Преодоление трудностей цифровой трансформации и информационных технологий
Опубликовано: 2022-03-14
За последние два года ИТ-специалисты быстро продвигались к достижению целей цифровой трансформации своей организации. Когда разразилась пандемия, темпы этих прорывов ускорились.
Ни с того, ни с сего возникла проблема, которую нужно было решить с помощью цифровой трансформации — это были единственные варианты, которые, тем не менее, были осуществимы и защищены для реализации. И имея лишь небольшой промежуток времени, чтобы отреагировать на полный сбой, корпорации научились действовать быстро.
Это быстрое ускорение в ходе перехода к удаленным средам изменило приоритеты и проблемы электронной трансформации. В настоящее время модели удаленной и гибридной работы продемонстрировали свою эффективность и принесли значительные преимущества (такие как предоставление организациям возможности развивать свои пулы знаний), поэтому федеральное правительство Великобритании предлагает предоставить всем сотрудникам идеальную возможность запрашивать адаптируемую производительность при начале работы. новая занятость.
Но с таким количеством сотрудников, постоянно удаленных или выбирающих гибридную модель работы, самым последним препятствием на пути к электронной трансформации является растущее разрастание контента, которое переживают компании, и то, как они могут безопасно, надежно и успешно управлять своими электронными статьями.
Что такое материальное разрастание?
Разрастание статей происходит, когда корпорации помогают пользователям создавать, копировать и использовать неуправляемый контент для облегчения их повседневных занятий.
Цифровые информационные ресурсы имеют больше, что делает громоздкую массу информации, с которой сложно обращаться. Разрастание письменного контента требует, чтобы конечные пользователи не могли обнаружить то, что им нужно, и увеличивает угрозу того, что информация сохраняется в небезопасных местах, что особенно связано с постоянно развивающимися правительствами правил конфиденциальности.
Организациям необходимо преодолеть проблемы с разрастанием контента, которые негативно сказываются на эффективности, и решить проблемы с соблюдением нормативных требований, обновив свои стратегии управления информацией и управления, чтобы они соответствовали темпу других инициатив по электронному преобразованию.
По мере того, как корпорации изучают, как они комбинируют, переносят или отказываются от письменного контента в своих функциях, одно из препятствий, с которым сталкиваются лица, принимающие окончательные решения, заключается в том, как включить неструктурированные знания в свои цели. Рассредоточенные сотрудники хотят, чтобы эти данные были доступны сотрудникам, клиентам, партнерам и системам через несколько точек входа, таких как элементы Microsoft.
У большинства компаний есть статьи, разбросанные по общим дискам, электронной почте, инструментам для совместной работы, VPN и дополнительным местам. Пытаясь справиться с этим материальным разрастанием, корпорации преодолевают следующие критические препятствия:
1. Миграция в облако
Хранение материалов улучшилось, чтобы направить инфраструктуру организаций на работу из дома и стимулировать снижение операционных сборов. В настоящее время предприятия сообщают о более широком внедрении облачных решений. По данным Gartner, в 2021 году во всем мире расходы на экспертные услуги общедоступного облака вырастут на 26,7%, поскольку ИТ-директора и ИТ-руководители продолжают внедрять облачные программы, такие как пакет программного обеспечения как компания (SaaS).
Использование облака дает организациям гораздо более эффективные и гибкие возможности сделать контент доступным. Тем не менее, без успешного управления материалами хранение в облаке в основном усугубляет проблемы с разрастанием контента, поэтому 69% компаний сообщают о проблемах, а не о подводных камнях стабильности, создаваемых рабочей силой, работающей на дому.
Успешная и не требующая затрат на угрозы миграция в облако должна начинаться со знакомства с широтой и глубиной знаний организации. ИТ-руководителям необходимо знать, как происходит обмен и изменение фактов как в облачном, так и в локальном хранилище, чтобы предвидеть, как миграция в облако повлияет на программы и устройства. Эта проблема может быть решена с помощью системы проверки корректировок, которая автоматизирует обнаружение того, как данные создаются, хранятся и используются в бизнесе.
2. Недостаток управления информацией и фактами
Современные процессы управления информацией недостаточны в связи с растущим распространением информации. Хотя предприятия пытаются идентифицировать, шифровать и проверять доступ ко всей деликатной информации, в великой земле фирмы действительно должны быть полностью уверены, что их управление обеспечивает мощный надзор за тем, как детали классифицируются и управляются.
Компании должны быть абсолютно уверены, что их контент-стратегия улучшается за счет повышения эффективности и соблюдения внутренних процедур и внешних нормативных требований. Например, идентификация и защита данных, позволяющих установить личность (PII) в разных географических точках, имеет особое значение, в первую очередь с учетом растущего внимания регуляторов во всем мире (например, в Китае, США и ЕС).
Корпорации должны иметь открытую, универсальную и масштабируемую архитектуру для управления большими объемами материалов. Решения по управлению контентом должны автоматизировать метод управления деталями, чтобы безопасно управлять жизненным циклом корпоративной информации и управлять доступом, просмотром и изменением информации. Покупатели должны быть готовы соблюдать правила управления компанией и административную политику, но при этом иметь доступ к контенту, который они должны иметь.
Великое решение устанавливает страховые политики и процедуры для информации и устанавливает критерии для расширенного администрирования жизненного цикла для оптимизации экземпляров обработки и реагирования, даже при обеспечении соответствия нормативным требованиям.
3. Пренебрежение встречей с персоналом
Организации, которые борются с разрастанием контента посредством своих попыток цифровой трансформации, должны учитывать последствия для персонала и использовать возможность улучшить пользовательский опыт.
Основная цель любого информационного метода должна заключаться в том, чтобы дать людям возможность более успешно выполнять свои рабочие обязанности, получать доступ к услугам и выполнять обязанности, одновременно снижая риски, связанные с неправильным использованием информации и фактов. Имейте в виду, что улучшение пользовательского опыта в долгосрочной перспективе повышает производительность, поскольку рабочие процессы оптимизированы и автоматизированы.
Чтобы иметь ориентированный на человека метод управления письменным контентом, организации должны иметь приложения со встроенными пользовательскими интерфейсами для поиска и управления данными, которые им понадобятся. Потребители могут получить контроль и сознание, имея модернизированное центральное место функций для отчетов, изучения, просмотра и навигации по данным.
Избавившись от отнимающих много времени и нервных процессов ручной работы с материалом, сотрудники будут гораздо более удовлетворены и продуктивны.
4. Необходимо иметь для автоматизации
Автоматизация организационной системы является приоритетом для ИТ-руководителей, поскольку они развивают свои методы электронного преобразования и письменного контента, но это часто приводит к препятствиям в определении того, что и как автоматизировать. Например, внешние утверждения и системные исключения — это обязанности, которые обычно решаются с помощью электронной почты и выиграют от инициатив по автоматизации. Благодаря автоматизации отдельных задач производительность может повыситься, поскольку персонал перераспределяет свое время на более полезную работу.
Обработка счетов поставщикам и финансовая отчетность также являются значительными альтернативами для автоматизации. Мгновенный сбор и систематическая обработка значительных объемов отсканированных бумажных фискальных данных достижимы с помощью опции автоматического администрирования контента. Благодаря автоматизации, частично упрощающей эти процессы, у компаний будет упрощенный путь к финансовой отчетности.
Управление материалами гораздо более важно, чем когда-либо, для реальной электронной трансформации.
В настоящее время несколько предприятий стремятся к цифровому преобразованию, чтобы повысить свою способность реагировать на постоянные изменения финансовой и нормативной среды. В этом случае организации должны ускорить работу электронной компании или рискнуть добиться успеха в компании.
В то время как они справляются с этой усиленной нагрузкой на изменение, крайне важно, чтобы для решения ранее упомянутых проблем применялась надежная система управления контентом, чтобы компании могли получить доступ ко всем положительным аспектам своего письменного контента и снизить риск, который они могут создать. когда неуправляемый.