8 consigli per scrivere un'e-mail efficace e convincente

Ti è mai capitato di doverti esaltare per inviare un'e-mail? Perché, lo stesso.

C'è qualcosa che sembra monumentale nell'invio di un'e-mail che non sempre si ottiene con altre forme di comunicazione. E se non sei madrelingua inglese, questo compito può sembrare ancora più scoraggiante.

Questo articolo fornirà alcuni suggerimenti utili per aiutarti a migliorare la qualità complessiva delle tue e-mail, indipendentemente dal tuo punto di vista. Dopo aver applicato queste semplici strategie alla tua scrittura, dovresti essere in grado di inviare con sicurezza e-mail a chiunque e liberarti di quell'ansia post-invio.

Iniziamo.

1. Avere una riga dell'oggetto avvincente.

Le righe dell'oggetto possono creare o distruggere il successo della tua email. Spesso è il fattore decisivo per decidere se qualcuno aprirà la tua email.

Sfortunatamente, molte persone lottano con questa parte.

Dai un'occhiata a questo esempio:

Questa particolare riga dell'oggetto (tra l'altro esempio di vita reale) è vaga, indiretta e non mi suggerisce affatto di cosa tratterà il contenuto dell'e-mail.

Il risultato? Potrei eliminarlo o ignorarlo del tutto.

Ecco un'opzione migliore:

È descrittivo, specifico e mi dice che questa è un'introduzione.

Le righe dell'oggetto sono particolarmente importanti se stai contattando qualcuno per la prima volta. Il destinatario non sa chi sei e può giudicarti solo dalla riga dell'oggetto.

Anche se invii e-mail internamente alla tua azienda, vale comunque la pena scrivere un ottimo oggetto in modo che il destinatario abbia un'idea di cosa aspettarsi. Come ogni persona impegnata, i tuoi compagni di squadra ricevono un sacco di e-mail ogni giorno e apprezzerebbero sicuramente lo sforzo extra di una riga dell'oggetto descrittiva.

Quindi, come si scrive una buona riga dell'oggetto?

Sii chiaro, diretto e descrivi il contenuto della tua email. Non aver paura di occupare l'intera riga dell'oggetto. Ecco alcuni buoni esempi di linee tematiche:

• [Azione richiesta] Riunione mensile di marketing
• FYI/Informativo
• Richiesta di [Inserire qui]
• [Promemoria] Sondaggio da completare | Ci vorranno 2 minuti
• [Nome] mi ha suggerito di contattarti
• Sarò in città il prossimo martedì – sei disponibile?

Se stai inviando un'e-mail promozionale, evita righe dell'oggetto ingannevoli come:

• RIF:
• AVANTI:
• Urgente
• Conferma dell'ordine
• stato dell'account

Non c'è bisogno di ricorrere a trucchi subdoli o titoli clickbait solo per indurre un'apertura. Fanno sentire i destinatari imbrogliati e ingannati, secondo un sondaggio Litmus del 2019. Perderai la fiducia e di conseguenza potresti finire nella loro posta indesiderata.

Vuoi associare sentimenti positivi alla tua email, non rabbia e delusione.

2. Inizia con un saluto appropriato.

Per dare il via all'e-mail, dovresti iniziare con un saluto appropriato. Ci sono due componenti del saluto: il saluto e la frase di apertura.

Il saluto appropriato dipende effettivamente dalla situazione. Se stai scrivendo un'e-mail formale a una banca o a un istituto governativo, sarebbe meglio iniziare con "Gentile [X]".

Se stai inviando un'e-mail a qualcuno che conosci o lavori in un ambiente informale, allora va benissimo usare un "Ciao [nome]" o "Ciao [nome]".

C'è anche "A chi può interessare", quando invii un'e-mail a un'e-mail di gruppo e non sei sicuro di chi la leggerà.

Una cosa che vuoi evitare è usare termini di genere e non inclusivi come "Ciao ragazzi" e "Mr./Ms/Mrs". nel tuo saluto

Per aiutarti, ecco un elenco di saluti che puoi aprire nelle tue e-mail:

• Caro [Nome]
• [Nome]
• Buongiorno/pomeriggio
• Ciao gruppo
• Ehi
• Ciao

3. Avere una forte capacità di attirare l'attenzione.

Una volta tolto il saluto, è ora di iniziare la tua email.

Mentre la riga dell'oggetto determina se la tua email è aperta, la tua frase di apertura determina se la tua email viene letta fino alla fine.

Se è un'introduzione, puoi aprire con qualcosa che sai interesserà il tuo destinatario. Puoi scoprirlo attraverso una piccola ricerca sui loro profili sui social media. Forse hanno twittato qualcosa di interessante o pubblicato di recente qualcosa su LinkedIn a cui puoi fare riferimento.

Questo ti aiuterà a creare un rapporto e a dimostrare che non stai inviando un'e-mail generica a più persone.

Ovviamente, questo non è necessario se stai inviando un'e-mail a un collega o a qualcuno che conosci, ma è comunque importante stabilire un tipo di contesto in modo che sappiano cosa sta succedendo.

Con un collega, inizia con il "perché".

Nessuno ha il tempo (e la pazienza) di indovinare di cosa tratta un'e-mail. Prima rispondi al "perché", più velocemente catturerai la loro attenzione.

Suggerimento rapido: se stai inviando e-mail di vendita e hai bisogno di ispirazione su cosa dire esattamente, dai un'occhiata ai modelli di e-mail gratuiti di HubSpot . Con questo strumento, puoi accedere a una libreria di modelli integrati progettati per ogni fase del percorso del cliente.

4. Mantieni il tuo messaggio breve e conciso.

Secondo Statista, inviamo e riceviamo circa 319 miliardi di e-mail al giorno in tutto il mondo.

Questa statistica rende molto chiara una cosa: passiamo molto tempo a leggere le email. E per questo motivo, molte persone scansionano semplicemente le e-mail per ottenere l'essenza del messaggio e passare a quello successivo.

Con questo in mente, si desidera ottimizzare la leggibilità e la scansione della posta elettronica. Questo sarà simile a:

• Mantenendo i paragrafi brevi.
• Aggiunta di punti elenco.
• Utilizzo di elementi visivi per spezzare il testo.

Anche se potresti sentirti in dovere di dire loro tutto in un'e-mail, non farlo.

Nessuno aspetta con impazienza un saggio di tre pagine che arrivi nella loro casella di posta. Pensaci in questo modo: qual è il principale risultato della tua email e c'è un'azione particolare che vuoi che il tuo destinatario intraprenda?

Da lì, redigi la tua email e quando la rileggi, assicurati che ogni riga che aggiungi ti aiuti a raggiungere questo obiettivo. In caso contrario, rimuoverlo.

Quando è necessario includere molte informazioni in un'e-mail, probabilmente è meglio suggerire una telefonata o un incontro. Puoi utilizzare questo strumento per riunioni gratuito per pianificare le riunioni più velocemente ed evitare e-mail avanti e indietro.

5. Sii coerente con il tuo carattere.

Se ricevo un'e-mail come questa, la elimino immediatamente o presumo che sia una truffa.

Le e-mail possono essere divertenti. Puoi aggiungere immagini, GIF e colori. Tuttavia, c'è un modo per farlo che non è troppo fastidioso o distraente.

Questo è un esempio di cosa non fare. Ci sono diversi tipi di carattere utilizzati nell'e-mail, diverse dimensioni dei caratteri e diversi colori. Di conseguenza, l'occhio non sa dove andare ed è un po' opprimente.

Inoltre, il messaggio si perde, poiché il destinatario è troppo distratto da tutti questi elementi che lottano per attirare la sua attenzione.

Quindi, come regola pratica: attenersi a un carattere. Se vuoi usarne uno secondario, usalo con parsimonia. Segui la stessa regola per il colore.

Se stai utilizzando una tastiera non inglese, i tuoi caratteri potrebbero non essere visualizzati correttamente sul dispositivo dell'altra persona. Invece, usa caratteri e-mail sicuri per il Web come:

• Ariale
• Corriere
• Georgia
• Helvetica
• Lucida Sans
• Tahoma
• Times New Roman
• Trabucco MS
• Verdana

In effetti, questo è l'elenco esatto fornito da Gmail:

Ciò assicurerà che il tuo destinatario riceva il tuo messaggio con un carattere normale, indipendentemente dal dispositivo o dal sistema operativo.

6. Scrivi una chiusura semplice.

Una volta che hai finito con il contenuto della tua email, è il momento di chiuderla.

Non c'è bisogno di renderlo fantasioso, basta mantenere la chiusura semplice e diretta.

Quindi, niente del genere:

Invece, attieniti alle linee di chiusura sicure e comprovate e dovresti essere bravo.

Puoi scegliere tra alcune delle linee di chiusura più comuni di seguito:

• Cordiali saluti
• Distinti saluti
• Migliore
• Cordiali saluti
• Calorosi auguri
• Cordiali saluti
• Auguri gentili
• Grazie
• Stai attento

7. Pianifica le tue e-mail.

Un sondaggio del 2020 di Sleep Advisor ha rilevato che circa il 54% degli americani controlla la propria posta elettronica di lavoro subito dopo o entro un'ora dal risveglio.

Un altro studio di Litmus sullo stato dell'impegno e-mail negli Stati Uniti nel 2021 lo supporta. Rivela che il momento più popolare per leggere le e-mail è la mattina. Le tariffe di apertura iniziano intorno alle 6:00 ma di solito raggiungono il picco tra le 9:00 e mezzogiorno, ora locale.

Date queste informazioni, puoi seguire una delle due strategie: invia la tua email al mattino quando sai che stanno scorrendo o attendi un momento meno occupato.

Da un lato, la tua email corre il rischio di essere sepolta se la invii al mattino. Tuttavia, se aspetti un secondo momento, la tua email potrebbe non essere mai aperta.

Ci vogliono tentativi ed errori per capire cosa funziona meglio quando si invia un'e-mail con il tuo team.

Se stai scrivendo un'e-mail a qualcuno in un altro stato o paese, devi anche tenere conto dei fusi orari. Il mezzogiorno per te potrebbe essere le 19:00 per qualcun altro. Pertanto, tieni a mente chi è il tuo destinatario e quando sarebbe più ricettivo alla tua email.

Suggerimento da professionista: puoi utilizzare il nostro strumento di pianificazione e-mail gratuito per assicurarti che le tue e-mail vengano inviate al momento giusto.

8. Esegui un controllo ortografico e grammaticale finale.

Ci sei quasi, non sbagliare nell'ultimo tratto.

Immagina di passare del tempo a creare un messaggio perfetto, solo per essere ignorato perché l'e-mail è piena di errori di ortografia e grammatica.

Ecco come evitarlo: una volta terminata la bozza della tua email, copiala e incollala in Microsoft Word o Google Docs per dargli un rapido controllo grammaticale, di fraseggio e di ortografia.

In alternativa, puoi anche utilizzare controlli gratuiti come Grammarly per automatizzare il processo durante la stesura.

Fonte immagine

Inoltre, leggi il messaggio ad alta voce per assicurarti che le frasi non siano troppo lunghe, goffe o robotiche. Vuoi che la tua copia e-mail suoni umana .

Tutti questi suggerimenti aiutano il lettore a concentrarsi sul tuo messaggio, non sugli altri elementi della tua email.

Suggerimenti per la scrittura di e-mail per i team internazionali

La maggior parte delle persone non te lo dirà, ma la creazione di una buona email inizia anche prima di scrivere una sola parola. Inizia con la tua mentalità.

Quando sei nello stato d'animo corretto, sarai in grado di scrivere e-mail efficaci che comunicano e persuadono.

Sembra logico... ma come si entra nel "corretto stato d'animo"? Bene, ci sono due modi: mettiti nei panni del destinatario e scrivi nel modo in cui parli.

Altro su quello di seguito.

Immagina di ricevere l'email che stai scrivendo.

Hai mai ricevuto un'e-mail che era così incoerente che non riuscivi nemmeno a finire di leggerla, per non parlare nemmeno di rispondere? O includeva una proposta completamente irrilevante?

Fonte immagine

Ahrefs è uno strumento SEO, ma hanno ricevuto un'e-mail da una compagnia di pesca.

Uno dei maggiori problemi quando si tratta di scrivere e-mail è la mancanza di empatia per il destinatario. Fatti queste domande:

• Perché sto inviando un'e-mail a questa persona?
• È questa la persona giusta da contattare, considerando quello che sto cercando di ottenere?
• Il mio messaggio è chiaro e diretto?
• Questo sarebbe meglio discusso in una riunione?
• Ogni linea aiuta o danneggia il mio obiettivo?

Ciò è particolarmente importante quando si invia un'e-mail a qualcuno di nuovo ma comunque prezioso quando si contatta un collega.

Scrivi come parli.

Se non sei madrelingua inglese, è normale pensare che dovresti essere più formale quando si tratta di scrivere la tua email.

Tuttavia, ciò si traduce in e-mail troppo formali e risultano goffe o rigide. Per esempio:

I madrelingua inglesi scrivono in modo più informale: la loro scrittura suona come una persona che parla con un'altra.

Ecco un rapido suggerimento grammaticale che ti aiuterà sempre a sembrare più nativo: scrivi con una voce attiva ed evita la voce passiva .

Una "voce attiva" mostra che un soggetto sta eseguendo l'azione del verbo, ad esempio: "Marilyn ha spedito la lettera".

Al contrario, la "voce passiva" mostra che il verbo è seguito dal soggetto, ad esempio: "La lettera è stata spedita da Marilyn".

Invece di scrivere "il tuo feedback sarebbe molto apprezzato", prova a dire "Apprezzerei il tuo feedback". Invece di scrivere "la tua richiesta è stata ricevuta", prova "Ho ricevuto la tua richiesta".

Nota come scrivere con una voce attiva suona più umano.

Scrivere un'e-mail non dovrebbe essere scoraggiante. Con questi semplici suggerimenti, ti assicurerai che la tua email sia sempre efficace.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato a luglio 2018 ed è stato aggiornato per completezza.