効果的で説得力のあるメールを書くための8つのヒント

メールを送信するために自分を誇大宣伝しなければならなかったことがありますか？ なぜなら、同じです。

他の形式のコミュニケーションでは常に得られるとは限らない電子メールを送信することについて、記念碑的な感じがするものがあります。 また、英語を母国語としない人にとっては、その作業はさらに困難に思えるかもしれません。

この記事では、視点に関係なく、電子メールの全体的な品質を向上させるのに役立つヒントをいくつか紹介します。 これらの簡単な戦略を文章に適用すると、自信を持って誰にでもメールを送信し、送信後の不安を取り除くことができるはずです。

始めましょう。

1.説得力のある件名を付けます。

件名は、電子メールの成功を左右する可能性があります。 多くの場合、誰かがあなたのメールを開くかどうかを決定する要因になります。

残念ながら、多くの人がこの部分に苦労しています。

この例を見てください：

この特定の件名（ちなみに実際の例）はあいまいで間接的であり、電子メールの内容が何であるかをまったく示唆していません。

結果？ 私はそれを完全に削除または無視するかもしれません。

より良いオプションは次のとおりです。

それは説明的で具体的であり、これは紹介であると私に教えてくれます。

初めて誰かに連絡する場合は、件名が特に重要です。 受信者はあなたが誰であるかを知らず、あなたの件名からのみあなたを判断することができます。

社内でメールを送信している場合でも、受信者が何を期待できるかを理解できるように、優れた件名を書くことにはお金がかかります。 他の忙しい人と同じように、チームメートは毎日大量の電子メールを受信します。説明的な件名の余分な努力を確かに感謝します。

では、どのようにして良い件名を書くのですか？

メールの内容を明確かつ直接的に説明してください。 件名全体を取り上げることを恐れないでください。 件名の良い例を次に示します。

• [必要なアクション]月例マーケティングミーティング
• 参考/情報
• [ここに挿入]のリクエスト
• 【リマインダー】調査完了| 2分かかります
• [名前]私があなたに連絡することを提案しました
• 私は次の火曜日に町に行くつもりです–あなたは利用できますか？

プロモーションメールを送信する場合は、次のような欺瞞的な件名を避けてください。

• RE：
• FWD：
• 急
• 注文確認
• アカウントのステータス

オープンを誘発するためだけに、卑劣なトリックやクリックベイトのタイトルに頼る必要はありません。 2019 Litmusの調査によると、受信者はだまされて騙されたと感じさせます。 あなたは信頼を失い、結果として彼らのジャンクメールになってしまうかもしれません。

怒りや失望ではなく、前向きな気持ちをメールに関連付けたいと考えています。

2.適切な挨拶から始めます。

メールを開始するには、適切な挨拶から始める必要があります。 挨拶には、敬礼と冒頭の文の2つの要素があります。

適切な敬礼は実際には状況によって異なります。 銀行や政府機関に正式なメールを送信する場合は、「Dear[X]」から始めることをお勧めします。

知り合いにメールを送信する場合、またはカジュアルな環境で作業する場合は、「こんにちは[名前]」または「こんにちは[名前]」を使用するのはまったく問題ありません。

グループの電子メールに電子メールを送信していて、誰がそれを読んでいるかわからない場合は、「懸念される可能性のある人へ」もあります。

避けたいことの1つは、「Higuys」や「Mr./Ms/Mrs」などの性別や包括的でない用語を使用することです。 あなたの礼拝で。

あなたを助けるために、ここにあなたがあなたの電子メールで開くことができる敬礼のリストがあります：

• 親愛なる[名]
• [名前]
• おはよう/午後
• こんにちはチーム
• おい
• やあ

3.強い注意を引く人がいます。

敬意を表した後、メールを開始します。

件名はメールを開くかどうかを決定しますが、冒頭の文はメールを最後まで読むかどうかを決定します。

紹介の場合は、受信者の興味を引くことがわかっているもので開くことができます。 あなたは彼らのソーシャルメディアのプロフィールに関する少しの研究を通してこれを見つけることができます。 おそらく、彼らは何か面白いものをツイートしたか、最近LinkedInに投稿したものを参照できます。

これは、信頼関係を築き、一般的な電子メールを複数の人に送信していないことを示すのに役立ちます。

もちろん、同僚や知り合いにメールを送信する場合、これは必要ありませんが、何が起こっているのかを彼らが知ることができるように、何らかのコンテキストを確立することは依然として重要です。

同僚と一緒に、「なぜ」から始めましょう。

電子メールが何であるかを推測する時間（そして忍耐）は誰にもありません。 「なぜ」と答えるのが早ければ早いほど、彼らの注意を引くのが早くなります。

クイックヒント：セールスメールを送信していて、正確に何を言うべきかについてのインスピレーションが必要な場合は、 HubSpotの無料のメールテンプレートをご覧ください。 このツールを使用すると、カスタマージャーニーの各段階用に設計された組み込みテンプレートのライブラリにアクセスできます。

4.メッセージは短く簡潔にしてください。

Statistaによると、世界中で1日に約3,190億通のメールを送受信しています。

この統計は、1つのことを非常に明確にします。私たちは電子メールを読むことに多くの時間を費やしています。 このため、多くの人は単に電子メールをスキャンしてメッセージの本質を取得し、次のメッセージに進みます。

これを念頭に置いて、読みやすさとスキャンしやすさのために電子メールを最適化する必要があります。 これは次のようになります。

• 段落を短くする。
• 箇条書きを追加します。
• ビジュアルを使用してテキストを分割します。

1通のメールですべてを伝える必要があると感じるかもしれませんが、そうしないでください。

3ページのエッセイが受信トレイに届くのを熱心に待っている人は誰もいません。 このように考えてください：あなたの電子メールからの主なポイントは何ですか、そしてあなたがあなたの受信者にとらせたい特定の行動はありますか？

そこからメールの下書きを作成し、もう一度読むときは、追加するすべての行がこの目標の達成に役立つことを確認してください。 そうでない場合は、削除します。

電子メールに多くの情報を含める必要がある場合は、代わりに電話または会議を提案することをお勧めします。 この無料の会議ツールを使用すると、会議のスケジュールをすばやく設定し、メールのやり取りを避けることができます。

5.フォントに一貫性を持たせます。

このようなメールを受け取った場合は、すぐに削除するか、詐欺だと思い込んでいます。

メールは楽しいものです。 画像、GIF、色を追加できます。 ただし、不快感や気を散らすことのない方法があります。

これはしてはいけないことの例です。 電子メールで使用されるいくつかのフォントがあり、さまざまなフォントサイズとさまざまな色があります。 その結果、目はどこに行くべきかわからず、少し圧倒されます。

さらに、受信者が注意を引くために戦っているこれらすべての要素に気を取られすぎているため、メッセージは失われます。

したがって、経験則として、1つのフォントに固執します。 セカンダリを使用する場合は、慎重に使用してください。 色についても同じルールに従ってください。

英語以外のキーボードを使用している場合、他の人のデバイスにフォントが正しく表示されない場合があります。 代わりに、次のようなWebセーフな電子メールフォントを使用してください。

• Arial
• 宅配便
• ジョージア
• Helvetica
• Lucida Sans
• タホマ
• タイムズニューローマン
• トレビュシェットMS
• ヴェルダナ

実際、これはGmailが提供する正確なリストです。

これにより、デバイスやオペレーティングシステムに関係なく、受信者が通常のフォントでメッセージを受信できるようになります。

6.簡単な締めくくりを書きます。

メールの内容が完成したら、締めくくります。

派手にする必要はありません。締めくくりをシンプルかつわかりやすくしてください。

だから、このようなものは何もありません：

代わりに、安全で実績のあるクロージングラインに固執すれば、あなたは元気になるはずです。

以下の最も一般的なクロージングラインのいくつかから選択できます。

• 心から
• よろしくお願いします
• 一番
• 敬具
• 暖かい願い
• 敬具
• よろしくお願いします
• ありがとうございました
• 気をつけて

7.メールをスケジュールします。

Sleep Advisorによる2020年の調査によると、アメリカ人の約54％が、起きた直後または起きてから1時間以内に仕事用の電子メールをチェックしています。

2021年の米国における電子メールの関与の状態に関するLitmusによる別の研究は、これを裏付けています。 メールを読むのに最も人気のある時間は朝であることがわかります。 オープンレートは午前6時頃に始まりますが、通常は現地時間の午前9時から正午までの間にピークになります。

この情報があれば、次の2つの戦略のいずれかに従うことができます。スクロールしていることがわかっている朝にメールを送信するか、忙しくない時間を待ちます。

一方では、あなたが朝にそれを送るならば、あなたの電子メールは埋葬される危険を冒します。 ただし、後で待つと、メールが開かない場合があります。

チームにメールを送信するときに何が最適かを判断するには、試行錯誤が必要です。

別の州または国の誰かにメールを書いている場合は、タイムゾーンも考慮する必要があります。 あなたの正午は他の誰かの午後7時かもしれません。 そのため、受信者が誰であり、いつ受信者があなたの電子メールを最も受け入れやすいかを覚えておいてください。

ヒント：無料のメールスケジュールツールを使用して、メールが適切なタイミングで送信されるようにすることができます。

8.最後のスペルチェックと文法チェックを行います。

もうすぐです–最後のストレッチで台無しにしないでください。

完璧なメッセージの作成に時間を費やしていると想像してみてください。ただし、電子メールにはスペルや文法の誤りがたくさんあるため、無視されます。

これを回避する方法は次のとおりです。メールの下書きが完了したら、コピーしてMicrosoft WordまたはGoogleドキュメントに貼り付け、文法、言い回し、スペルチェックを簡単に行います。

または、Grammarlyなどの無料のチェッカーを使用して、ドラフト中のプロセスを自動化することもできます。

画像ソース

さらに、メッセージを声に出して読み、文章が長すぎたり、不格好に聞こえたり、ロボットに聞こえたりしないことを確認します。 あなたはあなたの電子メールのコピーが人間のように聞こえることを望みます。

これらのヒントはすべて、読者がメールの他の要素ではなく、メッセージに集中するのに役立ちます。

国際チーム向けのメール作成のヒント

ほとんどの人はあなたにこれを言わないでしょう、しかしあなたが一言を置く前でさえ良い電子メールを作ることは始まります。 それはあなたの考え方から始まります。

あなたが正しい心構えにいるとき、あなたはコミュニケーションと説得をする効果的な電子メールを書くことができるでしょう。

論理的に聞こえますが…しかし、どのようにして「正しい心の枠組み」に入るのですか？ ええと、2つの方法があります：受信者の立場になって、話し方を書くことです。

詳細については、以下をご覧ください。

あなたが書いているメールを受け取ることを想像してみてください。

返信を検討するどころか、それを読み終えることさえできないほど一貫性がないという電子メールを受け取ったことがありますか？ または、完全に無関係な提案が含まれていますか？

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AhrefsはSEOツールですが、漁業会社からメールを受け取りました。

電子メールの作成に関する最大の問題の1つは、受信者への共感の欠如です。 次の質問を自問してください。

• なぜ私はこの人にメールを送るのですか？
• 私が達成しようとしていることを考えると、これは連絡するのに適切な人ですか？
• 私のメッセージは明確で要領を得ていますか？
• これは会議でもっとよく議論されますか？
• 各行は私の目標を助けたり傷つけたりしますか？

これは、新しい人に電子メールを送信する場合に特に重要ですが、同僚に連絡する場合は依然として価値があります。

あなたが話すように書いてください。

英語を母国語としない場合は、メールの作成に関してはもっとフォーマルにすべきだと感じるのが普通です。

ただし、これにより、電子メールが形式的すぎて、ぎこちなく、または硬くなります。 例えば：

英語を母国語とする人は、より非公式に書きます—彼らの書き方はある人が別の人と話しているように聞こえます。

これは、常によりネイティブに聞こえるのに役立つ簡単な文法のヒントです。能動態で書き、受動態を避けます。

「能動態」は、主語が動詞の動作を実行していることを示します。例：「マリリンは手紙を郵送しました。」

対照的に、「受動態」は、動詞が主語によって作用されることを示します。たとえば、「手紙はマリリンによって郵送されました。」

「フィードバックをいただければ幸いです」と書く代わりに、「フィードバックをいただければ幸いです」と言ってみてください。 「リクエストを受け取りました」と書く代わりに、「リクエストを受け取りました」を試してください。

能動態で書くことがより人間的に聞こえることに注意してください。

メールを書くことは気が遠くなるようなことではありません。 これらの簡単なヒントを使用すると、メールが毎回効果的であることを確認できます。

編集者注：この投稿は元々2018年7月に公開され、包括的に更新されています。