8 wskazówek dotyczących pisania skutecznych i przekonujących wiadomości e-mail

Czy kiedykolwiek musiałeś się nakręcać, żeby wysłać e-mail? Ponieważ to samo.

Wysyłanie wiadomości e-mail wydaje się monumentalne, czego nie zawsze otrzymujesz w przypadku innych form komunikacji. A jeśli nie jesteś native speakerem, to zadanie może wydawać się jeszcze bardziej zniechęcające.

W tym artykule znajdziesz kilka pomocnych wskazówek, które pomogą Ci poprawić ogólną jakość Twoich e-maili, bez względu na Twoją perspektywę. Gdy zastosujesz te proste strategie do pisania, powinieneś być w stanie śmiało wysyłać e-maile do każdego i pozbyć się niepokoju po wysłaniu.

Zacznijmy.

1. Miej przekonujący temat.

Wiersze tematu mogą przyczynić się do sukcesu e-maila lub go złamać. Często jest to decydujący czynnik, czy ktoś otworzy Twoją wiadomość e-mail.

Niestety wiele osób zmaga się z tą częścią.

Spójrz na ten przykład:

Ta konkretna linia tematu (przy okazji przykład z życia) jest niejasna, niebezpośrednia iw ogóle nie sugeruje mi, o czym będzie treść e-maila.

Wynik? Mogę go całkowicie usunąć lub zignorować.

Oto lepsza opcja:

Jest opisowy, konkretny i mówi mi, że to jest wprowadzenie.

Tematy są szczególnie ważne, jeśli kontaktujesz się z kimś po raz pierwszy. Odbiorca nie wie, kim jesteś, i może oceniać Cię tylko na podstawie tematu.

Nawet jeśli wysyłasz e-maile wewnętrznie w swojej firmie, nadal opłaca się napisać świetny temat, aby odbiorca wiedział, czego się spodziewać. Jak każda zajęta osoba, Twoi koledzy z zespołu otrzymują codziennie mnóstwo e-maili i z pewnością doceniliby dodatkowy wysiłek w postaci opisowego wiersza tematu.

Jak więc napisać dobry temat?

Bądź jasny, bezpośredni i opisz treść swojego e-maila. Nie bój się zajmować całego tematu. Oto kilka dobrych przykładów tematów:

• [Wymagane działanie] Comiesięczne spotkanie marketingowe
• Do Twojej wiadomości/informacyjne
• Prośba o [wstaw tutaj]
• [Przypomnienie] Ankieta do ukończenia | Zajmie 2 minuty
• [Name] zasugerował, żebym się z tobą skontaktował
• Będę w mieście w następny wtorek – jesteś wolny?

Jeśli wysyłasz promocyjną wiadomość e-mail, unikaj zwodniczych tematów, takich jak:

• ODNOŚNIE:
• Naprzód:
• Pilne
• Potwierdzenie zamówienia
• Status Konta

Nie ma potrzeby uciekać się do podstępnych sztuczek lub tytułów typu clickbait tylko po to, by wywołać otwarcie. Sprawiają, że odbiorcy czują się oszukani i oszukani, wynika z ankiety Litmus z 2019 roku. Stracisz zaufanie i w rezultacie możesz trafić do niechcianej poczty.

Chcesz skojarzyć ze swoim e-mailem pozytywne uczucia, a nie gniew i rozczarowanie.

2. Zacznij od odpowiedniego powitania.

Aby rozpocząć e-mail, powinieneś zacząć od odpowiedniego powitania. Powitanie składa się z dwóch elementów: pozdrowienia i zdania otwierającego.

Odpowiednie pozdrowienie faktycznie zależy od sytuacji. Jeśli piszesz formalną wiadomość e-mail do banku lub instytucji rządowej, lepiej zacząć od „Drogi [X]”.

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do kogoś, kogo znasz lub pracujesz w nieformalnym środowisku, możesz użyć „Cześć [imię]” lub „Witaj [imię]”.

Istnieje również opcja „Do kogo to może dotyczyć”, gdy wysyłasz wiadomość e-mail do grupy e-mail i nie masz pewności, kto ją przeczyta.

Jedną z rzeczy, których chcesz uniknąć, jest używanie terminów związanych z płcią i nieobejmujących, takich jak „Cześć chłopaki” i „Pan/Pani/Pani”. w twoim pozdrowieniu.

Aby Ci pomóc, oto lista pozdrowienia, które możesz otworzyć w swoich e-mailach:

• Drogi [Imię]
• [Nazwa]
• Dzień dobry wieczór
• cześć drużyno
• Hej
• cześć

3. Miej silne przyciąganie uwagi.

Gdy już usuniesz pozdrowienie, nadszedł czas, aby rozpocząć e-mail.

Podczas gdy wiersz tematu określa, czy wiadomość zostanie otwarta, zdanie otwierające określa, czy wiadomość zostanie przeczytana do końca.

Jeśli jest to wprowadzenie, możesz otworzyć coś, o czym wiesz, że zainteresuje odbiorcę. Możesz się tego dowiedzieć, przeprowadzając małe badania na ich profilach w mediach społecznościowych. Być może napisali coś interesującego na Twitterze lub niedawno opublikowali coś na LinkedIn, do czego możesz się odwołać.

Pomoże Ci to zbudować relacje i pokaże, że nie wysyłasz ogólnej wiadomości e-mail do wielu osób.

Oczywiście nie jest to konieczne, jeśli wysyłasz e-mail do współpracownika lub kogoś, kogo znasz, ale nadal ważne jest ustalenie kontekstu, aby wiedzieli, co się dzieje.

Z kolegą zacznij od „dlaczego”.

Nikt nie ma czasu (i cierpliwości), aby odgadnąć, o czym jest e-mail. Im szybciej odpowiesz „dlaczego”, tym szybciej przyciągniesz ich uwagę.

Szybka wskazówka: jeśli wysyłasz e-maile dotyczące sprzedaży i potrzebujesz inspiracji, co dokładnie powiedzieć, spójrz na bezpłatne szablony e-maili HubSpot . Dzięki temu narzędziu możesz uzyskać dostęp do biblioteki wbudowanych szablonów zaprojektowanych dla każdego etapu podróży klienta.

4. Postaraj się, aby wiadomość była krótka i zwięzła.

Według Statista wysyłamy i otrzymujemy około 319 miliardów e-maili dziennie na całym świecie.

Ta statystyka wyjaśnia jedną rzecz: spędzamy dużo czasu na czytaniu e-maili. Z tego powodu wiele osób po prostu skanuje wiadomości e-mail, aby uzyskać istotę wiadomości i przejść do następnej.

Mając to na uwadze, chcesz zoptymalizować pocztę e-mail pod kątem czytelności i skanowania. To będzie wyglądać tak:

• Utrzymywanie krótkich akapitów.
• Dodawanie punktorów.
• Używanie materiałów wizualnych do dzielenia tekstu.

Chociaż możesz czuć, że musisz powiedzieć im wszystko w jednym e-mailu, nie rób tego.

Nikt nie czeka z niecierpliwością na trzystronicowy esej, który pojawi się w ich skrzynce odbiorczej. Pomyśl o tym w ten sposób: co jest głównym wnioskiem z Twojego e-maila i czy jest jakieś konkretne działanie, które ma wykonać odbiorca?

Stamtąd przygotuj szkic e-maila, a po ponownym przeczytaniu upewnij się, że każdy dodany wiersz pomaga Ci osiągnąć ten cel. Jeśli nie, usuń go.

Gdy musisz zawrzeć dużo informacji w wiadomości e-mail, prawdopodobnie lepiej zamiast tego zasugerować rozmowę telefoniczną lub spotkanie. Możesz użyć tego bezpłatnego narzędzia do spotkań, aby szybciej planować spotkania i uniknąć e-maili w obie strony.

5. Bądź spójny ze swoją czcionką.

Jeśli otrzymam taką wiadomość e-mail, natychmiast ją usuwam lub zakładam, że to oszustwo.

E-maile mogą być zabawne. Możesz dodawać obrazy, GIF-y i kolory. Istnieje jednak sposób, aby to zrobić, który nie jest zbyt drażniący ani rozpraszający.

To jest przykład tego, czego nie robić. W wiadomości e-mail używanych jest kilka czcionek, różne rozmiary i różne kolory. W rezultacie oko nie wie, dokąd się udać i jest to trochę przytłaczające.

Co więcej, wiadomość ginie, ponieważ odbiorca jest zbyt rozproszony przez wszystkie te elementy walczące o jego uwagę.

Tak więc ogólna zasada: trzymaj się jednej czcionki. Jeśli chcesz użyć drugiego, używaj go oszczędnie. Postępuj zgodnie z tą samą zasadą dla koloru.

Jeśli używasz klawiatury innej niż angielska, Twoje czcionki mogą nie wyświetlać się poprawnie na urządzeniu drugiej osoby. Zamiast tego używaj bezpiecznych w Internecie czcionek e-mail, takich jak:

• Arial
• Kurier
• Gruzja
• Helvetica
• Lucida Sans
• Tahoma
• Czcionka Times New Roman
• Trebusz MS
• Verdana

W rzeczywistości jest to dokładna lista, którą podaje Gmail:

Dzięki temu Twój odbiorca otrzyma Twoją wiadomość zwykłą czcionką, niezależnie od urządzenia lub systemu operacyjnego.

6. Napisz proste zamknięcie.

Gdy skończysz z treścią wiadomości e-mail, czas ją zamknąć.

Nie musisz robić tego wymyślnie – po prostu zadbaj o to, by zamykanie było proste i jasne.

Więc nic takiego:

Zamiast tego trzymaj się bezpiecznych, sprawdzonych linii zamykających i powinieneś być dobry.

Możesz wybrać jedną z najczęstszych linii zamykających poniżej:

• Z poważaniem
• Z poważaniem
• To, co najlepsze
• Gorące pozdrowienia
• Ciepłe życzenia
• Z poważaniem
• Serdeczne życzenia
• Dziękuję Ci
• Dbać

7. Zaplanuj swoje e-maile.

Jedno z badań przeprowadzonych w 2020 r. przez Sleep Advisor wykazało, że około 54% Amerykanów sprawdza swoją służbową pocztę e-mail natychmiast po przebudzeniu lub w ciągu godziny.

Potwierdza to inne badanie przeprowadzone przez Litmusa na temat stanu zaangażowania e-mailowego w Stanach Zjednoczonych w 2021 roku. Wynika z niego, że najpopularniejszym czasem na czytanie e-maili jest poranek. Kursy otwarć zaczynają się około 6 rano, ale zwykle osiągają szczyt między 9 rano a południem czasu lokalnego.

Mając te informacje, możesz zastosować jedną z dwóch strategii: Wyślij e-mail rano, kiedy wiesz, że się przewija, lub poczekaj na mniej zajęty czas.

Z jednej strony istnieje ryzyko, że Twój e-mail zostanie zakopany, jeśli wyślesz go rano. Jeśli jednak poczekasz na później, Twój e-mail może nigdy nie zostać otwarty.

Aby dowiedzieć się, co działa najlepiej, gdy wysyłasz e-maile do swojego zespołu, trzeba prób i błędów.

Jeśli piszesz wiadomość e-mail do kogoś w innym stanie lub kraju, musisz również uwzględnić strefy czasowe. W południe dla ciebie może być godzina dziewiętnasta dla kogoś innego. W związku z tym pamiętaj, kim jest Twój odbiorca i kiedy będzie najbardziej otwarci na Twój e-mail.

Porada od specjalistów: możesz skorzystać z naszego bezpłatnego narzędzia do planowania poczty e-mail, aby upewnić się, że Twoje wiadomości e-mail są wysyłane we właściwym czasie.

8. Wykonaj ostateczną kontrolę pisowni i gramatyki.

Jesteś prawie na miejscu – nie zepsuj ostatniego odcinka.

Wyobraź sobie, że spędzasz czas na tworzeniu idealnej wiadomości, która zostanie zignorowana, ponieważ e-mail zawiera błędy ortograficzne i gramatyczne.

Oto jak tego uniknąć: Po zakończeniu redagowania wiadomości e-mail skopiuj ją i wklej do programu Microsoft Word lub Dokumentów Google, aby szybko sprawdzić gramatykę, frazę i pisownię.

Alternatywnie możesz również użyć bezpłatnych kontrolerów, takich jak Grammarly, aby zautomatyzować proces podczas tworzenia wersji roboczej.

Źródło obrazu

Ponadto przeczytaj wiadomość na głos, aby upewnić się, że zdania nie są zbyt długie, nie brzmią niezgrabnie lub nie są zautomatyzowane. Chcesz, aby Twoja kopia e-maila brzmiała jak człowiek .

Wszystkie te wskazówki pomagają czytelnikowi skupić się na wiadomości, a nie na innych elementach wiadomości e-mail.

Wskazówki dotyczące pisania e-maili dla zespołów międzynarodowych

Większość ludzi Ci tego nie powie, ale tworzenie dobrego e-maila zaczyna się, zanim napiszesz choćby jedno słowo. Zaczyna się od twojego nastawienia.

Kiedy będziesz we właściwym nastroju, będziesz w stanie pisać skuteczne e-maile, które komunikują się i przekonują.

Brzmi logicznie… ale jak wejść w „właściwy stan umysłu”? Cóż, są dwa sposoby: Postaw się w sytuacji odbiorcy i pisz w sposób, w jaki mówisz.

Więcej na ten temat poniżej.

Wyobraź sobie, że otrzymujesz e-mail, który piszesz.

Czy kiedykolwiek otrzymałeś e-mail, który był tak niespójny, że nie mogłeś nawet dokończyć jego czytania, nie mówiąc już o rozważeniu odpowiedzi? A może zawiera zupełnie nieistotną propozycję?

Źródło obrazu

Ahrefs to narzędzie SEO, ale otrzymali wiadomość e-mail od firmy wędkarskiej.

Jednym z największych problemów, jeśli chodzi o pisanie e-maili, jest brak empatii dla odbiorcy. Zadaj sobie te pytania:

• Dlaczego wysyłam e-mail do tej osoby?
• Czy jest to właściwa osoba do kontaktu, biorąc pod uwagę to, co chcę osiągnąć?
• Czy moje przesłanie jest jasne i na temat?
• Czy lepiej byłoby to omówić na spotkaniu?
• Czy każda linia pomaga lub szkodzi mojemu celowi?

Jest to szczególnie ważne, gdy wysyłasz wiadomość e-mail do kogoś nowego, ale nadal cennego podczas kontaktu z kolegą.

Pisz tak, jak mówisz.

Jeśli nie jesteś native speakerem, to normalne, że powinieneś być bardziej formalny, jeśli chodzi o pisanie e-maili.

Powoduje to jednak, że e-maile są zbyt formalne i wydają się niezręczne lub sztywne. Na przykład:

Rodowici anglojęzyczni piszą bardziej nieformalnie — ich pisanie brzmi jak jedna osoba rozmawiająca z drugą.

Oto krótka wskazówka gramatyczna, która zawsze pomoże Ci brzmieć bardziej natywnie: Pisz głosem aktywnym i unikaj strony biernej .

„Aktywny głos” wskazuje, że podmiot wykonuje czynność czasownika, np.: „Marilyn wysłała list”.

Natomiast „głos bierny” wskazuje, że czasownik jest wykonywany przez podmiot, np.: „List został wysłany przez Marilyn”.

Zamiast pisać „Twoja opinia byłaby bardzo mile widziana”, spróbuj powiedzieć „Będę wdzięczny za Twoją opinię”. Zamiast pisać „Twoja prośba została odebrana”, spróbuj „Otrzymałem Twoją prośbę”.

Zwróć uwagę, że pisanie aktywnym głosem brzmi bardziej ludzko.

Pisanie e-maila nie powinno zniechęcać. Dzięki tym prostym wskazówkom upewnisz się, że Twoja poczta e-mail jest skuteczna za każdym razem.

Uwaga redakcji: Ten post został pierwotnie opublikowany w lipcu 2018 r. i został zaktualizowany w celu zapewnienia kompleksowości.