8 Tips Menulis Email yang Efektif dan Menarik

Pernahkah Anda harus menghebohkan diri sendiri untuk mengirim email? Karena, sama.

Ada sesuatu yang terasa monumental tentang mengirim email yang tidak selalu Anda dapatkan dengan bentuk komunikasi lain. Dan jika Anda bukan penutur asli bahasa Inggris, tugas itu bisa terasa lebih menakutkan.

Artikel ini akan memberikan beberapa tips bermanfaat untuk membantu Anda meningkatkan kualitas email secara keseluruhan, apa pun perspektif Anda. Setelah Anda menerapkan strategi sederhana ini pada tulisan Anda, Anda seharusnya dapat dengan percaya diri mengirim email kepada siapa pun dan menghilangkan kecemasan pasca-pengiriman itu.

Mari kita mulai.

1. Memiliki baris subjek yang menarik.

Baris subjek dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan email Anda. Ini sering menjadi faktor penentu apakah seseorang akan membuka email Anda.

Sayangnya, banyak orang yang kesulitan dengan bagian ini.

Lihatlah contoh ini:

Baris subjek khusus ini (omong-omong, contoh kehidupan nyata) tidak jelas, tidak langsung, dan sama sekali tidak memberi petunjuk kepada saya tentang isi email itu.

Hasil? Saya mungkin menghapus atau mengabaikannya sama sekali.

Inilah opsi yang lebih baik:

Ini deskriptif, spesifik, dan memberi tahu saya bahwa ini adalah pengantar.

Baris subjek sangat penting jika Anda menjangkau seseorang untuk pertama kalinya. Penerima tidak tahu siapa Anda, dan hanya bisa menilai Anda dari baris subjek Anda.

Bahkan jika Anda mengirim email secara internal di perusahaan Anda, tetap ada gunanya menulis baris subjek yang bagus sehingga penerima Anda memiliki gagasan tentang apa yang diharapkan. Seperti orang sibuk lainnya, rekan tim Anda menerima banyak email setiap hari, dan tentu saja akan menghargai upaya ekstra dari baris subjek deskriptif.

Jadi, bagaimana Anda menulis baris subjek yang baik?

Jelas, langsung, dan jelaskan isi email Anda. Jangan takut untuk mengambil seluruh baris subjek. Berikut adalah beberapa contoh baris subjek yang bagus:

• [Diperlukan Tindakan] Rapat Pemasaran Bulanan
• FYI/Informasi
• Permintaan untuk [Sisipkan di sini]
• [Pengingat] Survei untuk Diselesaikan | Akan Memakan Waktu 2 Menit
• [Name] menyarankan agar saya menghubungi Anda
• Saya akan berada di kota Selasa berikutnya – apakah Anda tersedia?

Jika Anda mengirim email promosi, hindari baris subjek yang menipu seperti:

• ULANG:
• FWD:
• Mendesak
• Konfirmasi pesanan
• status akun

Tidak perlu menggunakan trik licik atau judul clickbait hanya untuk mendorong pembukaan. Mereka membuat penerima merasa ditipu dan ditipu, menurut survei Litmus 2019. Anda akan kehilangan kepercayaan dan mungkin berakhir di email sampah mereka sebagai hasilnya.

Anda ingin mengasosiasikan perasaan positif dengan email Anda, bukan kemarahan dan kekecewaan.

2. Mulailah dengan salam yang sesuai.

Untuk memulai email, Anda harus mulai dengan salam yang sesuai. Ada dua komponen salam: salam dan kalimat pembuka.

Salam yang tepat sebenarnya tergantung pada situasinya. Jika Anda menulis email resmi ke bank atau lembaga pemerintah, akan lebih baik untuk memulai dengan “Yang Terhormat [X].”

Jika Anda mengirim email ke seseorang yang Anda kenal, atau bekerja di lingkungan biasa, maka tidak apa-apa untuk menggunakan “Hai [nama]” atau “Halo [Nama].”

Ada juga "Kepada Siapa Yang Memprihatinkan", saat Anda mengirim email ke email grup dan tidak yakin siapa yang akan membacanya.

Satu hal yang ingin Anda hindari adalah menggunakan istilah gender dan non-inklusif seperti "Hai guys" dan "Mr./Ms/Mrs." dalam salammu.

Untuk membantu Anda, berikut adalah daftar salam yang dapat Anda buka di email Anda:

• Sayang [Nama Depan]
• [Nama]
• Selamat pagi/siang
• Hai tim
• Hai
• Hai, yang di sana

3. Memiliki penarik perhatian yang kuat.

Setelah salam selesai, saatnya untuk memulai email Anda.

Sementara baris subjek menentukan apakah email Anda dibuka, kalimat pembuka Anda menentukan apakah email Anda dibaca sampai akhir.

Jika ini adalah perkenalan, Anda dapat membukanya dengan sesuatu yang Anda tahu akan menarik minat penerima Anda. Anda dapat mengetahuinya melalui sedikit riset di profil media sosial mereka. Mungkin mereka menge-Tweet sesuatu yang menarik atau baru-baru ini memposting sesuatu di LinkedIn yang dapat Anda rujuk.

Ini akan membantu Anda membangun hubungan dan menunjukkan bahwa Anda tidak mengirim email umum ke banyak orang.

Tentu saja, ini tidak perlu jika Anda mengirim email ke kolega atau seseorang yang Anda kenal, tetapi tetap penting untuk menetapkan semacam konteks sehingga mereka tahu apa yang terjadi.

Dengan seorang rekan, mulailah dengan "mengapa."

Tidak ada yang punya waktu (dan kesabaran) untuk menebak apa itu email. Semakin cepat Anda menjawab "mengapa", semakin cepat Anda menarik perhatian mereka.

Kiat cepat: Jika Anda mengirim email penjualan dan membutuhkan inspirasi tentang apa yang harus dikatakan, lihat templat email gratis HubSpot . Dengan alat ini, Anda dapat mengakses perpustakaan templat bawaan yang dirancang untuk setiap tahap perjalanan pelanggan.

4. Jaga agar pesan Anda tetap singkat dan padat.

Menurut Statista, kami mengirim dan menerima sekitar 319 miliar email setiap hari di seluruh dunia.

Statistik ini memperjelas satu hal: Kami menghabiskan banyak waktu untuk membaca email. Dan karena ini, banyak orang hanya memindai email untuk mendapatkan inti dari pesan dan melanjutkan ke yang berikutnya.

Dengan mengingat hal ini, Anda ingin mengoptimalkan email agar mudah dibaca dan dapat dipindai. Ini akan terlihat seperti:

• Membuat paragraf tetap pendek.
• Menambahkan poin-poin.
• Menggunakan visual untuk memecah teks.

Meskipun Anda mungkin merasa perlu memberi tahu mereka semuanya dalam satu email, jangan lakukan.

Tidak ada yang dengan sabar menunggu esai tiga halaman tiba di kotak masuk mereka. Pikirkan seperti ini: Apa hasil utama dari email Anda dan apakah ada tindakan tertentu yang Anda ingin penerima Anda ambil?

Dari sana, buat konsep email Anda dan ketika Anda membacanya kembali, pastikan setiap baris yang Anda tambahkan membantu Anda mencapai tujuan ini. Jika tidak, hapus.

Saat Anda perlu memasukkan banyak informasi dalam email, mungkin lebih baik menyarankan panggilan telepon atau rapat saja. Anda dapat menggunakan alat rapat gratis ini untuk menjadwalkan rapat Anda lebih cepat dan menghindari email bolak-balik.

5. Konsisten dengan font Anda.

Jika saya mendapatkan email seperti ini, saya langsung menghapus atau menganggap itu scam.

Email bisa menyenangkan. Anda dapat menambahkan gambar, GIF, dan warna. Namun, ada cara untuk melakukannya yang tidak terlalu menggelegar atau mengganggu.

Ini adalah contoh dari apa yang tidak boleh dilakukan. Ada beberapa font yang digunakan dalam email, ukuran font yang berbeda serta warna yang berbeda. Akibatnya, mata tidak tahu harus ke mana dan agak berlebihan.

Selain itu, pesan akan hilang, karena penerima Anda terlalu terganggu oleh semua elemen yang memperebutkan perhatian mereka.

Jadi, sebagai aturan praktis: Tetap berpegang pada satu font. Jika Anda ingin menggunakan yang kedua, gunakan dengan hemat. Ikuti aturan yang sama untuk warna.

Jika Anda menggunakan keyboard non-Inggris, font Anda mungkin tidak ditampilkan dengan benar di perangkat orang lain. Sebagai gantinya, gunakan font email yang aman untuk web seperti:

• Arial
• Kurir
• Georgia
• Helvetica
• Lucida Sans
• Tahoma
• Times New Roman
• Trebuchet MS
• Verdana

Faktanya, ini adalah daftar persis yang diberikan Gmail:

Ini akan memastikan bahwa penerima Anda akan menerima pesan Anda dalam font biasa, terlepas dari perangkat atau sistem operasinya.

6. Tulis penutup sederhana.

Setelah Anda selesai dengan isi email Anda, saatnya untuk menutupnya.

Anda tidak harus membuatnya mewah – cukup buat penutup Anda sederhana dan lugas.

Jadi, tidak ada yang seperti ini:

Sebaliknya, tetap berpegang pada garis penutupan yang aman dan terbukti dan Anda harus baik.

Anda dapat memilih dari beberapa garis penutup yang paling umum di bawah ini:

• Sungguh-sungguh
• Salam
• Terbaik
• Salam hangat
• Harapan hangat
• Salam
• Salam hangat
• Terima kasih
• Hati hati

7. Jadwalkan email Anda.

Satu survei tahun 2020 oleh Sleep Advisor menemukan bahwa sekitar 54% orang Amerika memeriksa email kantor mereka segera setelah atau dalam waktu satu jam setelah bangun tidur.

Studi lain oleh Litmus tentang Status Keterlibatan Email di Amerika Serikat pada tahun 2021 mendukung hal ini. Ini mengungkapkan bahwa waktu paling populer untuk membaca email adalah di pagi hari. Tarif buka mulai sekitar pukul 6 pagi tetapi biasanya mencapai puncaknya antara pukul 9 pagi dan siang waktu setempat.

Dengan informasi ini, Anda dapat mengikuti salah satu dari dua strategi: Kirim email Anda di pagi hari ketika Anda tahu mereka sedang menggulir atau menunggu waktu yang tidak terlalu sibuk.

Di satu sisi, email Anda berisiko terkubur jika Anda mengirimnya di pagi hari. Namun, jika Anda menunggu beberapa saat lagi, email Anda mungkin tidak akan pernah dibuka.

Dibutuhkan trial and error untuk mencari tahu apa yang terbaik saat mengirim email dengan tim Anda.

Jika Anda menulis email ke seseorang di negara bagian atau negara lain, Anda juga harus mempertimbangkan zona waktu. Siang untuk Anda mungkin jam 7 malam untuk orang lain. Karena itu, ingatlah siapa penerima Anda dan kapan mereka paling mudah menerima email Anda.

Pro-tip: Anda dapat menggunakan alat penjadwalan email gratis kami untuk memastikan bahwa email Anda dikirim pada waktu yang tepat.

8. Lakukan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa terakhir.

Anda hampir sampai – jangan mengacau pada peregangan terakhir.

Bayangkan menghabiskan waktu menyusun pesan yang sempurna, hanya untuk diabaikan karena email penuh dengan kesalahan ejaan dan tata bahasa.

Berikut cara menghindarinya: Setelah Anda selesai menyusun email, salin dan tempel ke Microsoft Word atau Google Documents untuk memeriksa tata bahasa, frasa, dan ejaan dengan cepat.

Atau, Anda juga dapat menggunakan pemeriksa gratis seperti Grammarly untuk mengotomatiskan proses saat Anda sedang menyusun.

Sumber Gambar

Selain itu, baca pesan dengan keras untuk memastikan kalimatnya tidak terlalu panjang, terdengar kikuk, atau robot. Anda ingin salinan email Anda terdengar seperti manusia .

Semua tip ini membantu pembaca fokus pada pesan Anda, bukan elemen lain dari email Anda.

Tips Menulis Email untuk Tim Internasional

Kebanyakan orang tidak akan memberi tahu Anda hal ini, tetapi menyusun email yang baik dimulai bahkan sebelum Anda menuliskan satu kata pun. Itu dimulai dengan pola pikir Anda.

Ketika Anda berada dalam kerangka berpikir yang benar, Anda akan dapat menulis email yang efektif yang berkomunikasi dan membujuk.

Kedengarannya logis … tetapi bagaimana Anda memasuki “kerangka pikiran yang benar”? Nah, ada dua cara: Tempatkan diri Anda pada posisi penerima dan tulislah cara Anda berbicara.

Lebih lanjut tentang itu di bawah ini.

Bayangkan menerima email yang Anda tulis.

Pernahkah Anda menerima email yang sangat tidak jelas sehingga Anda bahkan tidak bisa menyelesaikan membacanya, apalagi mempertimbangkan untuk membalasnya? Atau memasukkan proposisi yang sama sekali tidak relevan?

Sumber Gambar

Ahrefs adalah alat SEO, namun mereka menerima email dari perusahaan perikanan.

Salah satu masalah terbesar dalam menulis email adalah kurangnya empati kepada penerima. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

• Mengapa saya mengirim email kepada orang ini?
• Apakah ini orang yang tepat untuk dihubungi, mengingat apa yang ingin saya capai?
• Apakah pesan saya jelas dan to the point?
• Apakah ini lebih baik dibahas dalam pertemuan?
• Apakah setiap baris membantu atau melukai tujuan saya?

Ini sangat penting saat mengirim email kepada seseorang yang baru tetapi tetap berharga saat menghubungi rekan kerja.

Menulis seperti Anda berbicara.

Jika Anda bukan penutur asli bahasa Inggris, wajar jika Anda merasa harus lebih formal dalam hal penulisan email.

Namun, ini menghasilkan email yang terlalu formal, dan terkesan canggung atau kaku. Sebagai contoh:

Penutur asli bahasa Inggris menulis lebih informal — tulisan mereka terdengar seperti satu orang berbicara dengan orang lain.

Berikut adalah tip tata bahasa cepat yang akan selalu membantu Anda terdengar lebih asli: Tulis dengan suara aktif dan hindari suara pasif .

Sebuah "suara aktif" menunjukkan bahwa subjek melakukan tindakan kata kerja, misalnya: "Marilyn mengirimkan surat itu."

Sebaliknya, "suara pasif" menunjukkan bahwa kata kerja ditindaklanjuti oleh subjek, misalnya: "Surat itu dikirimkan oleh Marilyn."

Alih-alih menulis "umpan balik Anda akan sangat dihargai", cobalah mengatakan "Saya akan menghargai umpan balik Anda." Alih-alih menulis "permintaan Anda telah diterima", coba "Saya menerima permintaan Anda."

Perhatikan bagaimana menulis dengan suara aktif terdengar lebih manusiawi.

Menulis email seharusnya tidak menakutkan. Dengan tips sederhana ini, Anda akan memastikan email Anda efektif setiap saat.

Catatan Editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Juli 2018 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.