Spokój w pośpiechu – jak ocenić nowoczesny punkt sprzedaży typu TableView, nie dając się sprzedać

Większość decyzji dotyczących technologii restauracji jest podejmowana w środku kontrolowanego chaosu: kolejka u gospodarza, zacięcie drukarki, serwer proszący o komputer, a właściciel próbuje zrozumieć, dlaczego piątek był „zajęty”, ale marże nadal wydawały się niewielkie. W takim środowisku system punktów sprzedaży to nie tylko narzędzie; to warstwa operacyjna firmy. Kiedy ludzie pytają mnie, czego szukać na nowszej platformie, często skupiam rozmowę na wynikach, a nie na funkcjach, i wykorzystuję nowy system POS firmy TableView dla restauracji jako praktyczny przykład tego, jakiego rodzaju nastawienie do oceny powinni zastosować właściciele, zanim zdecydują się na jakąkolwiek platformę.

Ten artykuł jest napisany dla właścicieli restauracji i nabywców B2B, a także czytelników wpreset.com zajmujących się WordPressem, którym zależy na tym, jak wybory oprogramowania dla gościnności wpływają na strony internetowe, strony zamówień online i doświadczenia klientów. Jest to celowo obiektywne: bez szumu, bez trudnej sprzedaży, po prostu uporządkowany sposób myślenia.

Punkt sprzedaży nie jest już „rejestrem”; to jest System Kontroli.

Na początku systemy punktów sprzedaży w restauracjach zajmowały się głównie zamówieniami, płatnościami i podstawowym raportowaniem. Obecnie punkty sprzedaży wpływają na niemal każdy przepływ pracy:

• Zarządzanie menu i aktualizacje cen
• Uprawnienia personelu i kontrola zmian
• Zniżki, rabaty i utrata odpowiedzialności
• Sygnały dotyczące zapasów (nawet częściowe)
• Notatki gości, rezerwacje i przepływ stolików
• Tempo pracy w kuchni i kierowanie biletami
• Spójność w wielu lokalizacjach
• Integracje w zakresie dostaw, lojalności, księgowości i analiz

Ze względu na ten zakres zmiana punktu sprzedaży wydaje się ryzykowna: zmienia sposób pracy zespołu, a nie tylko to, co klika na ekranie.

Solidna ocena zaczyna się od jednego pytania: Co staramy się ustabilizować lub ulepszyć? Szybkość obsługi? Dokładność biletów? Widoczność pracy? Lepsze raportowanie? Łatwiejsze zmiany menu? Czystszy koniec dnia? Jeśli nie potrafisz nazwać bólu operacyjnego, demo wybierze za Ciebie priorytety.

Właściciele trzech warstw powinni ocenić

Po latach zarządzania wdrażaniem IT i oprogramowania w restauracjach odkryłem, że właściciele uzyskują najlepsze wyniki, oceniając systemy w trzech warstwach:

1. Użyteczność front-of-house (warstwa „dłoni”)
   Czy serwery, barmani i gospodarze poradzą sobie szybko pod presją?
2. Kontrola back-office (warstwa „mózgu”)
   Czy menedżerowie mogą kontrolować ceny, uprawnienia, raportowanie i zgodność bez obejść?
3. Niezawodność i integracja (warstwa „układu nerwowego”)
   Czy działa nadal w przypadku awarii Internetu, awarii urządzeń lub nieprawidłowego działania integracji?

Punkt sprzedaży, który wygląda pięknie w wersji demonstracyjnej, może nadal zawieść, jeśli nie wytrzyma wszystkich trzech warstw.

Chmura to nie funkcja, to model operacyjny

Właściciele słyszą „chmura” i myślą „nowocześnie”. Bardziej przydatne jest sformułowanie: chmura zmienia sposób konserwacji i monitorowania systemu. Dzięki opartym na chmurze systemom punktów sprzedaży dla restauracji zazwyczaj zyskujesz:

• Scentralizowane aktualizacje na wszystkich urządzeniach/lokalizacjach
• Zdalne raportowanie i konfiguracja
• Łatwiejsza integracja z narzędziami innych firm
• Mniejsza zależność od jednego komputera na miejscu

Ale wprowadzasz także nowe pytania:

• Co się dzieje w przypadku problemów z łącznością?
• Czy istnieje tryb offline, który zachowuje podstawowe funkcje?
• W jaki sposób aktualizacje są testowane i wdrażane? Czy potrafisz kontrolować czas?
• Gdzie przechowywane są dane i jak zabezpieczony jest dostęp?

Chmura może zapewnić znaczącą przewagę operacyjną, ale tylko wtedy, gdy praktyki dostawcy dotyczące niezawodności są zgodne z godzinami pracy. Restauracje nie mogą „wstrzymywać obsługi” w celu konserwacji.

Jak wygląda „dobrze” w pośpiechu podczas kolacji

Najbardziej odkrywczym testem POS nie jest lista kontrolna funkcji. To scenariusz.

Wypróbuj tę symulację mentalną:

• Sześcioosobowa grupa przychodzi wcześniej i chce podzielić się na dwa stoły
• Jeden z gości posiada notatkę dla alergików, która musi być dołączona do biletu do kuchni.
• Inny chce zmodyfikować koktajl, którego nie ma w menu.
• Kuchnia jest zabezpieczona; najpierw musisz przygotować przekąski.
• Zestawienie jest zatwierdzane dla jednej pozycji, a nie całego czeku.
• Dwóch gości dzieli płatność, jeden korzysta z karty podarunkowej, a drugi bezstykowo.
• Menedżer musi ponownie otworzyć czek po błędzie podczas zamykania.

Silny punkt sprzedaży radzi sobie z nimi z wdziękiem, minimalną liczbą kliknięć i wyraźnymi wskaźnikami statusu. Słaby zmusza personel do stosowania obejść i to właśnie przy tych obejściach rodzą się błędy i straty.

Jeśli oceniasz platformy takie jak TableView.com lub jakąkolwiek konkurencję, poproś demonstratora, aby przejrzał Twoje najbardziej chaotyczne scenariusze z życia, a nie wybrane przez nich demonstracje.

Higiena danych: ukryte koszty decyzji POS

Właściciele uwielbiają obietnice analityki, ale analityka działa tylko wtedy, gdy Twoje dane są czyste. Punkt sprzedaży wpływa na higienę danych poprzez:

• Spójne struktury modyfikatorów (więc „bez cebuli” to nie dziesięć różnych przycisków)
• Standardowe powody rabatów (aby można było śledzić kompozycję)
• Wyczyść puste przepływy pracy (aby kradzież i błędy nie były nie do odróżnienia)
• Właściwe wersjonowanie menu (aby raporty nie zamieniły się w jabłka w pomarańcze)

Najszybszym sposobem na zrujnowanie raportowania jest pozwolenie każdemu menedżerowi „robienie tego po swojemu”. Najlepsze systemy punktów sprzedaży w restauracjach ułatwiają egzekwowanie właściwej struktury.

Integracje: przydatne, dopóki nie są

Nowoczesne systemy POS to ekosystemy. Może to być błogosławieństwem, włączając w to zamawianie online, wysyłkę, lojalność, rezerwacje, inwentaryzację i księgowość. Ale integracje to także miejsca, w których ukrywają się awarie operacyjne:

• Zamówienia przychodzą dwa razy
• Modyfikatory są mapowane niepoprawnie
• Ograniczanie dostarczania nie jest wyzwalane.
• Zwroty środków nie są synchronizowane
• Aktualizacje menu nie są rozpowszechniane.

Aby obiektywnie ocenić integrację:

• Zapytaj, które integracje są natywne , a jakie zewnętrzne
• Zapytaj: Co się stanie, jeśli integracja się nie powiedzie? Czy otrzymujesz powiadomienia?
• Potwierdź, kto co obsługuje (dostawca vs partner)
• Poproś o ocenę mapowania pod kątem złożoności menu.

Jeśli prowadzisz witryny WordPress, ma to znaczenie, ponieważ komfort korzystania z witryny często zależy od tych łączników, takich jak widżety do składania zamówień online, karty upominkowe, rejestracje w programie lojalnościowym lub osadzanie rezerwacji. Decyzja dotycząca punktu sprzedaży może po cichu wpłynąć na całą podróż cyfrowego gościa.

Szkolenia i zarządzanie zmianami: dostawcy części nie doceniają

Większość restauracji nie zawodzi we wdrażaniu, ponieważ personel „nie może się uczyć”. Nie udaje im się, ponieważ szkolenie jest prowadzone w pośpiechu, niespójne lub oderwane od rzeczywistych wzorców świadczenia usług.

Praktyczny plan wdrożenia powinien obejmować:

• Szkolenie oparte na rolach (serwer vs barman vs gospodarz vs menadżer)
• Krótka „codzienna ściągawka” na pierwsze dwa tygodnie
• Środowisko piaskownicy do ćwiczeń
• Jasne zasady zatwierdzania zamówień/unieważnień/zniżek
• Dzień uruchomienia z dodatkowym wsparciem

Jeśli prowadzisz wiele jednostek, dodaj standardowe szablony konfiguracji, aby każda lokalizacja nie była unikalnym eksperymentem.

Bezpieczeństwo i uprawnienia: chroń firmę bez spowalniania usług

Punkt sprzedaży restauracji to miejsce, w którym żyją pieniądze, rabaty i zwroty pieniędzy. Projekt silnego pozwolenia powinien:

• Ogranicz liczbę osób, które mogą składać oferty, unieważniać je, ponownie otwierać lub zwracać pieniądze
• Wymagaj powodów wrażliwych działań.
• Ułatw przeglądanie dzienników audytu
• Wspieraj odpowiedzialność na poziomie zmiany

Ale musi także szanować tempo nabożeństwa. Celem nie jest wywoływanie biurokratycznych tarć; ma to na celu usunięcie niejasności po fakcie. Systemy dźwiękowe sprawiają, że odpowiedzialność jest cicha i automatyczna.

Kryteria decyzyjne, które faktycznie się sprawdzają

Kiedy właściciele pytają mnie o „prosty sposób” podjęcia decyzji, polecam ocenianie dostawców według kryteriów, które mają znaczenie, gdy blask wersji demonstracyjnej zgaśnie:

1. Prędkość pod presją (mierzona testami scenariuszowymi)
2. Odporność w trybie offline (podstawowe funkcje w przypadku problemów z łącznością)
3. Przejrzystość menu i modyfikatorów (czy możesz utrzymać porządek w swojej złożoności?)
4. Kontrola menadżerska i raportowanie (czy potrafisz szybko zobaczyć, czego potrzebujesz?)
5. Jakość wsparcia (czas reakcji w godzinach pracy)
6. Niezawodność integracji (sposób wykrywania i obsługi awarii)
7. Całkowity koszt posiadania (sprzęt, opłaty, dodatki, czas zarządzania)

Jeśli platforma, niezależnie od tego, czy jest pozycjonowana jako „nowy punkt sprzedaży”, czy już ugruntowana, zwycięży w tych punktach, poczujesz to w ciągu kilku tygodni: mniej błędów, szybsze zamykanie, spokojniejsze zmiany i lepszy wgląd w to, co się naprawdę dzieje.

Konkluzja: wybierz punkt sprzedaży, dzięki któremu Twoja restauracja będzie bardziej przewidywalna

Restauracje zawsze będą dynamiczne. Goście zmieniają zdanie. Kuchnia zostaje zatrzaśnięta. Personel zgłasza chorobę. Najlepsza technologia nie udaje, że te realia znikną. Pochłania je.

Jeśli oceniasz opcje takie jak TableView.com wraz z innymi dostawcami, celuj w system zapewniający przewidywalność: przewidywalny przepływ zgłoszeń, przewidywalne raportowanie, przewidywalne uprawnienia, przewidywalne rozwiązywanie problemów. W tej przewidywalności żyje zysk i spokój ducha.

A jeśli budujesz szerszą warstwę cyfrową dla swojej witryny WordPress, stron zamówień i stosu marketingowego, pamiętaj o tym: punkt sprzedaży to podstawa. Kiedy fundamenty są stabilne, wszystko, na czym budujesz, staje się łatwiejsze, szybsze i bardziej godne zaufania zarówno dla Twojego zespołu, jak i gości.