พิชิตความยากลำบากสู่การแปลงดิจิทัลและเทคนิคสารสนเทศ
เผยแพร่แล้ว: 2022-03-14
เหนือกว่าสองปีที่ผ่านมา ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีได้ก้าวไปสู่เป้าหมายการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลขององค์กรอย่างรวดเร็ว เมื่อเกิดโรคระบาด ความก้าวหน้าเหล่านี้ก็เร่งขึ้น
ปกติแล้ว ความท้าทายแต่ละข้อต้องได้รับการแก้ไขด้วยการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล—แต่ก็ยังเป็นทางเลือกเดียวที่ทำได้และได้รับการป้องกันเพื่อนำไปปฏิบัติ และด้วยช่วงเวลาเพียงเล็กน้อยในการตอบสนองต่อการหยุดชะงักโดยสมบูรณ์ บริษัทต่างๆ มีประสบการณ์ในการดำเนินการอย่างรวดเร็ว
การเร่งความเร็วอย่างรวดเร็วระหว่างการเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมระยะไกลได้เปลี่ยนโฉมหน้าลำดับความสำคัญและปัญหาของการเปลี่ยนแปลงทางอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบัน โมเดลการทำงานระยะไกลและแบบไฮบริดได้แสดงให้เห็นแล้วว่าประสบความสำเร็จและให้ประโยชน์มากมาย (สิ่งเหล่านี้ทำให้องค์กรสามารถพัฒนาแหล่งรวมความเชี่ยวชาญของตนได้) ซึ่งเป็นสาเหตุที่รัฐบาลสหพันธรัฐของสหราชอาณาจักรเสนอให้พนักงานทุกคนมีอุดมคติในการร้องขอการปฏิบัติงานที่ปรับเปลี่ยนได้เมื่อเริ่มทำงาน การจ้างงานใหม่
แต่ด้วยจำนวนพนักงานจำนวนมากที่อยู่ห่างไกลอย่างถาวรหรือเลือกรูปแบบการดำเนินการแบบไฮบริด อุปสรรคล่าสุดต่อการเปลี่ยนแปลงทางอิเล็กทรอนิกส์คือบริษัทขยายเนื้อหาที่มีการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง และวิธีที่พวกเขาสามารถควบคุมบทความอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างปลอดภัยและประสบความสำเร็จ
การแผ่ขยายของวัสดุคืออะไร?
การแผ่ขยายของบทความเกิดขึ้นเมื่อบริษัทต่างๆ ช่วยให้ผู้ใช้สร้าง คัดลอก และใช้ประโยชน์จากเนื้อหาที่ไม่มีการจัดการเพื่อช่วยในการดำเนินการในแต่ละวัน
ทรัพย์สินของข้อมูลดิจิทัลมีจำนวนมากขึ้น ทำให้มีข้อมูลจำนวนมากที่เทอะทะซึ่งจัดการได้ยาก การแผ่ขยายเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะทำให้ผู้ใช้ปลายทางต้องหยุดเพื่อค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการ และเพิ่มการคุกคามที่ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในจุดที่ไม่ปลอดภัย ซึ่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวข้องกับรัฐบาลที่พัฒนากฎความเป็นส่วนตัวอย่างต่อเนื่อง
องค์กรจำเป็นต้องเอาชนะปัญหาการแผ่ขยายของเนื้อหาที่สร้างความประทับใจในเชิงลบและปรับปรุงความท้าทายในการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยอัปเดตกลยุทธ์การจัดการข้อมูลและการกำกับดูแลเพื่อให้ทันกับความคิดริเริ่มการเปลี่ยนแปลงทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ
ในขณะที่องค์กรต่างๆ ตรวจสอบว่าพวกเขารวม โยกย้าย หรือยกเลิกเนื้อหาที่เขียนไว้ในหน้าที่ของตนอย่างไร อุปสรรคหนึ่งที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจขั้นสุดท้ายต้องเผชิญคือวิธีการรวมความรู้ที่ไม่มีโครงสร้างเข้าไว้ในวัตถุประสงค์ของพวกเขา พนักงานที่กระจัดกระจายต้องการให้รายละเอียดนี้สามารถหาได้และพร้อมใช้งานสำหรับพนักงาน ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และระบบ ตลอดจุดเริ่มต้นต่างๆ เช่น รายการของ Microsoft
ธุรกิจส่วนใหญ่มีบทความกระจายอยู่ทั่วไดรฟ์ที่แชร์ อีเมล เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน VPN และจุดพิเศษ ในความพยายามที่จะจัดการกับการแผ่ขยายเนื้อหานี้ บริษัทต่างๆ กำลังเผชิญกับอุปสรรคสำคัญเหล่านี้:
1. การย้ายไปยังระบบคลาวด์
การจัดเก็บวัสดุได้รับการปรับปรุงเพื่อเป็นแนวทางในโครงสร้างพื้นฐานด้านการปฏิบัติงานจากครัวเรือนขององค์กรและการผลักดันให้ค่าธรรมเนียมการดำเนินงานลดลง ขณะนี้ธุรกิจต่างๆ กำลังรายงานการยอมรับคำตอบระบบคลาวด์ที่สูงขึ้น จากข้อมูลของ Gartner ทั่วโลกที่จ่ายเงินสำหรับบริการผู้เชี่ยวชาญคลาวด์สาธารณะจะพัฒนา 26.7% ในปี 2564 เนื่องจากซีไอโอและผู้นำด้านไอทียังคงนำโปรแกรมที่จัดส่งบนคลาวด์มาใช้ เช่น แพ็คเกจซอฟต์แวร์ในฐานะบริษัท (SaaS)
การใช้ประโยชน์จากระบบคลาวด์จะเสนอราคาที่มีประสิทธิภาพและยืดหยุ่นมากขึ้นสำหรับองค์กรในการสร้างเนื้อหาที่หาได้ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการกำกับดูแลด้านวัสดุที่ประสบความสำเร็จ ที่จัดเก็บในคลาวด์โดยพื้นฐานแล้วเพิ่มความท้าทายในการแผ่ขยายเนื้อหา ซึ่งเป็นสาเหตุที่ 69% ของธุรกิจแสดงปัญหาที่เกินจากข้อผิดพลาดด้านความเสถียรที่พนักงานที่ทำงานจากอสังหาริมทรัพย์แนะนำ
การโยกย้ายระบบคลาวด์ที่ปราศจากภัยคุกคามและเจริญรุ่งเรืองจะต้องเริ่มต้นด้วยการทำความคุ้นเคยกับความกว้างและความลึกของแนวความรู้ขององค์กร ผู้นำด้านไอทีจำเป็นต้องรู้ว่ามีการแลกเปลี่ยนและเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงอย่างไรทั้งบนคลาวด์และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในองค์กรอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อคาดการณ์ว่าการย้ายระบบคลาวด์จะส่งผลต่อโปรแกรมและอุปกรณ์อย่างไร การนำระบบการตรวจสอบที่ปรับเปลี่ยนได้ซึ่งทำการค้นพบโดยอัตโนมัติว่ารายละเอียดถูกสร้างขึ้น จัดเก็บ และใช้งานอย่างไรในธุรกิจต่างๆ สามารถจัดการกับความท้าทายนี้ได้
2. ความบกพร่องของการกำกับดูแลข้อมูลและข้อเท็จจริง
กระบวนการกำกับดูแลข้อมูลในปัจจุบันไม่เพียงพอต่อการแผ่ขยายของข้อมูลเพียงเล็กน้อย แม้ว่าธุรกิจต่างๆ จะพยายามระบุ เข้ารหัส และตรวจสอบการป้อนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมด แต่ในโลกที่ยิ่งใหญ่ บริษัทต่างๆ ควรมั่นใจได้อย่างแท้จริงว่าการกำกับดูแลของพวกเขาให้การกำกับดูแลที่มีประสิทธิภาพในการจัดหมวดหมู่และจัดการรายละเอียด
ธุรกิจจำเป็นต้องมั่นใจอย่างยิ่งว่ากลยุทธ์เนื้อหาของตนได้รับการปรับปรุงตามประสิทธิภาพและปฏิบัติตามขั้นตอนภายในและข้อกำหนดด้านกฎระเบียบภายนอก ตัวอย่างเช่น การระบุและความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ (PII) ทั่วทั้งสถานที่ทางภูมิศาสตร์นั้นมีค่าเฉพาะ โดยหลักๆ แล้วดูที่การเน้นย้ำด้านกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้นทั่วโลก (ประเภทเหล่านี้เช่นในประเทศจีน สหรัฐอเมริกา และสหภาพยุโรป)
บริษัทจำเป็นต้องมีสถาปัตยกรรมแบบเปิด ใช้งานได้หลากหลาย และสามารถปรับขนาดได้เพื่อจัดการวัสดุปริมาณมาก โซลูชันการจัดการเนื้อหาต้องทำให้วิธีการกำกับดูแลรายละเอียดเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อจัดการวงจรชีวิตของข้อมูลองค์กรและควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึง ดูและแก้ไขข้อมูลได้ ผู้ซื้อควรพร้อมที่จะปฏิบัติตามธรรมาภิบาลของบริษัทและนโยบายการบริหารงาน แม้ว่าการเข้าถึงเนื้อหาที่พวกเขาต้องมีก็ตาม
ความละเอียดที่ยอดเยี่ยมนี้กำหนดนโยบายและขั้นตอนในการประกันภัยสำหรับข้อมูล และกำหนดเกณฑ์สำหรับการบริหารวงจรชีวิตที่ครอบคลุม เพื่อปรับปรุงการประมวลผลและอินสแตนซ์ปฏิกิริยา แม้ว่าจะรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบก็ตาม
3. ละเลยการเผชิญหน้าของพนักงาน
องค์กรที่จัดการกับเนื้อหาที่ขยายกว้างออกไปผ่านความพยายามในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ควรพิจารณาถึงผลกระทบต่อพนักงานและหาข้อได้เปรียบจากโอกาสในการปรับปรุงประสบการณ์ของบุคคล
เป้าหมายหลักของวิธีการข้อมูลใดๆ ควรส่งเสริมให้บุคคลมีโอกาสในการทำงาน เข้าถึงบริการ และดำเนินการตามความรับผิดชอบได้สำเร็จมากขึ้น แม้ว่าจะลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลและข้อเท็จจริงในทางที่ผิด พึงระลึกไว้เสมอว่า การปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ในระยะยาวจะได้รับประโยชน์จากการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เนื่องจากเวิร์กโฟลว์มีความคล่องตัวและเป็นไปโดยอัตโนมัติ
เพื่อให้มีวิธีการจัดการเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยเน้นที่บุคคล องค์กรต้องมีแอปพลิเคชันที่มีอินเทอร์เฟซบุคคลในตัวสำหรับการค้นหาและควบคุมข้อมูลที่พวกเขาต้องการ ผู้บริโภคสามารถสั่งการและมีสติสัมปชัญญะได้ด้วยการมีฟังก์ชันที่ทันสมัยและเป็นศูนย์กลางสำหรับการรายงาน การสำรวจ การดู และการนำทางข้อมูล
พนักงานจะพึงพอใจและมีประสิทธิผลมากขึ้นโดยปราศจากกระบวนการคู่มือที่เสียเวลาและยุ่งยากในการดำเนินการ
4. ต้องมีสำหรับระบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติขององค์กรได้รับการจัดอันดับสูงสุดสำหรับผู้นำด้านไอทีในขณะที่พวกเขาพัฒนาการเปลี่ยนแปลงทางอิเล็กทรอนิกส์และวิธีการเขียนเนื้อหา แต่มักนำไปสู่สิ่งกีดขวางในการระบุว่าอะไรและจะทำให้เป็นอัตโนมัติได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น การอนุมัติจากภายนอกและข้อยกเว้นของระบบเป็นหน้าที่ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะได้รับการดูแลจากอีเมล และจะได้รับประโยชน์จากการริเริ่มระบบอัตโนมัติ ด้วยการทำงานส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ ประสิทธิภาพการทำงานจะเพิ่มขึ้นเมื่อบุคลากรจัดสรรเวลาให้กับงานที่คุ้มค่าเป็นพิเศษ
การประมวลผลใบเรียกเก็บเงินของผู้จัดจำหน่ายและการรายงานทางการเงินยังเป็นทางเลือกที่สำคัญสำหรับระบบอัตโนมัติอีกด้วย การจับและประมวลผลปริมาณมหาศาลของข้อมูลทางการเงินที่สแกนโดยใช้กระดาษในทันทีสามารถทำได้ด้วยตัวเลือกการจัดการเนื้อหาอัตโนมัติ ด้วยระบบอัตโนมัติที่ช่วยบรรเทาความซับซ้อนบางอย่างของกระบวนการเหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ จะมีเส้นทางที่ง่ายขึ้นในการรายงานทางการเงิน
การจัดการวัสดุมีความสำคัญมากกว่าเมื่อใดก็ตามต่อการเปลี่ยนแปลงทางอิเล็กทรอนิกส์ที่แท้จริง
ในปัจจุบัน องค์กรหลายแห่งกำลังมองหาการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพื่อปรับปรุงการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในด้านการเงินและการกำกับดูแล ในตำแหน่งนี้ องค์กรต่างๆ จะต้องเร่งรัดให้บริษัทอิเล็กทรอนิกส์หรือมีโอกาสสำเร็จของบริษัท
ในขณะที่พวกเขากำลังนำทางการปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นนี้ สิ่งสำคัญคือต้องใช้ระบบการจัดการวัสดุเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพเพื่อจัดการกับปัญหาที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้เพื่อให้ธุรกิจสามารถเข้าสู่แง่มุมที่เป็นบวกทั้งหมดของเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรและลดอันตรายที่อาจเกิดขึ้นได้ เมื่อไม่มีการจัดการ