攻克數字化轉型和信息技術的難題
已發表: 2022-03-14
在過去的兩年中,IT 專家一直在快速推進其組織的數字化轉型目標。 當大流行來襲時,這些突破的步伐加快了。
出乎意料的是,每一個挑戰都需要通過數字化轉型來解決——儘管它們是唯一可行的選擇,並且受到保護,可以付諸行動。 只需很短的時間來應對完全的中斷,企業就可以迅速採取行動。
在向遠程環境轉移的過程中,這種快速加速重塑了電子轉型的優先事項和問題。 現在,遠程和混合工作模式已經證明是成功的並帶來了可觀的好處(這些讓組織能夠發展他們的專業知識庫),這就是為什麼英國聯邦政府提議為所有員工提供理想的條件,以便在他們開始時要求適應性表現新的就業。
但由於如此多的員工永久遠程或選擇混合執行模式,電子轉型的最新障礙是不斷擴大的內容蔓延公司正在忍受,以及他們如何安全、可靠和成功地控制他們的電子文章。
什麼是物質蔓延?
當公司幫助用戶創建、複製和利用非託管內容來協助他們的日常工作時,文章就會蔓延開來。
數字信息財產更大,產生大量難以處理的笨重信息。 書面內容蔓延將要求阻止最終用戶發現他們需要的內容,並增加將信息保存在不安全位置的威脅,這尤其與政府不斷發展的隱私規則有關。
組織需要通過更新他們的信息管理和治理策略以跟上他們的其他電子轉型計劃的節奏,從而克服對效率產生負面影響的內容蔓延問題並改善合規性挑戰。
當公司檢查他們如何在其職能中組合、遷移或取消書面內容時,最終決策者遇到的一個障礙是如何將非結構化知識納入其目的。 分散的員工希望通過多個入口點(例如 Microsoft 項目)的員工、客戶、同伴和系統可以獲取和使用這些詳細信息。
大多數企業的文章都分佈在共享驅動器、電子郵件、協作工具、VPN 和其他位置。 在試圖處理這種物質蔓延的過程中,企業正在經歷這些關鍵障礙:
1. 遷移到雲端
材料存儲已改進以指導組織的家庭基礎設施和推動降低運營費用。 企業現在報告雲答案的採用率更高。 根據 Gartner 的數據,隨著 CIO 和 IT 領導者繼續採用雲交付計劃,例如作為公司的軟件包 (SaaS),全球在公共雲專家服務上的支出將在 2021 年增長 26.7%。
利用雲為組織提供了價格更強大、更靈活的建議,以使內容可獲取。 即便如此,在沒有成功的材料治理的情況下,雲存儲基本上增加了內容材料蔓延的挑戰,這就是為什麼 69% 的企業表示的問題超出了從物業工作的勞動力引入的穩定性缺陷。
蓬勃發展、無威脅成本的雲遷移必須從熟悉組織知識環境的廣度和深度開始。 IT 領導者需要知道事實是如何在雲和本地存儲上交換和更改的,以預見雲遷移將如何影響程序和設備。 採用一個自動發現細節是如何在整個企業中創建、存儲和使用的調整調查系統可以解決這一挑戰。

2、信息和事實治理不足
鑑於信息蔓延的加劇,當今的信息治理流程是不夠的。 儘管企業正在嘗試識別、加密和檢查所有敏感信息的條目,但在一個偉大的地球上,企業確實應該完全放心,他們的治理對如何對細節進行分類和管理提供了強有力的監督。
企業需要絕對確定他們的內容策略正在提高效率並遵守內部程序和外部監管規範。 例如,整個地理位置的個人身份數據 (PII) 的識別和安全具有特定價值,主要是考慮到世界各地日益增加的監管重點(如中國、美國和歐盟的這些類型)。
公司需要擁有開放、多功能和可擴展的架構來管理大量材料。 內容管理解決方案必須自動化細節治理方法,以安全地處理企業信息的生命週期,並控制誰可以訪問、查看和修改信息。 購買者應具備遵守公司治理和管理政策的能力,但可以訪問他們必須擁有的內容。
這項偉大的決議為信息建立了保險政策和程序,並為廣泛的生命週期管理設定了標準,以簡化處理和反應實例,即使確保合規性也是如此。
3. 忽視員工遭遇
通過數字化轉型嘗試解決內容蔓延問題的組織應該考慮對員工的影響,並利用機會來改善個人體驗。
任何信息方法的核心目標都應該是使個人能夠通過減輕與濫用信息和事實相關的風險來更成功地提供工作機會、獲得服務和履行職責。 請記住,隨著工作流程的簡化和自動化,從長遠來看,改善用戶體驗可以提高生產力。
為了擁有以人為中心的書面內容管理方法,組織必須擁有具有內置人界面的應用程序,以查找和控制他們需要的數據。 消費者可以通過擁有一個用於報告、探索、查看和導航數據的現代化中心功能來獲得指揮和意識。
消除了運行材料的耗時且令人傷腦筋的手冊流程,員工將更加滿意和高效。
4.必須有自動化
組織系統自動化是 IT 領導者最關心的問題,因為他們正在發展他們的電子轉換和書面內容方法,但它經常會在確定自動化的內容和方式方面遇到障礙。 例如,外部批准和系統例外是通常通過電子郵件處理的職責,並且將從自動化計劃中受益。 隨著個人任務的自動化,隨著員工將時間重新分配到更有價值的工作上,生產力可以提高。
供應商賬單處理和財務報告也是自動化的相當大的替代方案。 通過自動內容管理選項,可以立即捕獲和系統處理大量掃描的紙質財務數據。 隨著自動化減輕了這些流程的一些複雜性,企業將擁有一條簡化的財務報告途徑。
對於真正的電子化轉型,材料管理比任何時候都重要得多
目前,一些企業正在尋求數字化轉型,以提高他們對金融和監管環境不斷變化的響應能力。 在這個職位上,組織必須加快電子公司的發展速度,否則就會有機會實現公司的成功。
雖然他們正在處理這種放大的修改費用,但至關重要的是應用強大的內容管理系統來處理前面提到的問題,以便企業可以輸入其書面內容財產的全部積極方面並減輕他們可能引入的危險不受管理時。
