8 советов, как написать эффективное и убедительное электронное письмо

Вам когда-нибудь приходилось раздувать себя, чтобы отправить электронное письмо? Потому что же.

Есть что-то монументальное в отправке электронного письма, которое вы не всегда получаете при других формах общения. А если вы не являетесь носителем английского языка, эта задача может показаться еще более сложной.

В этой статье вы найдете несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших электронных писем, независимо от вашей точки зрения. После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно и избавиться от беспокойства после отправки.

Давайте начнем.

1. Имейте привлекательную тему письма.

Строки темы могут сделать или разрушить успех вашего электронного письма. Часто это решающий фактор в том, откроет ли кто-нибудь ваше письмо.

К сожалению, многие люди борются с этой частью.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная строка темы (кстати, пример из реальной жизни) расплывчата, косвенна и совершенно не намекает мне, о чем будет содержание письма.

Результат? Я мог бы удалить его или вообще проигнорировать.

Вот лучший вариант:

Он описательный, конкретный и говорит мне, что это введение.

Строки темы особенно важны, если вы обращаетесь к кому-то впервые. Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по вашей теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать отличную строку темы, чтобы ваш получатель имел представление о том, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны электронных писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия по описательной строке темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и описывайте содержание вашего электронного письма. Не бойтесь поднимать всю тему. Вот несколько хороших примеров тем:

• [Требуется действие] Ежемесячная маркетинговая встреча
• К вашему сведению/Информация
• Запрос на [вставьте здесь]
• [Напоминание] Опрос для завершения | займет 2 минуты
• [Имя] предложил мне связаться с вами
• Я буду в городе в следующий вторник – вы свободны?

Если вы отправляете рекламное электронное письмо, избегайте вводящих в заблуждение строк темы, таких как:

• RE:
• ВПЕРЕД:
• Срочный
• Подтверждение заказа
• Статус аккаунта

Нет необходимости прибегать к хитрым уловкам или кликбейтным заголовкам только для того, чтобы вызвать открытие. Согласно опросу Litmus 2019 года, они заставляют получателей чувствовать себя обманутыми и обманутыми. Вы потеряете доверие и в результате можете оказаться в их нежелательной почте.

Ваша электронная почта должна ассоциироваться с положительными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

2. Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. В приветствии есть два компонента: приветствие и вступительное предложение.

Надлежащее приветствие на самом деле зависит от ситуации. Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с «Уважаемый [X]».

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого знаете, или работаете в неформальной обстановке, то вполне нормально написать «Привет, [имя]» или «Привет, [имя]».

Есть также «Для кого это может касаться», когда вы отправляете электронное письмо на групповую электронную почту и не уверены, кто его прочитает.

Чего следует избегать, так это использования гендерных и неинклюзивных терминов, таких как «Привет, ребята» и «Мистер/мисс/миссис». в вашем приветствии.

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете открыть в своих электронных письмах:

• Уважаемый [Имя]
• [Имя]
• Доброе утро/день
• Привет, команда
• Привет
• Всем привет

3. Привлекайте сильное внимание.

Как только вы убрали приветствие с пути, пришло время начать ваше электронное письмо.

В то время как строка темы определяет, будет ли открыто ваше электронное письмо, ваше вступительное предложение определяет, прочитано ли ваше электронное письмо до конца.

Если это введение, вы можете начать с чего-то, что, как вы знаете, заинтересует получателя. Вы можете узнать это, проведя небольшое исследование их профилей в социальных сетях. Возможно, они написали в Твиттере что-то интересное или недавно опубликовали что-то в LinkedIn, на которое вы можете сослаться.

Это поможет вам наладить взаимопонимание и показать, что вы не отправляете стандартное электронное письмо нескольким людям.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы отправляете электронное письмо коллеге или знакомому, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

С коллегой начните с «почему».

Ни у кого нет времени (и терпения), чтобы догадаться, о чем электронное письмо. Чем раньше вы ответите на вопрос «почему», тем быстрее вы привлечете их внимание.

Подсказка: если вы рассылаете коммерческие электронные письма и вам нужно вдохновение, чтобы точно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны электронных писем HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути клиента.

4. Будьте краткими и лаконичными.

По данным Statista, мы отправляем и получаем около 319 миллиардов электронных писем в день по всему миру.

Эта статистика ясно показывает одну вещь: мы тратим много времени на чтение электронной почты. И из-за этого многие люди просто просматривают электронные письма, чтобы понять суть сообщения и перейти к следующему.

Имея это в виду, вы хотите оптимизировать свою электронную почту для удобства чтения и сканирования. Это будет выглядеть так:

• Сокращение абзацев.
• Добавление маркеров.
• Использование визуальных элементов для разделения текста.

Хотя вам может показаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого.

Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе, пришедшего на почту. Подумайте об этом следующим образом: какой главный вывод из вашего электронного письма и есть ли конкретное действие, которое вы хотите, чтобы ваш получатель предпринял?

Оттуда набросайте свое электронное письмо, и когда вы перечитаете его, убедитесь, что каждая добавленная вами строка помогает вам достичь этой цели. Если это не так, удалите его.

Когда вам нужно включить много информации в электронное письмо, вероятно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу. Вы можете использовать этот бесплатный инструмент для проведения совещаний, чтобы быстрее планировать свои совещания и избегать переписки по электронной почте.

5. Будьте последовательны с вашим шрифтом.

Если я получу такое электронное письмо, я немедленно удалю или предполагаю, что это мошенничество.

Электронные письма могут быть забавными. Вы можете добавлять изображения, GIF-файлы и цвета. Тем не менее, есть способ сделать это, который не слишком раздражает и не отвлекает.

Это пример того, что делать нельзя. В электронном письме используется несколько шрифтов, разных размеров шрифта и разных цветов. В результате глаз не знает, куда идти, и это немного подавляет.

Кроме того, сообщение теряется, так как ваш получатель слишком отвлекается на все эти элементы, борющиеся за его внимание.

Итак, эмпирическое правило: придерживайтесь одного шрифта. Если вы хотите использовать вторичный, используйте его экономно. Следуйте тому же правилу для цвета.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут не отображаться должным образом на устройстве другого человека. Вместо этого используйте веб-безопасные шрифты электронной почты, такие как:

• Ариал
• Курьер
• Грузия
• Гельветика
• Люсида Санс
• Тахома
• Таймс Нью Роман
• Требюше МС
• Вердана

На самом деле, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что ваш получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от устройства или операционной системы.

6. Напишите простое закрытие.

Как только вы закончите с содержанием вашего электронного письма, пришло время закрыть его.

Вам не нужно делать это причудливо — просто делайте закрытие простым и понятным.

Итак, ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия, и все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных строк закрытия ниже:

• Искренне
• С наилучшими пожеланиями
• Лучший
• Теплые пожелания
• С наилучшими пожеланиями
• С уважением
• Добрые пожелания
• Спасибо
• Заботиться

7. Запланируйте свои электронные письма.

Исследование Sleep Advisor, проведенное в 2020 году, показало, что около 54% ​​американцев проверяют свою рабочую электронную почту сразу после пробуждения или в течение часа после пробуждения.

Другое исследование Litmus о состоянии электронной почты в США в 2021 году подтверждает это. Выяснилось, что самое популярное время для чтения электронной почты — утро. Открытые ставки начинаются около 6 утра, но обычно достигают пика между 9 утра и полуднем по местному времени.

Имея эту информацию, вы можете следовать одной из двух стратегий: отправлять электронную почту утром, когда вы знаете, что они пролистывают, или ждать менее загруженного времени.

С одной стороны, ваша электронная почта рискует быть похороненной, если вы отправите ее утром. Однако, если вы подождете позже, ваша электронная почта может никогда не открыться.

Чтобы выяснить, что лучше всего работает при переписке по электронной почте с вашей командой, нужны пробы и ошибки.

Если вы пишете электронное письмо кому-то из другого штата или страны, вы также должны учитывать часовые пояса. Полдень для вас может быть 7 вечера для кого-то другого. Таким образом, имейте в виду, кто ваш получатель и когда он будет наиболее восприимчив к вашему электронному письму.

Совет: вы можете использовать наш бесплатный инструмент планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма отправляются в нужное время.

8. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

Вы почти у цели — не ошибитесь на последнем отрезке.

Представьте себе, что вы тратите время на создание идеального сообщения, но его игнорируют, потому что письмо изобилует орфографическими и грамматическими ошибками.

Вот как этого избежать: когда вы закончите составление своего электронного письма, скопируйте и вставьте его в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, фразу и орфографию.

В качестве альтернативы вы также можете использовать бесплатные программы проверки, такие как Grammarly, чтобы автоматизировать процесс во время черчения.

Источник изображения

Кроме того, прочитайте сообщение вслух, чтобы убедиться, что предложения не слишком длинные, звучат неуклюже или роботизированно. Вы хотите, чтобы ваша электронная почта звучала по- человечески .

Все эти советы помогут читателю сосредоточиться на вашем сообщении, а не на других элементах письма.

Советы по написанию электронных писем для международных команд

Большинство людей не скажут вам этого, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы напишете хотя бы одно слово. Это начинается с вашего мышления.

Когда вы находитесь в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые общаются и убеждают.

Звучит логично… но как войти в «правильное настроение»? Что ж, есть два способа: поставить себя на место получателя и написать так, как вы говорите.

Подробнее об этом ниже.

Представьте, что вы получаете электронное письмо, которое вы пишете.

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли его прочитать, не говоря уже о том, чтобы ответить на него? Или включил совершенно не относящееся к делу предложение?

Источник изображения

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили электронное письмо от рыболовной компании.

Одной из самых больших проблем, когда дело доходит до написания электронных писем, является отсутствие сочувствия к получателю. Задайте себе эти вопросы:

• Почему я пишу этому человеку по электронной почте?
• Это тот человек, с которым можно связаться, учитывая, чего я пытаюсь достичь?
• Ясно ли мое сообщение?
• Не лучше ли это обсудить на встрече?
• Каждая линия помогает или вредит моей цели?

Это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо кому-то новому, но все еще ценному при общении с коллегой.

Пишите так, как вы говорите.

Если вы не являетесь носителем английского языка, нормально чувствовать, что вы должны быть более формальными, когда дело доходит до написания электронной почты.

Однако это приводит к тому, что электронные письма становятся слишком формальными и кажутся неуклюжими или жесткими. Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, как будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: пишите активным залогом и избегайте пассивного залога .

«Действительный залог» показывает, что подлежащее выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «страдательный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, например: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «мы будем очень признательны за ваш отзыв», попробуйте сказать: «Я был бы признателен за ваш отзыв». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос получен», попробуйте «я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что запись в активном залоге звучит более по-человечески.

Написание электронного письма не должно быть сложной задачей. С помощью этих простых советов вы всегда будете уверены, что ваша электронная почта эффективна.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в июле 2018 года и обновлен для полноты информации.