Surmonter les difficultés de la transformation numérique et technique de l'information
Publié: 2022-03-14
Au cours des deux dernières années, les informaticiens ont fait progresser rapidement les objectifs de transformation numérique de leur organisation. Lorsque la pandémie a frappé, le rythme de ces percées s'est accéléré.
À l'improviste, chacun des défis rencontrés devait être relevé par la transformation numérique - ils étaient les seules options encore réalisables et protégées à mettre en œuvre. Et avec seulement une courte période de temps pour répondre à la perturbation totale, les entreprises ont dû agir rapidement.
Cette accélération rapide au cours du passage aux environnements distants a remodelé les priorités et les problèmes de transformation électronique. Désormais, les modèles de travail à distance et hybrides ont fait leurs preuves et ont apporté des avantages considérables (tels que permettre aux organisations de développer leurs pools d'expertise), c'est pourquoi le gouvernement britannique propose de donner à tous les employés la possibilité d'exiger des performances adaptables lorsqu'ils commencent nouvel emploi.
Mais avec autant d'employés à distance en permanence ou choisissant un modèle de travail hybride, le dernier obstacle à la transformation électronique est l'expansion croissante du contenu que subissent les entreprises et la façon dont elles peuvent contrôler leurs articles électroniques en toute sécurité et avec succès.
Qu'est-ce que l'étalement matériel ?
La prolifération des articles se produit lorsque les entreprises aident les utilisateurs à créer, copier et exploiter du contenu non géré pour les aider dans leurs activités quotidiennes.
Les possessions d'informations numériques sont plus importantes, ce qui crée une masse d'informations encombrante et difficile à gérer. La prolifération du contenu écrit obligerait les utilisateurs finaux à découvrir ce dont ils ont besoin et augmenterait le risque que les informations soient enregistrées dans des endroits non sécurisés, ce qui est particulièrement lié aux règles de confidentialité en constante évolution des gouvernements.
Les entreprises doivent surmonter les problèmes d'étalement du contenu qui nuisent à l'efficacité et relever les défis de la conformité en mettant à jour leurs stratégies de gestion et de gouvernance de l'information pour suivre le rythme de leurs autres initiatives de transformation électronique.
Alors que les entreprises examinent comment elles combinent, migrent ou suppriment le contenu écrit dans leurs fonctions, un obstacle auquel les décideurs finaux sont confrontés est la manière d'intégrer des connaissances non structurées dans leurs objectifs. Les employés dispersés veulent que ces informations soient disponibles et disponibles pour le personnel, les clients, les compagnons et les systèmes via plusieurs points d'entrée, tels que les éléments Microsoft.
La plupart des entreprises ont des articles répartis sur des lecteurs partagés, des e-mails, des outils collaboratifs, des VPN et des emplacements supplémentaires. En essayant de gérer cette prolifération matérielle, les entreprises traversent ces obstacles critiques :
1. Migrer vers le cloud
Le stockage des matériaux s'est amélioré grâce à l'infrastructure de performance à partir du ménage des organisations d'orientation et à la pression pour réduire les frais de fonctionnement. Les entreprises signalent désormais une plus grande adoption des réponses cloud. Selon Gartner, partout dans le monde, les paiements sur les services d'experts du cloud public augmenteront de 26,7 % en 2021, à mesure que les DSI et les responsables informatiques continueront d'adopter des programmes livrés dans le cloud, tels que le progiciel en tant qu'entreprise (SaaS).
Tirer parti du cloud offre des suggestions beaucoup plus puissantes et flexibles aux entreprises pour rendre le contenu accessible. Même ainsi, en l'absence de gouvernance matérielle efficace, le stockage dans le cloud ajoute fondamentalement aux défis de l'étalement du contenu, c'est pourquoi 69 % des entreprises expriment un problème dépassant les pièges de stabilité introduits par le personnel travaillant à domicile.
Une migration vers le cloud florissante et exempte de menaces devra commencer par se familiariser avec l'étendue et la profondeur du paysage des connaissances d'une organisation. Les responsables informatiques doivent savoir comment les faits sont échangés et modifiés à la fois sur le cloud et sur le stockage sur site pour prévoir comment la migration vers le cloud affectera les programmes et les appareils. Adopter un système d'enquête d'ajustement qui automatise la découverte de la façon dont les détails sont créés, stockés et utilisés dans l'entreprise peut relever ce défi.
2. Manque de gouvernance de l'information et des faits
Les processus actuels de gouvernance de l'information sont insuffisants face à la prolifération croissante de l'information. Bien que les entreprises tentent d'identifier, de crypter et de vérifier l'accès à toutes les informations délicates, dans un grand monde, les entreprises devraient être entièrement assurées que leur gouvernance fournit une surveillance puissante de la façon dont les détails sont catégorisés et gérés.
Les entreprises doivent être absolument sûres que leur stratégie de contenu améliore l'efficacité et respecte les procédures internes et les spécifications réglementaires externes. Par exemple, l'identification et la sécurité des données personnelles identifiables (PII) dans tous les lieux géographiques revêtent une importance particulière, principalement en raison de l'importance croissante de la réglementation dans le monde (comme en Chine, aux États-Unis et dans l'UE).
Les entreprises ont besoin d'une architecture ouverte, polyvalente et évolutive pour gérer de gros volumes de matériel. Les solutions de gestion de contenu doivent automatiser la méthode de gouvernance des détails pour gérer en toute sécurité le cycle de vie des informations d'entreprise et déterminer qui peut accéder, regarder et modifier les informations. Les acheteurs doivent être en mesure de se conformer aux politiques de gouvernance et d'administration de l'entreprise, tout en accédant au contenu dont ils ont besoin.
La grande résolution établit des polices d'assurance et des procédures pour l'information et définit des critères pour une gestion complète du cycle de vie afin de rationaliser les instances de traitement et de réaction tout en garantissant la conformité réglementaire.
3. Négliger la rencontre avec le personnel
Les organisations qui s'attaquent à la prolifération du contenu dans leurs tentatives de transformation numérique doivent envisager les impacts sur le personnel et tirer parti de l'opportunité d'améliorer les expériences des utilisateurs.
Un objectif central de toute méthode d'information devrait vraiment être de permettre aux individus de faire leur travail, d'accéder aux services et d'exécuter leurs responsabilités avec beaucoup plus de succès tout en atténuant les risques liés à l'utilisation abusive des informations et des faits. Gardez à l'esprit que l'amélioration de l'expérience utilisateur à long terme améliore la productivité à mesure que les flux de travail sont rationalisés et automatisés.
Pour avoir une méthode de gestion de contenu écrit centrée sur les personnes, les organisations doivent avoir des applications avec des interfaces de personnes intégrées pour trouver et contrôler les données dont elles auront besoin. Les consommateurs peuvent obtenir le contrôle et la conscience en disposant d'un emplacement centralisé et modernisé de fonctions pour la création de rapports, l'exploration, la visualisation et la navigation dans les données.
Débarrassés des processus manuels chronophages et angoissants du matériel de course, les employés seront beaucoup plus satisfaits et productifs.
4. Doit avoir pour l'automatisation
L'automatisation du système d'organisation est une priorité pour les responsables informatiques à mesure qu'ils font évoluer leur transformation électronique et leurs méthodes de contenu écrit, mais elle conduit souvent à des obstacles pour identifier quoi et comment automatiser. Par exemple, les approbations extérieures et les exceptions système sont des tâches qui sont généralement prises en charge par courrier électronique et qui bénéficieraient d'initiatives d'automatisation. Avec les tâches individuelles automatisées, la productivité peut augmenter à mesure que le personnel réaffecte son temps à un travail plus utile.
Le traitement des factures des fournisseurs et les rapports financiers sont également des alternatives importantes à l'automatisation. La capture instantanée et le traitement systématique de volumes importants de données fiscales numérisées sur papier sont réalisables avec une option d'administration automatique du contenu. L'automatisation atténuant une partie de la complexité de ces processus, les entreprises disposeront d'une voie simplifiée vers les rapports financiers.
L'administration matérielle est beaucoup plus critique qu'à tout moment pour une véritable transformation électronique
Actuellement, plusieurs entreprises se tournent vers la transformation numérique pour améliorer leur réactivité aux changements continus des paysages financiers et réglementaires. À ce poste, les organisations doivent accélérer l'entreprise électronique ou risquer la réussite de l'entreprise.
Pendant qu'ils naviguent dans cette charge amplifiée de modification, il est essentiel qu'un système de gestion de contenu robuste soit appliqué pour gérer les problèmes mentionnés précédemment afin que les entreprises puissent accéder à tous les aspects positifs de leurs contenus écrits et atténuer le risque qu'ils peuvent introduire. lorsqu'il n'est pas géré.