Calmul din spatele grabei – Cum să evaluezi un POS modern precum TableView fără a fi vândut către

Majoritatea deciziilor legate de tehnologia restaurantelor sunt luate în mijlocul unui haos controlat: o linie la standul gazdei, un blocaj de imprimantă, un server care cere o compoziție și proprietarul încearcă să înțeleagă de ce vineri a fost „ocupată”, dar marjele încă se simțeau subțiri. În acel mediu, un sistem de puncte de vânzare nu este doar un instrument; este stratul de operare al afacerii. Când oamenii mă întreabă ce să caut într-o platformă mai nouă, adesea încadrez conversația în jurul rezultatelor, mai degrabă decât în ​​funcție de caracteristici, și voi folosi noul sistem POS TableView pentru restaurante ca exemplu practic al tipului de gândire de evaluare pe care proprietarii ar trebui să o aplice înainte de a se angaja pe orice platformă.

Acest articol este scris pentru proprietarii de restaurante și cumpărătorii B2B, precum și pentru cititorii axați pe WordPress de la wpreset.com cărora le pasă de modul în care alegerile software pentru ospitalitate se răspândesc prin site-uri web, pagini de comandă online și experiența clienților. Este în mod intenționat obiectiv: fără hype, fără hard sell, doar un mod structurat de a gândi.

POS-ul nu mai este „Registrul”; este sistemul de control.

În primele zile, sistemele de POS pentru restaurante se ocupau în primul rând de comenzi, plăți și raportare de bază. Astăzi, POS-ul atinge aproape orice flux de lucru:

• Gestionarea meniurilor și actualizările prețurilor
• Permisiunile personalului și controalele în ture
• Reduceri, compensații și anularea răspunderii
• Semnale de inventar (chiar dacă parțial)
• Notele oaspeților, rezervările și fluxul de masă
• Ritmul bucătăriei și rutarea biletelor
• Consecvență în mai multe locații
• Integrari pentru livrare, loialitate, contabilitate și analiză

Acest scop este motivul pentru care o schimbare POS pare riscantă: schimbă modul în care lucrează echipa ta, nu doar ceea ce atinge pe ecran.

O evaluare solidă începe cu o întrebare: Ce încercăm să stabilizăm sau să îmbunătățim? Viteza serviciului? Precizia biletului? Vizibilitatea muncii? Raportare mai bună? Schimbări mai ușoare de meniu? Închidere mai curată la sfârșitul zilei? Dacă nu puteți numi durerea operațională, demonstrația vă va alege prioritățile pentru dvs.

Cei trei straturi ar trebui să evalueze proprietarii

După ani în care am gestionat lansările de software și IT pentru restaurante, am descoperit că proprietarii obțin cele mai bune rezultate atunci când evaluează sistemele în trei straturi:

1. Utilizare în fața casei (stratul „mâini”)
   Serverele, barmanii și gazdele pot opera rapid sub presiune?
2. Comenzi din back-office (stratul „creier”)
   Pot managerii să controleze prețurile, permisiunile, raportarea și conformitatea fără soluții alternative?
3. Fiabilitate și integrare (stratul „sistemului nervos”)
   Continuă să funcționeze când internetul cade, dispozitivele eșuează sau integrările se comportă prost?

Un POS care arată frumos într-o demonstrație poate eșua dacă nu rezistă pe toate cele trei straturi.

Cloudul nu este o caracteristică, este un model de funcționare

Proprietarii aud „nor” și gândesc „modern”. Încadrarea mai utilă este: cloud-ul schimbă modul în care întrețineți și monitorizați sistemul. Cu sistemele de poziții pentru restaurante bazate pe cloud , obțineți de obicei:

• Actualizări centralizate pe dispozitive/locații
• Raportare și configurare de la distanță
• Integrare mai ușoară cu instrumente terțe
• Dependență redusă de un singur computer la fața locului

Dar introduci și noi întrebări:

• Ce se întâmplă în cazul problemelor de conectivitate?
• Există un mod offline care păstrează funcțiile de bază?
• Cum se testează și se lansează actualizările? Poți controla sincronizarea?
• Unde sunt stocate datele și cum este securizat accesul?

Cloud-ul poate fi un avantaj operațional semnificativ, dar numai dacă practicile de fiabilitate ale furnizorului se aliniază cu programul dvs. de lucru. Restaurantele nu ajung la „întreruperea serviciului” pentru întreținere.

Cum arată „bunul” în timpul unei cină grăbită

Cel mai revelator test POS nu este o listă de verificare a caracteristicilor. Este un scenariu.

Încercați această simulare mentală:

• Un grup de șase sosește devreme și vrea să se împartă în două mese
• Un oaspete are o notă de alergie care trebuie să urmeze biletul la bucătărie.
• Un altul vrea să modifice un cocktail care nu este în meniu.
• Bucătăria este susținută; mai întâi trebuie să gătești aperitive.
• O compensație este aprobată pentru un articol, nu pentru întregul cec.
• Doi oaspeți împart plata, unul folosește un card cadou, iar celălalt folosește contactless.
• Un manager trebuie să redeschidă un cec după o greșeală în timpul închiderii.

Un POS puternic le gestionează cu grație, cu atingeri minime și indicii de stare clare. Unul slab forțează personalul să utilizeze soluții alternative, iar erorile și pierderile apar în acele soluții.

Dacă evaluați platforme precum TableView.com sau orice concurent, cereți demonstratorului să parcurgă cele mai dezordonate scenarii din viața reală, nu fluxul lor demonstrativ.

Igiena datelor: costul ascuns al deciziilor POS

Proprietarii adoră promisiunea analizei, dar analizele funcționează numai dacă datele dvs. sunt curate. POS-ul influențează igiena datelor prin:

• Structuri de modificatori consistente (deci „fără ceapă” nu înseamnă zece butoane diferite)
• Motive standard de reducere (deci compozițiile pot fi urmărite)
• Fluxuri de lucru nule clare (astfel încât furtul și greșelile să nu poată fi distinse)
• Versiune corectă a meniului (pentru ca rapoartele să nu devină mere în portocale)

Cea mai rapidă modalitate de a distruge raportarea este de a lăsa fiecare manager „să facă în felul său”. Cele mai bune sisteme de poziții pentru restaurante fac structura adecvată ușor de aplicat.

Integrari: utile până când nu sunt

Sistemele POS moderne sunt ecosisteme. Aceasta poate fi o binecuvântare, inclusiv comandă online, livrare, loialitate, rezervări, inventar și contabilitate. Dar integrările sunt și acolo unde se ascund eșecurile operaționale:

• Comenzile vin de două ori
• Modificatorii mapați incorect
• Limitarea livrării nu se declanșează.
• Rambursările nu se sincronizează
• Actualizările meniului nu se propagă.

Pentru a evalua integrările în mod obiectiv:

• Întrebați ce integrări sunt native vs terțe
• Întrebați: Ce se întâmplă când o integrare eșuează? Primești alerte?
• Confirmați cine acceptă ce (furnizor vs partener)
• Solicitați o examinare a cartografierii pentru complexitatea meniului dvs.

Dacă rulați site-uri WordPress, acest lucru contează, deoarece experiența dvs. pe site depinde adesea de acești conectori, cum ar fi widget-uri de comandă online, carduri cadou, înscrieri de fidelitate sau încorporare de rezervări. O decizie POS vă poate modela în liniște întreaga călătorie digitală a oaspeților.

Instruire și management al schimbării: vânzătorii de piese subestimează

Majoritatea restaurantelor nu eșuează la implementare, deoarece personalul „nu poate învăța”. Ei eșuează deoarece antrenamentul este grăbit, inconsecvent sau deconectat de la tiparele reale de servicii.

Un plan practic de lansare ar trebui să includă:

• Instruire bazată pe roluri (server vs barman vs gazdă vs manager)
• Un scurt „cheat sheet zilnic” pentru primele două săptămâni
• Un mediu sandbox pentru practică
• Reguli clare pentru aprobări de compensații/anulări/reduceri
• O zi de lansare, cu personal suplimentar

Dacă sunteți un operator cu mai multe unități, adăugați șabloane de configurare standardizate, astfel încât fiecare locație să nu fie un experiment unic.

Securitate și permisiuni: Protejați afacerea fără încetinirea serviciului

POS-ul unui restaurant este locul unde trăiesc banii, reducerile și rambursările. Designul puternic al permisiunii ar trebui:

• Limitați persoanele care pot compensa, anula, redeschide sau rambursează
• Solicitați motive pentru acțiuni sensibile.
• Faceți ca jurnalele de audit să fie ușor de revizuit
• Sprijiniți responsabilitatea la nivel de schimb

Dar trebuie să respecte și ritmul serviciului. Scopul nu este de a crea fricțiuni birocratice; este pentru a elimina ambiguitatea după fapt. Sistemele de sunet fac responsabilitatea silențioasă și automată.

Criterii de decizie care rezistă de fapt

Când proprietarii îmi cer o „modalitate simplă” de a decide, recomand să pun punctaj furnizorilor pe criterii care contează după ce strălucirea demo se estompează:

1. Viteza sub presiune (măsurată prin testarea scenariului)
2. Reziliență offline (funcții de bază în timpul problemelor de conectivitate)
3. Claritatea meniului și modificatorului (complexitatea dvs. poate rămâne organizată?)
4. Controalele și raportarea managerului (puteți vedea rapid de ce aveți nevoie?)
5. Calitatea suportului (timpii de răspuns în timpul orelor de funcționare)
6. Fiabilitatea integrării (cum sunt detectate și gestionate defecțiunile)
7. Costul total de proprietate (hardware, taxe, suplimente, timp de administrare)

Dacă o platformă, fie că este poziționată ca un „nou POS” sau una stabilită, câștigă în aceste puncte, veți simți acest lucru în câteva săptămâni: mai puține greșeli, închideri mai rapide, schimburi mai calme și o perspectivă mai bună a ceea ce se întâmplă cu adevărat.

Concluzia: alegeți un POS care vă face restaurantul mai previzibil

Restaurantele vor fi mereu dinamice. Oaspeții se răzgândesc. Bucătăria este trântită. Personalul sună bolnav. Cea mai bună tehnologie nu pretinde că acele realități dispar. Le absoarbe.

Dacă evaluați opțiuni precum TableView.com alături de alți furnizori, urmăriți un sistem care să creeze predictibilitate: flux previzibil de bilete, raportare previzibilă, permisiuni previzibile, depanare previzibilă. Această predictibilitate este locul în care trăiesc profitul și liniștea sufletească.

Și dacă construiți stratul digital mai larg pentru site-ul dvs. WordPress, paginile dvs. de comandă, stiva dvs. de marketing, amintiți-vă acest lucru: POS-ul este fundația. Când fundația este stabilă, tot ceea ce construiești deasupra devine mai ușor, mai rapid și mai de încredere atât pentru echipa ta, cât și pentru oaspeții tăi.