Venciendo las dificultades de la transformación digital y la técnica de la información
Publicado: 2022-03-14
En los últimos dos años, los especialistas de TI han avanzado rápidamente en los objetivos de transformación digital de su organización. Cuando llegó la pandemia, el ritmo de estos avances se aceleró.
De la nada, todos los desafíos experimentaron ser abordados por la transformación digital; eran las únicas opciones, sin embargo, factibles y seguras para poner en práctica. Y con solo un pequeño período de tiempo para responder a la interrupción total, las empresas pudieron actuar rápidamente.
Esta rápida aceleración en el curso del cambio a entornos remotos reformuló las prioridades y los problemas de la transformación electrónica. Ahora, los modelos de trabajo remoto e híbrido han demostrado ser exitosos y han brindado beneficios considerables (como permitir que las organizaciones desarrollen sus grupos de experiencia), razón por la cual el gobierno federal del Reino Unido propone brindar a todos los empleados la posibilidad de solicitar un desempeño flexible cuando comienzan. nuevo empleo
Pero con tantos empleados permanentemente remotos o eligiendo un modelo de trabajo híbrido, el obstáculo más reciente para la transformación electrónica es la expansión descontrolada de contenido que están experimentando las empresas, y cómo pueden controlar sus artículos electrónicos de manera segura y exitosa.
¿Qué es la dispersión de materiales?
La expansión de artículos ocurre cuando las empresas ayudan a los usuarios a crear, copiar y aprovechar contenido no administrado para ayudarlos en sus actividades diarias.
Los bienes de información digital tienen más, creando una masa de información difícil de manejar que es difícil de manejar. La expansión del contenido escrito dificultaría que los usuarios finales descubran lo que necesitan, y aumenta el riesgo de que la información se guarde en lugares no seguros, lo que se relaciona especialmente con las reglas de privacidad en constante evolución de los gobiernos.
Las organizaciones necesitan superar los problemas de expansión del contenido que afectan negativamente la eficiencia y mejorar los desafíos de cumplimiento mediante la actualización de sus estrategias de gobierno y gestión de la información para mantener el ritmo con sus otras iniciativas de transformación electrónica.
A medida que las corporaciones examinan cómo combinan, migran o eliminan el contenido escrito en sus funciones, un obstáculo que enfrentan los tomadores de decisiones finales es cómo incorporar el conocimiento no estructurado en sus propósitos. Las fuerzas de trabajo dispersas quieren que esta información esté disponible y disponible para el personal, los clientes, los socios y los sistemas a través de varios puntos de entrada, como los productos de Microsoft.
La mayoría de las empresas tienen artículos distribuidos en unidades compartidas, correo electrónico, herramientas de colaboración, VPN y lugares adicionales. Al intentar manejar esta expansión material, las empresas están atravesando estos obstáculos críticos:
1. Migrar a la nube
El almacenamiento de material ha mejorado para guiar la infraestructura de desempeño desde el hogar de las organizaciones y el impulso para reducir las tarifas operativas. Las empresas ahora informan una mayor adopción de las respuestas en la nube. Según Gartner, en todo el mundo el pago de servicios de expertos en la nube pública crecerá un 26,7 % en 2021 a medida que los CIO y los líderes de TI continúen adoptando programas enviados en la nube, como el paquete de software como empresa (SaaS).
Aprovechar la nube ofrece sugerencias mucho más rentables y flexibles para que las organizaciones hagan que el contenido esté disponible. Aun así, sin una gobernanza material exitosa, el almacenamiento en la nube básicamente se suma a los desafíos de expansión del contenido, razón por la cual el 69% de las empresas expresan un problema que supera las dificultades de estabilidad que presenta el personal que trabaja desde casa.
La migración a la nube próspera y libre de amenazas tendrá que comenzar con estar familiarizado con la amplitud y profundidad del panorama de conocimiento de una organización. Los líderes de TI necesitan saber cómo se intercambian y modifican los datos tanto en la nube como en el almacenamiento local para prever cómo la migración a la nube afectará los programas y dispositivos. Adoptar un sistema de investigación de ajustes que automatice el descubrimiento de cómo se crean, almacenan y emplean los detalles en toda la empresa puede abordar este desafío.
2. Deficiencia de gobierno de la información y de los hechos
Los procesos actuales de gobierno de la información son insuficientes debido a la creciente expansión de la información. Aunque las empresas están tratando de identificar, encriptar y verificar el acceso a toda la información confidencial, en un gran mundo, las empresas deberían estar completamente seguras de que su gobierno brinda una supervisión sólida de cómo se clasifican y administran los datos.
Las empresas deben estar absolutamente seguras de que su estrategia de contenido mejora la eficiencia y se adhiere a los procedimientos internos y las especificaciones normativas externas. Por ejemplo, la identificación y seguridad de los datos de identificación personal (PII) en todas las ubicaciones geográficas tiene un valor específico, principalmente si se tiene en cuenta el creciente énfasis regulatorio en todo el mundo (como en China, EE. UU. y la UE).
Las corporaciones necesitan tener una arquitectura abierta, versátil y escalable para gestionar grandes volúmenes de material. Las soluciones de administración de contenido deben automatizar el método de gobierno de detalles para manejar de manera segura el ciclo de vida de la información empresarial y controlar quién puede acceder, ver y modificar la información. Los compradores deben estar equipados para cumplir con el gobierno de la empresa y las políticas administrativas vigentes sin dejar de tener acceso al contenido que deben tener.
La magna resolución establece pólizas y procedimientos de aseguramiento de la información y fija criterios de administración extensiva del ciclo de vida para agilizar las instancias de procesamiento y reacción al mismo tiempo que asegura el cumplimiento normativo.
3. Descuidar el encuentro del personal
Las organizaciones que están abordando la expansión del contenido a través de sus intentos de transformación digital deben considerar los impactos en el personal y aprovechar la oportunidad de mejorar las experiencias de las personas.
Un objetivo central de cualquier método de información debería ser empoderar a las personas para que hagan sus oportunidades de trabajo, accedan a servicios y ejecuten responsabilidades con mucho más éxito al mitigar los riesgos relacionados con el mal uso de la información y los hechos. Tenga en cuenta que mejorar la experiencia del usuario a largo plazo se beneficia de una mayor productividad a medida que los flujos de trabajo se optimizan y automatizan.
Para tener un método de gestión de contenido escrito centrado en las personas, las organizaciones deben tener aplicaciones con interfaces de personas integradas para encontrar y controlar los datos que necesitarán. Los consumidores pueden obtener control y conciencia al tener un lugar central y modernizado de funciones para informar, explorar, ver y navegar datos.
Desprovistos de los procesos manuales que consumen mucho tiempo y que atormentan los nervios de ejecutar material, los empleados estarán mucho más satisfechos y productivos.
4. Tener que tener para la automatización
La automatización de los sistemas de la organización es una prioridad para los líderes de TI a medida que evolucionan sus métodos de transformación electrónica y contenido escrito, pero con frecuencia genera obstáculos para identificar qué y cómo automatizar. Por ejemplo, las aprobaciones externas y las excepciones del sistema son tareas que generalmente se realizan a través del correo electrónico y se beneficiarían de las iniciativas de automatización. Con las tareas individuales automatizadas, la productividad puede aumentar a medida que el personal reasigna su tiempo a un trabajo más valioso.
El procesamiento de facturas de proveedores y los informes financieros también son alternativas importantes para la automatización. La captura instantánea y el procesamiento sistemático de volúmenes significativos de datos fiscales escaneados en papel se pueden lograr con una opción de administración automática de contenido. Con la automatización aliviando parte de la complejidad de estos procesos, las empresas tendrán una ruta simplificada hacia los informes financieros.
La administración de materiales es mucho más crítica que en cualquier momento para la transformación electrónica real
Actualmente, varias empresas buscan la transformación digital para mejorar su capacidad de respuesta a los cambios continuos en los panoramas financiero y regulatorio. En esta posición, las organizaciones deben acelerar la empresa electrónica o arriesgarse a la realización de la empresa.
Mientras navegan por esta carga ampliada de modificación, es crucial que se aplique un sistema sólido de administración de contenido para manejar los problemas mencionados anteriormente para que las empresas puedan acceder a todos los aspectos positivos de sus activos de contenido escrito y mitigar el riesgo que pueden presentar. cuando no está administrado.