Consideraciones a la hora de elegir un proveedor de almacenamiento en la nube empresarial
Publicado: 2022-04-07El almacenamiento de datos rápido y confiable es fundamental para el funcionamiento de su negocio, lo que le permite conservar, respaldar y compartir archivos de manera segura.
Dependiendo de su negocio, es posible que necesite administrar grandes cantidades de datos de múltiples fuentes: perfiles de clientes, ventas, finanzas comerciales, procesos operativos, políticas, información de empleados y más. Con una gama tan diversa de información importante, ¿cómo encuentra el mejor proveedor de almacenamiento en la nube (se abre en una pestaña nueva) ?
El mejor lugar para comenzar es comprender exactamente qué necesita su negocio del almacenamiento en la nube. ¿Necesita copias de seguridad diarias o continuas? ¿Vas a compartir archivos a través del almacenamiento en la nube? ¿Qué tipo de encriptación necesitas? ¿Cómo se integrará su almacenamiento de datos con sus sistemas existentes? Todas estas son consideraciones vitales.
En esta guía, desglosaremos cada uno de ellos, cubriendo todas las áreas más importantes para ayudarlo a elegir el mejor almacenamiento en la nube para su empresa (se abre en una pestaña nueva) .
Entremos en ello.
Paso 1: Decida cuál es el equilibrio adecuado entre almacenamiento empresarial local y basado en la nube
Las empresas se están moviendo cada vez más hacia el software, los sistemas y el almacenamiento basados en la nube, pero eso no significa que todos estén listos para abandonar los datos almacenados localmente. El almacenamiento local varía significativamente, desde usar el disco duro de su computadora para una empresa de una o dos personas, hasta un servidor de archivos dedicado para PYMES o un centro de datos completo para empresas y empresas más grandes.
El almacenamiento en la nube empresarial puede reemplazar o funcionar junto con las soluciones de administración de datos locales a través del almacenamiento en la nube híbrida (se abre en una pestaña nueva) . Puede decidir almacenar casi todos los datos localmente con copias de seguridad periódicas en la nube, o mover toda su información en línea, utilizando exclusivamente SaaS y productos similares para acceder a los datos a través de una conexión a Internet.
Para la mayoría de las empresas, es deseable un equilibrio entre estos dos: utilizar la velocidad y la comodidad de los archivos locales, combinados con la seguridad de las copias de seguridad externas basadas en la nube. Cuando esté decidiendo la combinación adecuada de almacenamiento de información para sus necesidades entre almacenamiento en la nube y local (se abre en una pestaña nueva) , piense en cómo usará, respaldará, compartirá y administrará realmente sus datos. Utilice esa comprensión para orientar su elección del proveedor de almacenamiento empresarial adecuado.
Paso 2: comprenda los requisitos de su negocio para encontrar la mejor solución de almacenamiento de datos
El mejor almacenamiento en la nube empresarial funcionará junto con sus requisitos de gestión de datos, en lugar de obligarlo a adaptarse a la forma de hacer las cosas del proveedor. Aquí le mostramos cómo definir exactamente lo que necesita de una solución de almacenamiento de datos.
¿Necesita compartir y colaborar en archivos, o simplemente quiere hacer una copia de seguridad de ellos?
Algunas empresas utilizarán principalmente un sistema basado en la nube para copias de seguridad de datos fuera del sitio. Si realiza la mayor parte de su trabajo en su computadora local y guarda archivos en su disco duro, entonces una solución de solo copia de seguridad es una excelente opción. Creará archivos e información localmente, luego un sistema basado en la nube puede escanear su computadora en busca de archivos actualizados y cargarlos de forma segura para protegerlo de la pérdida de datos.
Otras empresas querrán compartir archivos entre usuarios (opens in new tab) , lo que permitirá que cada empleado actualice el archivo según sea necesario. Estos tipos de servicios generalmente se vincularán a directorios específicos en dos o más computadoras locales y actualizarán los archivos con los últimos cambios en cada directorio una vez que el archivo se guarde y cierre. Esta es una buena manera de administrar datos en varias PC, siempre que no necesite colaboración en tiempo real.
Si desea permitir que dos usuarios trabajen en un archivo o información simultáneamente, necesitará un tipo diferente de solución de almacenamiento que permita múltiples autores y editores. En estos tipos de almacenamiento, los usuarios pueden ver los cambios realizados por otros en tiempo real, lo que permite una verdadera colaboración y uso compartido.
¿También está haciendo una copia de seguridad de los datos locales o de las unidades en red?
Las pequeñas empresas con uno o un puñado de empleados probablemente solo estén creando archivos en discos duros de PC individuales. Este es un caso de uso fácil para los mejores proveedores de almacenamiento en la nube empresarial: su software escaneará su disco duro en busca de archivos y cargará cualquier información actualizada en la nube.
A medida que las empresas crecen, sus necesidades de almacenamiento de datos se vuelven más complejas. Estas organizaciones suelen tener servidores de archivos en red: se trata de hardware local compartido que contiene unidades en red donde los usuarios pueden guardar información. No todos los tipos de copias de seguridad de almacenamiento de datos en la nube (se abre en una nueva pestaña) funcionan con servidores de archivos, por lo que si utiliza este enfoque, deberá elegir un proveedor que admita unidades en red.
¿Ya almacena datos en la nube a través de una aplicación SaaS dedicada u otros servicios?
Muchas empresas ya utilizan plataformas de software como servicio (SaaS) basadas en la nube para ejecutar sus operaciones. Estos pueden incluir gestión de relaciones con los clientes, sitios web y comercio electrónico, comunicaciones o facturación y contabilidad.
Si está utilizando una aplicación SaaS, sus datos ya están respaldados en la nube y es muy probable que pueda compartir y colaborar en archivos sin esfuerzo. En estos casos, es posible que no necesite almacenamiento en la nube adicional fuera de lo que ya proporciona la plataforma SaaS. De hecho, muchos proveedores de SaaS ni siquiera brindan acceso directo a su información y archivos raíz, aunque a menudo puede exportar datos ad hoc.
También es posible que ya esté utilizando algún tipo de almacenamiento de datos o solución de colaboración. Por ejemplo, si usa Google Drive (se abre en una pestaña nueva) o Docs, sus datos ya están almacenados en línea. Del mismo modo, si guarda archivos en OneDrive (se abre en una pestaña nueva) desde Microsoft Office, esos archivos también se almacenan en línea. Es útil comprender los servicios que ya está utilizando, para que pueda elegir un proveedor de almacenamiento en la nube empresarial que complemente sus soluciones existentes.
Paso 3: Defina sus requisitos especiales de almacenamiento de datos, seguridad y encriptación
Es importante proteger sus datos en todo momento a través del mejor almacenamiento seguro en la nube (se abre en una pestaña nueva) , ya sea que esté cargando, descargando o simplemente almacenando información en la nube. Eso significa buscar proveedores de almacenamiento en la nube para empresas que ofrezcan el mejor almacenamiento en la nube cifrado (se abre en una pestaña nueva) .
Afortunadamente, el cifrado viene de serie con la mayoría de los proveedores, y sus datos se cifran criptográficamente cuando están "en tránsito" o "en reposo". Esto hace que sea mucho más difícil para los actores maliciosos interceptar y decodificar su información comercial confidencial.
El almacenamiento seguro en la nube (se abre en una pestaña nueva) es un área que puede marcar la diferencia en la seguridad de sus datos, específicamente en términos de cómo inicia sesión y accede al almacenamiento en la nube de su empresa. Por lo general, querrá elegir un proveedor que ofrezca autenticación de dos factores (se abre en una pestaña nueva) o multifactor (se abre en una pestaña nueva) . Esta protección de inicio de sesión requiere un nombre de usuario, una contraseña y algún otro factor de seguridad, como un código de mensaje de texto o una clave de autenticación única para acceder a los datos.
Según el tipo de datos que esté almacenando, es posible que su proveedor deba cumplir con normas y cumplimiento adicionales. Por ejemplo, si tiene datos sobre ciudadanos europeos, su almacenamiento de datos debe cumplir con el RGPD (se abre en una pestaña nueva) . Si administra información médica, deberá prestar atención a HIPAA. Si se trata de pagos con tarjeta de crédito, entonces serán necesarios proveedores que cumplan con PCI DSS.
Paso 4: Integre con sus procesos de recuperación ante desastres existentes
La pérdida de datos puede ocurrir en varias circunstancias diferentes. Las fallas de hardware, los desastres naturales, los errores humanos, los cambios mal configurados, el malware y la piratería pueden dañar o destruir la información. La falta de un plan de copia de seguridad es mala para el negocio: más de la mitad de todas las empresas han perdido datos (se abre en una pestaña nueva) debido a copias de seguridad inadecuadas. Las pérdidas catastróficas de datos son una de las principales causas del fracaso comercial (se abre en una pestaña nueva) y la bancarrota.
Las empresas a menudo usan marcos como la recuperación ante desastres (DR) (se abre en una pestaña nueva) o la planificación de la continuidad del negocio (BCP) para definir y administrar cómo continuarán operando y recuperándose en caso de pérdida de datos. Cuando elige el mejor almacenamiento en la nube empresarial, es importante comprender si tiene alguna política o procedimiento DR o BCP implementado. De esa manera, puede comprender los pasos que deberá seguir para administrar los problemas de información y asegurarse de que su proveedor de almacenamiento de datos se integre con esos procesos.
Si aún no tiene procesos DR o BCP, definitivamente vale la pena desarrollarlos. Puede crear programas de copia de seguridad de datos, decidir los tipos de copias de seguridad que necesita y probar sus procesos de recuperación. ¡De esa manera, estarás listo si ocurre un desastre!
Paso 5: Otras consideraciones para los proveedores de almacenamiento en la nube empresarial
Cada una de las áreas que ya hemos enumerado lo ayudará a definir lo que necesita del almacenamiento en la nube de su empresa, pero aquí hay algunas consideraciones adicionales para facilitar aún más su búsqueda.
Compromiso entre personalización y usabilidad
Muchas soluciones de respaldo y uso compartido de datos comerciales están diseñadas para ser rápidas y fáciles de usar. Esto significa que no son particularmente sofisticados cuando le permiten elegir qué respaldar, con qué frecuencia, cuándo o dónde. Esto no será un problema para la mayoría de las empresas, pero si necesita una personalización más profunda, es posible que necesite una solución más especializada.
Acuerdos de nivel de servicio para realizar copias de seguridad y recuperar información
La mayoría de los proveedores de almacenamiento de datos ofrecen un tiempo de actividad muy bueno, muy por encima del 99,5 % de disponibilidad. Esto es más que suficiente para la mayoría de las necesidades empresariales, pero, si tiene requisitos de copia de seguridad y recuperación muy estrictos, busque proveedores que ofrezcan acuerdos comerciales de nivel de servicio con un tiempo de actividad garantizado aún mejor.
Costos iniciales de configuración y soporte para el almacenamiento de datos basado en la nube
La copia de seguridad de datos basada en la nube tiene un buen precio (se abre en una pestaña nueva) , a menudo en función de la cantidad de datos que desea almacenar. Por lo general, pagará por el almacenamiento en forma de suscripción mensual o anual, sin costos iniciales. A menudo puede encontrar almacenamiento de datos comerciales a un costo de $ 100 o menos por un año. Eso es una ganga cuando lo compara con el costo potencial de perder datos y no poder recuperarlos.
Paso seis: enumere sus requisitos y comience su búsqueda
Los temas que hemos explorado en esta guía deben cubrir la mayoría de sus consideraciones para elegir el proveedor de almacenamiento en la nube empresarial perfecto. Revise cada una de estas áreas por separado y formule las preguntas a usted mismo y a sus colegas, en función de sus necesidades comerciales actuales y futuras. Esto lo ayudará a crear una lista de requisitos "imprescindibles" que puede usar para limitar su búsqueda.
Cuando se trata de satisfacer sus necesidades con el proveedor y la solución de almacenamiento adecuados, ya hemos hecho gran parte del trabajo pesado. Hemos creado varias guías detalladas que revisan el mejor almacenamiento en la nube para empresas, con detalles sobre muchas de las áreas de este artículo, que incluyen: el mejor almacenamiento en la nube (se abre en una pestaña nueva) ; el mejor almacenamiento en la nube para empresas (se abre en una pestaña nueva) ; las mejores aplicaciones para compartir archivos (se abre en una nueva pestaña) ; y el mejor almacenamiento en la nube cifrado (se abre en una pestaña nueva) .
Una vez que haya revisado las mejores opciones para sus necesidades de almacenamiento en la nube, es hora de probar las soluciones para encontrar la adecuada para usted.
Lectura adicional sobre el almacenamiento en la nube
Eche un vistazo a nuestras otras guías de compra que cubren el almacenamiento en la nube, incluido el mejor almacenamiento en la nube para fotos (se abre en una pestaña nueva) y los mejores servicios de copia de seguridad en la nube (se abre en una pestaña nueva) , para lo cual hemos esbozado una guía sobre cómo elegir almacenamiento en la nube para copias de seguridad (se abre en una pestaña nueva) . También explicamos cuál es la mejor manera de elegir y utilizar el almacenamiento en la nube (se abre en una pestaña nueva) , y si está buscando almacenamiento con un presupuesto ajustado, explore los mejores servicios gratuitos de almacenamiento en la nube.