Соображения при выборе поставщика облачного хранилища для бизнеса
Опубликовано: 2022-04-07Быстрое и надежное хранилище данных имеет решающее значение для ведения вашего бизнеса, позволяя хранить, создавать резервные копии и обмениваться файлами безопасным и надежным способом.
В зависимости от вашего бизнеса вам может потребоваться управлять большими объемами данных из нескольких источников — профилями клиентов, продажами, бизнес-финансами, операционными процессами, политиками, информацией о сотрудниках и т. д. Как найти лучшего поставщика облачных хранилищ (откроется в новой вкладке) с таким разнообразным набором важной информации?
Лучше всего начать с того, чтобы точно понять, что нужно вашему бизнесу от облачного хранилища. Вам нужно ежедневное или постоянное резервное копирование? Собираетесь ли вы обмениваться файлами через облачное хранилище? Какой тип шифрования вам нужен? Как ваше хранилище данных будет интегрироваться с вашими существующими системами? Все это жизненно важные соображения.
В этом руководстве мы раскроем каждое из них, охватив все наиболее важные области, чтобы помочь вам выбрать лучшее облачное хранилище для вашего бизнеса (откроется в новой вкладке) .
Давайте углубимся в это.
Шаг 1. Определите правильный баланс между локальным и облачным хранилищем для бизнеса
Предприятия все чаще переходят на облачное программное обеспечение, системы и хранилища, но это не означает, что все готовы отказаться от локально хранимых данных. Локальное хранилище значительно различается: от использования жесткого диска вашего компьютера для бизнеса одного или двух человек до выделенного файлового сервера для малого и среднего бизнеса или целого центра обработки данных для крупных предприятий и предприятий.
Облачное хранилище для бизнеса может либо заменить, либо работать вместе с локальными решениями по управлению данными через гибридное облачное хранилище (открывается в новой вкладке) . Вы можете хранить почти все данные локально с периодическим резервным копированием в облако или перемещать всю свою информацию в Интернете, используя исключительно SaaS и аналогичные продукты для доступа к данным через подключение к Интернету.
Для большинства предприятий желателен баланс между этими двумя факторами — использование скорости и удобства локальных файлов в сочетании с безопасностью удаленных облачных резервных копий. Когда вы решаете, какое хранилище информации лучше всего подходит для ваших нужд, между облачным и локальным хранилищем (откроется в новой вкладке) , подумайте о том, как вы на самом деле будете использовать, создавать резервные копии, совместно использовать и управлять своими данными. Используйте это понимание при выборе подходящего поставщика систем хранения данных для бизнеса.
Шаг 2. Изучите требования вашего бизнеса, чтобы найти лучшее решение для хранения данных
Лучшее облачное хранилище для бизнеса будет соответствовать вашим требованиям к управлению данными, а не заставлять вас адаптироваться к тому, как работает поставщик. Вот как точно определить, что вам нужно от решения для хранения данных.
Вам нужно обмениваться файлами и совместно работать над ними, или вы просто хотите сделать их резервную копию?
Некоторые предприятия будут в основном использовать облачную систему для резервного копирования данных за пределами площадки. Если вы выполняете большую часть своей работы на своем локальном компьютере и сохраняете файлы на жесткий диск, то решение только для резервного копирования — отличный выбор. Вы будете создавать файлы и информацию локально, затем облачная система сможет сканировать ваш компьютер на наличие обновленных файлов и безопасно загружать их, чтобы защитить вас от потери данных.
Другие предприятия захотят обмениваться файлами между пользователями (открывается в новой вкладке) , позволяя каждому сотруднику обновлять файл по мере необходимости. Эти типы служб обычно ссылаются на определенные каталоги на двух или более локальных компьютерах и обновляют файлы с последними изменениями в каждом каталоге после сохранения и закрытия этого файла. Это хороший способ управления данными на нескольких компьютерах, если вам не требуется совместная работа в режиме реального времени.
Если вы хотите, чтобы два пользователя могли одновременно работать с файлом или информацией, вам потребуется другой тип решения для хранения, который позволяет нескольким авторам и редакторам. В этих типах хранилищ пользователи могут просматривать изменения, сделанные другими, в режиме реального времени, что обеспечивает настоящую совместную работу и совместное использование.
Вы также выполняете резервное копирование локальных данных или сетевых дисков?
Крошечные предприятия с одним или несколькими сотрудниками, вероятно, просто создают файлы на отдельных жестких дисках ПК. Это простой вариант использования для лучших поставщиков облачных хранилищ для бизнеса — их программное обеспечение сканирует ваш жесткий диск на наличие файлов и загружает любую обновленную информацию в облако.
По мере того, как предприятия становятся больше, их потребности в хранении данных становятся все более сложными. Эти организации часто имеют сетевые файловые серверы — это совместно используемое локальное оборудование, содержащее сетевые диски, на которых пользователи могут сохранять информацию. Не каждый тип облачного хранилища данных (открывается в новой вкладке) резервного копирования работает с файловыми серверами, поэтому, если вы используете этот подход, вам нужно будет выбрать поставщика, который поддерживает сетевые диски.
Вы уже храните данные в облаке через специальное приложение SaaS или другие службы?
Многие предприятия уже используют облачное программное обеспечение как услугу (SaaS) для выполнения своих операций. Они могут включать управление взаимоотношениями с клиентами, веб-сайты и электронную торговлю, коммуникации или выставление счетов и бухгалтерский учет.
Если вы используете приложение SaaS, резервная копия ваших данных уже сохранена в облаке, и вполне вероятно, что вы сможете легко обмениваться файлами и совместно работать над ними. В этих случаях вам может не понадобиться дополнительное облачное хранилище, помимо того, что уже предоставляет платформа SaaS. На самом деле, многие поставщики SaaS даже не предоставляют прямого доступа к вашей корневой информации и файлам, хотя вы часто можете экспортировать данные на специальной основе.
Также возможно, что вы уже используете какое-то хранилище данных или решение для совместной работы. Например, если вы используете Google Диск (открывается в новой вкладке) или Документы, ваши данные уже хранятся в сети. Аналогичным образом, если вы сохраняете файлы в OneDrive (открывается в новой вкладке) из Microsoft Office, эти файлы также сохраняются в Интернете. Полезно знать, какими службами вы уже пользуетесь, чтобы выбрать поставщика облачных хранилищ для бизнеса, который дополнит ваши существующие решения.
Шаг 3. Определите ваши требования к шифрованию, безопасности и специальному хранилищу данных
Важно всегда защищать свои данные с помощью лучшего безопасного облачного хранилища (откроется в новой вкладке) — независимо от того, загружаете ли вы, скачиваете или просто храните информацию в облаке. Это означает поиск поставщиков облачных хранилищ для бизнеса, предлагающих лучшее зашифрованное облачное хранилище (открывается в новой вкладке) .
К счастью, шифрование входит в стандартную комплектацию большинства поставщиков, при этом ваши данные шифруются криптографически, когда они «в пути» или «находятся в состоянии покоя». Это значительно усложняет перехват и декодирование вашей конфиденциальной бизнес-информации злоумышленниками.
Безопасное облачное хранилище (открывается в новой вкладке) — это одна из областей, которая может повлиять на безопасность ваших данных, особенно с точки зрения того, как вы входите и получаете доступ к своему облачному хранилищу для бизнеса. Как правило, вам следует выбрать провайдера, который предлагает двухфакторную (открывается в новой вкладке) или многофакторную аутентификацию (открывается в новой вкладке) . Для этой защиты входа в систему требуется имя пользователя, пароль и некоторые другие факторы безопасности, такие как код текстового сообщения или одноразовый ключ аутентификации для доступа к данным.
В зависимости от типа данных, которые вы храните, вашему поставщику может потребоваться соблюдение дополнительных требований и правил. Например, если вы храните данные о гражданах Европы, ваше хранилище данных должно соответствовать GDPR (откроется в новой вкладке) . Если вы управляете медицинской информацией, вам нужно будет обратить внимание на HIPAA. Если вы имеете дело с платежами по кредитным картам, вам потребуются поставщики, соответствующие стандарту PCI DSS.
Шаг 4. Интеграция с вашими существующими процессами аварийного восстановления
Потеря данных может произойти при различных обстоятельствах. Отказ оборудования, стихийные бедствия, человеческий фактор, неверные изменения конфигурации, вредоносное ПО и взлом — все это может повредить или уничтожить информацию. Отсутствие плана резервного копирования плохо сказывается на бизнесе: более половины всех фирм потеряли данные (открывается в новой вкладке) из-за неадекватного резервного копирования. Катастрофические потери данных — основная причина неудач в бизнесе (opens in new tab) и банкротства.
Компании часто используют такие платформы, как аварийное восстановление (DR) (откроется в новой вкладке) или планирование непрерывности бизнеса (BCP), чтобы определить и управлять тем, как они будут продолжать работать и восстанавливаться в случае потери данных. Когда вы выбираете лучшее облачное хранилище для бизнеса, важно понимать, есть ли у вас какие-либо политики или процедуры аварийного восстановления или BCP. Таким образом, вы сможете понять шаги, которые необходимо выполнить для решения проблем с информацией, и убедиться, что ваш поставщик хранилища данных интегрируется с этими процессами.
Если у вас еще нет процессов DR или BCP, то определенно стоит их разработать. Вы можете создавать расписания резервного копирования данных, выбирать типы резервных копий, которые вам нужны, и тестировать процессы восстановления. Таким образом, вы будете готовы, если случится беда!
Шаг 5. Другие рекомендации для поставщиков облачных хранилищ для бизнеса
Каждая из областей, которые мы уже перечислили, поможет вам определить, что вам нужно от вашего облачного хранилища для бизнеса, но вот несколько дополнительных соображений, которые сделают ваш поиск еще проще.
Компромисс между настройкой и удобством использования
Многие решения для резервного копирования и обмена бизнес-данными спроектированы так, чтобы быть быстрыми и простыми в использовании. Это означает, что они не особенно сложны, когда позволяют вам выбирать, что делать, как часто, когда или где делать резервную копию. Это не будет проблемой для большинства предприятий, но если вам нужна более глубокая настройка, вам может понадобиться более специализированное решение.
Соглашения об уровне обслуживания для резервного копирования и восстановления информации
Большинство поставщиков хранилищ данных предлагают очень хорошее время безотказной работы, доступность значительно превышает 99,5%. Этого более чем достаточно для большинства бизнес-потребностей, но если у вас очень строгие требования к резервному копированию и восстановлению, ищите поставщиков, которые предлагают коммерческие соглашения об уровне обслуживания с еще лучшим гарантированным временем безотказной работы.
Затраты на первоначальную настройку и поддержку облачного хранилища данных
Резервное копирование данных в облаке стоит недорого (откроется в новой вкладке) , часто в зависимости от того, сколько данных вы хотите хранить. Обычно вы платите за хранилище по ежемесячной или годовой подписке без авансовых платежей. Вы часто можете найти хранилище бизнес-данных по цене 100 долларов или меньше в течение года. Это выгодная сделка, если сравнить ее с потенциальной стоимостью потери данных и невозможностью их восстановления.
Шаг шестой: перечислите свои требования и начните поиск
Темы, которые мы рассмотрели в этом руководстве, должны охватывать большинство ваших соображений по выбору идеального поставщика облачных хранилищ для бизнеса. Пройдитесь по каждой из этих областей по очереди и задайте вопросы себе и своим коллегам, исходя из ваших текущих и будущих потребностей бизнеса. Это поможет вам создать список «обязательных» требований, который вы можете использовать, чтобы сузить область поиска.
Когда дело доходит до согласования ваших потребностей с правильным поставщиком и решением для хранения, мы уже проделали большую часть тяжелой работы. Мы создали несколько подробных руководств, в которых рассматривается лучшее облачное хранилище для бизнеса, с подробностями по многим областям, описанным в этой статье, в том числе: лучшее облачное хранилище (открывается в новой вкладке) ; лучшее облачное хранилище для бизнеса (открывается в новой вкладке) ; лучшие приложения для обмена файлами (открывается в новой вкладке) ; и лучшее зашифрованное облачное хранилище (откроется в новой вкладке) .
После того, как вы рассмотрели лучшие варианты для ваших потребностей в облачном хранилище, пришло время протестировать решения, чтобы найти подходящее для вас.
Дополнительная информация об облачном хранилище
Ознакомьтесь с другими нашими руководствами по покупке, посвященными облачному хранилищу, включая лучшее облачное хранилище для фотографий (открывается в новой вкладке) и лучшие облачные службы резервного копирования (открывается в новой вкладке) , для которых мы составили руководство по выбору облачное хранилище для резервных копий (откроется в новой вкладке) . Мы также рассказали, как лучше выбрать и использовать облачное хранилище (откроется в новой вкладке) , и если вы ищете хранилище с ограниченным бюджетом, изучите лучшие бесплатные облачные хранилища.