, consultores y proveedores de servicios, Teamwork se destaca por integrar controles de proyecto sólidos y características centradas en el cliente donde muchos competidores se quedan cortos.

Descripción general de las características clave

El conjunto de funciones de Teamwork ofrece lo que las agencias, los autónomos y las empresas basadas en clientes necesitan: control total sobre proyectos, recursos y relaciones con los clientes.

• Gestión de proyectos: los diagramas de Gantt, los tableros Kanban y los paneles permiten a los equipos planificar, ejecutar y visualizar sus proyectos.
• Gestión de tareas: desarrolle y asigne tareas, dependencias, prioridades, plazos y enumere tareas o plantillas.
• Gestión de recursos: supervise la carga del equipo, la planificación de la capacidad, la asignación de recursos y prediga los requisitos del proyecto de la manera más eficiente.
• Seguimiento del tiempo y facturación: Temporizadores integrados e ingreso manual del tiempo para facilitar el registro del tiempo, hojas de tiempo automáticas y generación de facturas fuera de las horas facturables.
• Herramientas de colaboración: en cada proyecto se diseñan canales de chat, intercambio de archivos, flujos de trabajo de comentarios y aprobación.
• Elaboración de presupuestos: establezca presupuestos de proyectos, establezca tasas de facturación, realice un seguimiento del gasto real y la rentabilidad, y realice un seguimiento de la rentabilidad en tiempo real.
• Gestión de clientes: vistas de clientes personalizadas, campos específicos del cliente y rendimiento de las licencias de acceso limitado de colaboración externa.
• Informes y análisis: paneles e informes personalizables, como rentabilidad, estado del proyecto, carga de trabajo de un equipo y seguimiento del tiempo.

Gestión de proyectos y recursos: la diferencia del trabajo en equipo

La verdadera fortaleza del trabajo en equipo está en combinar a la perfección la gestión de proyectos y recursos con flujos de trabajo centrados en el cliente.

Gestión de proyectos

• Incorporación de plantillas para acelerarlo y hacerlo estándar.
• Varias perspectivas (Gantt, Kanban, List) sobre las distintas formas de planificación.
• Tener hitos específicos y establecer metas para que todos estén encaminados.
• De un vistazo, los paneles del proyecto revelan el progreso, el gasto y los obstáculos.

Gestión de recursos

• Las vistas de cargas de trabajo brindan a los gerentes visibilidad sobre la disponibilidad y utilización del equipo.
• La asignación de recursos se puede utilizar para evitar el agotamiento y optimizar los recursos.
• La planificación a largo plazo es fácil gracias a las funciones de programación y previsión, incluso en el caso de agencias con docenas de proyectos en ejecución simultáneamente.

Automatización e Integración

• Las automatizaciones inteligentes aceleran el ritmo de procesos repetitivos, ya sea en la actualización de estados o en las notificaciones.
• Zapier puede integrarse fácilmente con Slack, Google Workspace, HubSpot y miles de otros.

Colaboración eficiente con el cliente.

El trabajo en equipo no se trata sólo de gestión interna; hace que trabajar con los clientes sea más fluido y transparente que nunca.

• Usuarios de clientes: permita a los clientes trabajar en proyectos particulares con derechos restringidos y brinde una cooperación segura y concentrada.
• Revisión y aprobaciones: simplifique los comentarios, las ediciones y las aprobaciones sin una larga serie de correos electrónicos.
• Formularios: los formularios de solicitud y comentarios creados fácilmente están conectados directamente a los proyectos.
• Portales Banded: presente un panel profesional y mensajes de estado al cliente para mejorar la confianza y la transparencia.
• Herramientas de comunicación: los tableros de mensajes y el chat hacen que todos estén en contacto y minimizan la falta de comunicación y la pérdida de tiempo.

Seguimiento del tiempo, facturación y presupuestos.

En el caso del trabajo relacionado con el cliente, el seguimiento de horas y la facturación pueden ser una actividad rentable o no rentable.

• Rastreador de tiempo integrado: registre el tiempo facturable y no facturable, tome notas manuales o tenga temporizadores en tiempo real.
• Hojas de tiempo sencillas: el tiempo se puede resumir automáticamente por proyecto, cliente o individuo.
• Generación de facturas: horas registradas convertidas automáticamente en facturas para los clientes, incluso directamente al software de contabilidad.
• Controles presupuestarios: Los presupuestos de los proyectos pueden establecerse según tarifas facturables, tarifas recurrentes o de forma personal, y para que las finanzas sean transparentes.

Informes y análisis: poder de gestión

La toma de decisiones basada en datos es fácil con las herramientas avanzadas de generación de informes de Teamwork:​

• Análisis de rentabilidad: basta con mirar qué proyectos son creadores.
• Rendimiento del equipo: vea lo que está haciendo su equipo, supervise las tendencias e identifique cuellos de botella.
• Informes personalizados: cree paneles personalizados que se ajusten a las características específicas de su agencia o distribúyalos a los clientes.

Casos de uso del mundo real

Agencias, equipos de marketing, nuevas empresas tecnológicas y organizaciones sin fines de lucro confían en el trabajo en equipo para optimizar los flujos de trabajo, gestionar equipos remotos e impulsar mejores resultados.

• Startups tecnológicas: controle el crecimiento y la complejidad: programe y coopere con los controles centrales.
• Agencias de marketing: mejore la conexión con los clientes proporcionando actualizaciones claras sobre los proyectos, portales de marca y aprobaciones aceleradas.
• Consultores y proveedores de servicios: realice un seguimiento de todas las horas facturables, realice un seguimiento de los presupuestos y plazos e imprima facturas con facilidad.
• Equipos remotos y organizaciones sin fines de lucro: sea muy productivo y comunicativo con la ayuda de un chat integrado, intercambio de archivos y planificación colaborativa.

Pros y contras

Ventajas

Capacidades elaboradas de manejo de clientes que no se encuentran en la mayoría de los programas de gestión de proyectos.

• Excelente software de elaboración de presupuestos, facturación y generación de informes para la rentabilidad del cliente.
• Herramientas efectivas de colaboración de partes interesadas internas y externas.​
• Ofrece una poderosa administración de recursos y carga de trabajo para empresas complejas.
• Las empresas de cualquier escala obtienen planes de precios escalables.

Contras

Curva de aprendizaje más alta debido a un gran conjunto de funciones: mejor en equipos que están dispuestos a dedicar tiempo a configurarlo.

• Menos opciones de visualización de proyectos que otros competidores; es posible que falte flexibilidad en los equipos visuales.
• Podemos utilizar una aplicación móvil con mejor usabilidad.
• Los equipos muy granulares pueden encontrar tedioso el proceso de entrada de tiempo.

Cómo el trabajo en equipo tiene un impacto real

El valor práctico de los estudios de caso para diversas industrias es evidente:

• Las nuevas empresas simplificaron la ejecución de sus proyectos y aumentaron su producción.
• Las agencias de marketing mejoraron la confianza y la interacción de los clientes a través de una comunicación eficaz y aprobaciones directas.
• Las organizaciones sin fines de lucro permitieron que sus equipos distantes trabajaran juntos y cumplieran su misión a tiempo.

Alternativas al trabajo en equipo

Si Teamwork no es lo más adecuado o si necesitas algo más simple o más especializado, considera estas alternativas:​

• ClickUp: es una solución basada en IA fácil de usar que es compatible con los flujos de trabajo.
• Monday.com: planificación visual y personalización potente.
• Wrike: producto empresarial más potente.
• Asana: Es bueno cuando el proyecto es liviano.
• Concepto/Coda: Navajas suizas fáciles de usar.

Preguntas frecuentes: preguntas comunes sobre el trabajo en equipo

¿Es el trabajo en equipo un CRM?

No, Teamwork se centra en la gestión de proyectos y recursos, pero incluye funciones relacionadas con el cliente, como gestión de contactos y facturación, lo que brinda algunos beneficios similares a los de CRM.

¿Teamwork se integra con otras aplicaciones?

Sí, se integra con Slack, Google Workspace, HubSpot y miles de otros con Zapier.

¿Pueden participar los clientes?

Los clientes reciben permisos y vistas especiales, que permiten brindar colaboración, comentarios y aprobaciones seguras sin filtrar información financiera confidencial.

¿Teamwork es adecuado para equipos remotos?

Absolutamente. El trabajo remoto está organizado y es transparente con chat en tiempo real, intercambio de archivos y paneles centralizados.

Conclusión

El trabajo en equipo permite a empresas de todos los tamaños mejorar su gestión de proyectos y recursos, especialmente cuando la colaboración y la rentabilidad del cliente son lo más importante. Con su enfoque todo en uno, Teamwork permite una entrega de proyectos más fluida, una mejor planificación de la carga de trabajo y una comunicación transparente entre equipos y clientes. Los equipos podrán superar las expectativas de los clientes en todo momento y aumentar su productividad utilizando oportunidades como el seguimiento del tiempo, la facturación y la generación de informes mejorados.

Para cualquier organización que busque optimizar los proyectos de los clientes y lograr resultados superiores, Teamwork se destaca como la solución de gestión de proyectos que realmente cumple su promesa de ayudar a las empresas a escalar de manera más inteligente, trabajar mejor y construir relaciones duraderas con los clientes. Comience a aprovechar Teamwork hoy para llevar el trabajo de sus clientes y los resultados de sus proyectos a nuevas alturas.

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