Vencendo as dificuldades para a transformação digital e a técnica da informação
Publicados: 2022-03-14
Nos últimos dois anos, os especialistas de TI avançaram rapidamente nos objetivos de transformação digital de suas organizações. Quando a pandemia atingiu, o ritmo desses avanços acelerou.
Do nada, cada um dos desafios experimentou ser abordado pela transformação digital – eles estavam sendo as únicas opções ainda assim viáveis e protegidas para serem colocadas em ação. E com apenas um pequeno período de tempo para responder à interrupção completa, as corporações experimentaram agir rapidamente.
Essa rápida aceleração no curso da mudança para ambientes remotos reformulou as prioridades e os problemas da transformação eletrônica. Agora, os modelos de trabalho remoto e híbrido têm demonstrado sucesso e entregaram benefícios consideráveis (como permitir que as organizações desenvolvam seus pools de experiência), e é por isso que o governo federal do Reino Unido está propondo dar a todos os funcionários a oportunidade de solicitar desempenho adaptável quando começarem novo emprego.
Mas com tantos funcionários permanentemente remotos ou escolhendo um modelo de desempenho híbrido, o obstáculo mais recente para a transformação eletrônica é a expansão de conteúdo que as empresas estão enfrentando e como elas podem controlar seus artigos eletrônicos com segurança e sucesso.
O que é dispersão de materiais?
A expansão dos artigos acontece quando as empresas ajudam os usuários a criar, copiar e aproveitar o conteúdo não gerenciado para ajudar em suas atividades diárias.
Os pertences de informações digitais são maiores, criando uma massa pesada de informações que é difícil de manusear. A expansão do conteúdo escrito exigiria que os usuários finais descobrissem o que precisam e aumenta a ameaça de que as informações sejam salvas em locais inseguros, o que está especialmente relacionado às regras de privacidade em constante evolução dos governos.
As organizações precisam superar problemas de expansão de material de conteúdo que impressionam negativamente a eficiência e melhorar os desafios de conformidade atualizando suas estratégias de gerenciamento e governança de informações para acompanhar o ritmo de suas outras iniciativas de transformação eletrônica.
À medida que as corporações examinam como combinam, migram ou eliminam o conteúdo escrito em suas funções, um obstáculo que os tomadores de decisão final encontram é como incorporar o conhecimento não estruturado em seus propósitos. Forças de trabalho dispersas desejam que esses detalhes estejam disponíveis para funcionários, clientes, acompanhantes e sistemas em vários pontos de entrada, como itens da Microsoft.
A maioria das empresas tem artigos espalhados por drives compartilhados, e-mail, ferramentas colaborativas, VPNs e pontos extras. Ao tentar lidar com essa expansão material, as corporações estão passando por esses obstáculos críticos:
1. Migrando para a nuvem
O armazenamento de materiais melhorou para orientar a infraestrutura doméstica das organizações e o impulso para reduzir as taxas operacionais. As empresas agora estão relatando uma maior adoção de respostas na nuvem. De acordo com o Gartner, em todo o mundo, o pagamento de serviços especializados em nuvem pública crescerá 26,7% em 2021, à medida que CIOs e líderes de TI adotam programas enviados em nuvem, como pacote de software como empresa (SaaS).
Aproveitar a nuvem oferece um preço muito mais poderoso e flexível sugere para as organizações tornarem o conteúdo disponível. Mesmo assim, sem uma governança de material bem-sucedida, o armazenamento na nuvem basicamente aumenta os desafios de expansão do material de conteúdo, e é por isso que 69% das empresas estão expressando um problema além das armadilhas de estabilidade introduzidas pela força de trabalho que trabalha na propriedade.
A migração para a nuvem próspera e sem custos de ameaças terá que começar com a familiaridade com a amplitude e a profundidade do cenário de conhecimento de uma organização. Os líderes de TI precisam saber como os fatos são trocados e alterados tanto no armazenamento em nuvem quanto no local para prever como a migração para a nuvem afetará programas e dispositivos. Adotar um sistema de investigação de ajustes que automatiza a descoberta de como os detalhes são criados, armazenados e empregados em toda a empresa pode resolver esse desafio.
2. Deficiência de governança de informações e fatos
Os processos atuais de governança da informação são insuficientes em meio à crescente disseminação de informações. Embora as empresas estejam tentando identificar, criptografar e verificar a entrada de todas as informações delicadas, em uma grande terra, as empresas devem ter certeza absoluta de que sua governança fornece uma supervisão poderosa de como as informações são categorizadas e gerenciadas.
As empresas precisam ter certeza absoluta de que sua estratégia de conteúdo está melhorando a eficiência e aderindo a procedimentos internos e especificações regulatórias externas. Por exemplo, a identificação e segurança de dados de identificação pessoal (PII) em locais geográficos é de valor específico, principalmente olhando para a crescente ênfase regulatória em todo o mundo (como na China, nos EUA e na UE).
As corporações precisam ter uma arquitetura aberta, versátil e escalável para gerenciar grandes volumes de material. As soluções de gerenciamento de conteúdo devem automatizar o método de controle de detalhes para lidar com segurança com o ciclo de vida das informações corporativas e controlar quem pode acessar, assistir e modificar as informações. Os compradores devem estar preparados para cumprir as políticas de governança e administração da empresa, embora, no entanto, acessem o material de conteúdo que precisam ter.
A grande resolução estabelece apólices e procedimentos de seguro para informações e define critérios para uma ampla administração do ciclo de vida para agilizar o processamento e as instâncias de reação, garantindo a conformidade regulatória.
3. Negligenciar o encontro da equipe
As organizações que estão abordando a expansão do material de conteúdo por meio de suas tentativas de transformação digital devem contemplar os impactos na equipe e aproveitar a oportunidade de melhorar as experiências pessoais.
Um objetivo central de qualquer método de informação deve ser capacitar as pessoas para fazer suas oportunidades de trabalho, acessar serviços e executar responsabilidades com muito mais sucesso, reduzindo os riscos relacionados ao uso indevido de informações e fatos. Lembre-se de que melhorar a experiência do usuário a longo prazo traz ganhos de produtividade à medida que os fluxos de trabalho são simplificados e automatizados.
Para ter um método de gerenciamento de conteúdo escrito centrado nas pessoas, as organizações precisam ter aplicativos com interfaces pessoais integradas para localizar e controlar os dados de que precisarão. Os consumidores podem obter comando e consciência tendo um local centralizado e modernizado de funções para relatórios, exploração, visualização e navegação de dados.
Sem os processos manuais demorados e estressantes do material em execução, os funcionários ficarão muito mais satisfeitos e produtivos.
4. Tem que ter para automação
A automação do sistema organizacional é a mais importante para os líderes de TI à medida que evoluem sua transformação eletrônica e métodos de conteúdo escrito, mas frequentemente leva a obstáculos na identificação do que e como automatizar. Por exemplo, aprovações externas e exceções do sistema são tarefas que geralmente são atendidas como resultado de e-mail e se beneficiariam de iniciativas de automação. Com as tarefas individuais automatizadas, a produtividade pode aumentar à medida que o pessoal realoca seu tempo para trabalhos extras que valem a pena.
O processamento de faturas de fornecedores e relatórios financeiros também são alternativas consideráveis para automação. A captura instantânea e o processamento sistemático de volumes significativos de dados fiscais digitalizados em papel é possível com uma opção de administração automática de conteúdo. Com a automação atenuando parte da complexidade desses processos, as empresas terão um caminho simplificado para relatórios financeiros.
A administração de materiais é muito mais crítica do que em qualquer momento para a transformação eletrônica real
Atualmente, várias empresas estão buscando a transformação digital para melhorar sua capacidade de resposta às mudanças contínuas nos cenários financeiros e regulatórios. Nesta posição, as organizações devem acelerar a empresa eletrônica ou arriscar a realização da empresa.
Enquanto eles estão navegando nessa carga ampliada de modificação, é importante que um sistema de gerenciamento de conteúdo robusto seja aplicado para lidar com os problemas mencionados anteriormente, para que as empresas possam acessar todos os aspectos positivos de seus pertences de conteúdo escrito e mitigar o risco que eles podem introduzir quando não gerenciado.