Cum să găzduiești evenimente digitale (sau hibride) pentru echipajul tău

Pandemia a făcut presiuni pe petrecerea obișnuită de vacanță de la biroul de afaceri să devină virtuală. Dar lucrurile sunt distincte în acest an - acum, o selecție de locuri de muncă este formată din membri ai personalului de la distanță și anume persoane (sau un hibrid dintre ambele).

Așadar, iată provocarea - cum poți găzdui o petrecere plăcută de vacanță care să mulțumească pe oricine? Ce rutine poți strategie? Ce logistică este implicată?

Cu siguranță există multe despre care să credeți, dar nu vă îngrijorați. Iată câteva îndrumări de la forța de muncă îndepărtată a HubSpot despre cum să găzduiești o ocazie de evadare digitală sau hibridă utilă.

1. Utilizați o foaie de calcul pentru a vă gestiona acțiunile.

Pregătirea unei reuniuni sociale de evadare digitală necesită multă logistică. De aceea ar trebui să utilizați o foaie de calcul pentru a continua să fiți structurat.

Kara Korosec, un supervizor senior de succes al cumpărătorilor la HubSpot, sugerează: „Obișnuiam să-l coordonez pe Moș Crăciun secret la corporația mea din trecut, o organizație 100% îndepărtată. Am înființat o foaie de calcul în care absolut toată lumea și-a conturat câteva dintre pasiunile lor, apoi am folosit un generator aleatoriu pentru a-i atribui misterului Moș Crăciun. Toată lumea avea un plan de cheltuieli de 50 USD și a folosit foaia de calcul ca inspirație pentru ce să obțină. Imediat după ce articolele au fost trimise prin poștă, am avut un Zoom exact în care ne-am împărțit cadourile și am ghicit cine era Moșul nostru cheie.”

2. Faceți-l interactiv.

Evenimentele virtuale ar putea simți imediat „degetele” – dar acesta nu va trebui să fie scenariul. În cazul lui Korosec, cel mai secret al lui Moș Crăciun, ei au deschis cadourile într-un apel Zoom.

Scopul chiar aici este să fim inovatori.

Eimear Marrinan, director de tradiție la HubSpot, sugerează: „Există o mulțime de distribuitori la distanță minunați și companii deținute de minorități cu care ne căsătorim în Society Group. Ei execută o treabă minunată. Dacă fondurile dvs. fac posibil pentru asta, gândiți-vă la externalizarea către guru. O mână de situații fantastice pe care le-am găsit: experiență de lucru în cabana de schi, walkthrough piețele de Crăciun, cocktail-uri într-un ținut de iarnă!”

Există o serie de jocuri și activități pe net pe care le puteți folosi pentru sărbătorirea virtuală a vacanței. Mai jos sunt câteva dintre îndrăgitele noastre activități interactive la distanță:

• Virtual MasterChef: Solicitați unei singure ființe umane să găzduiască și să trimită prin poștă o listă de substanțe (sau ingrediente modificate pentru limitele dietetice) și materiale. În seara de gătit, cereți fiecărei persoane să apeleze la Zoom pentru a pregăti cina o masă identică în mod colectiv, în timp ce gazda îi prezintă rețeta. Când rețeta este gata, așezați-vă și luați o masă digitală în mod colectiv!
• Concurs de pulovere neatractive
• Camere de evacuare digitale, cum ar fi Puzzle Split, Mystery Escape Area sau The Escape Game

3. Includeți alimente.

Atunci când internetul găzduiește o petrecere individuală, oferirea de mese este, în general, un element al concertului. De ce acest lucru nu poate fi valabil și pentru evenimentele îndepărtate de vacanță?

Emily Tong-Sanchez, expertă în funcții de venituri la distanță la HubSpot, susține: „Lăsați oamenii să-și compună masa!”

Acest lucru oferă oamenilor un scop de a sărbători și de a se bucura de petrecere.

Marrinan oferă: „Solicitați probleme dacă includeți mese. Există simptome de alergie sau opțiuni? Dacă aranjați o oră de cocktail, toată lumea consumă băuturi alcoolice? Totul este despre a fi incluziv în modul în care vă organizați sărbătoarea.”

Dacă se întâmplă să trimiteți mese, este într-adevăr important să cunoașteți orice limitări, astfel încât sărbătoarea dvs. să includă toate persoanele.

4. Convinge-i pe oameni să se costumeze.

Evenimentele de vacanță sunt în mod normal întâlniri de distracție în care toată lumea se poate îmbrăca și sărbători. Obținerea de la distanță nu ar trebui să modifice acest lucru - așa că nu ar trebui să renunți la puloverul neatrăgător de vacanță de vacanță doar.

Tong-Sanchez sugerează: „Convinge-i pe oameni să se îmbrace. Ne place să primim o explicație pe care să o punem pe îmbrăcămintea de lux!”

5. Conduceți constant cu o mentalitate incluzivă.

Un obstacol semnificativ cu întâlnirile la distanță este că este cu adevărat greu să ajungi să te simți integrat.

Marrinan remarcă: „Suntem într-un mediu distribuit și îndepărtat chiar acum, așa că atunci când vă imaginați ca rezultat al unei sărbători pentru dumneavoastră și forța de muncă, simțiți-vă major și simțiți-vă internațional. Va face fusul orar treaba pentru toți membrii personalului dvs.? „Sărbătorile” rezonează în întreaga lume? Asigurați-vă că sistemul dvs. este un lucru plăcut și incluziv în care să poată fi incluși toată lumea!”

6. Strategie în avans.

Dacă organizați o sărbătoare virtuală de vacanță, este foarte important să vă oferiți suficient timp pentru a vă pregăti. Trimiteți invitații în curs, finalizați o agendă și aruncați o privire asupra acțiunilor de operare.

Marrinan afirmă: „Sfârșitul celor 12 luni este haotic. De fapt ocupat! Oferă oamenilor descoperiri inovatoare și timp pentru cărți electronice în desfășurare. O mulțime de persoane jonglează acum, așa că este vital să fii protejat de timp! De asemenea, fiți conștienți de îngrijitorii din echipa dvs. sau de orice altcineva care poate să fi blocat timpul în ziua lor de lucru.”

7. Trimiteți prin e-mail un lucru fizic.

Doar datorită faptului că ocazia ta este îndepărtată, nu va însemna că nu poți încorpora o componentă corporală în petrecerea ta de vacanță virtuală.

„Poți livra ceva echipajului în avans pentru a stimula ceva entuziasm? Aceasta nu va trebui să fie o recompensă fizică – poate că este o felicitare scrisă de mână sau o observație de recunoștință”, remarcă Marrinan. „O funcție de evadare nu ar trebui să fie un lucru mare, uriaș. Adesea, actele necomplicate de bunătate sunt cele care fac un drum lung pentru oameni.”

8. Alege un obiectiv.

Când se întâmplă să vă pregătiți sărbătoarea de sărbătoare, este cu adevărat important să vă decideți care este scopul dvs. De exemplu, este cu adevărat greu să te bucuri de un meci în timp ce primești și să te cunoști.

Caroline Merewether, manager de abordare și funcții la HubSpot, afirmă: „Cea mai mare concluzie este să ne dăm seama dacă mai este vorba de aprofundarea interacțiunilor sau de a te bucura de un meci.”

O persoană din activitățile preferate de Merewether pe care echipa ei le plasează a fost o experiență practică Airbnb, care a fost o cameră digitală de evadare.

„A fost distractiv să faci ceva diferit și a fost o schimbare mentală plăcută. Dar nu a fost fantastic pentru a primi să cunoaștem bărbați și femei, din cauza faptului că am încercat să ne adresăm pentru indicii. Pentru următoarea noastră petrecere, am cerut să călătorim dialog care ne implică”, adaugă ea.

Pentru următoarea sărbătoare digitală a evadării de sărbători a echipei ei, ei vor livra în toată lumea bomboane care vor fi un excelent început de dialog pentru sălile de grup. Apoi, probabil că vor face un concurs de costume și trivia online.

Jeff Boulter, director de inginerie la HubSpot, a hotărât să amestece acțiunea interactivă cu un mod de a trebui să se cunoască unul pe altul printr-un joc video interactiv trivia.

Pentru a începe, Boulter a trimis un Google Kind cu un amestec de întrebări spărgătoare de gheață. Câteva exemple integrate:

• Cu ce ​​a fost prima afacere online sau prin e-mail?
• Ce program ai făcut cel mai rău la universitate?
• Care este cea mai ciudată carieră pe care ai avut-o vreodată?
• Care este de fapt muzica ta cel mai puțin preferată?
• Care este principiul tău de conspirație preferat?
• Care este de fapt un talent ciudat pe care îl ai?
• Star Wars sau Star Trek?
• Yanni sau Laurel?
• Dacă ai putea dedica vreo crimă și ai scăpa de ea, care ar fi?
• Care este cel mai prost cadou pe care l-ai primit vreodată?
• Cine ar fi mâncat inițial dacă am fi prinși cu toții în liftul 1C?

Apoi, au aplicat un site de trivia complet gratuit pe net identificat ca MyQuiz. Chiar aici, soluțiile au fost fie alegerea unei anumite persoane din echipa lor (care este cea mai puțin preferată muzică este „Este într-adevăr un mic mediu”, de exemplu) sau cumpărarea răspunsului corect, printre alte câteva soluții proiectate. Au terminat cu 54 de gânduri. Vedeți imaginea de dedesubt pentru cum arăta.

5 idei pentru găzduirea web a unei ocazii de vacanță hibridă

Cele mai eficiente întâlniri hibride de evadare implică fiecare vizitator digital și uman într-un mod semnificativ. Dar dacă nu sunteți sigur de logistică, consultați aceste instrucțiuni pentru a construi conexiuni între colegii din jur și multe:

1. Credeți mai întâi în digital.

Atunci când programați acțiunile și agenda petrecerii dvs. hibride de vacanță, participanții dvs. digitali trebuie să rămână o intrare a minții. Uită-te la modul în care personalul tău virtual poate interacționa și continuă să fie implicat în fiecare acțiune individuală.

2. Descoperiți locația potrivită.

Locul de desfășurare a ocaziei dvs. poate face sau sparge întâlnirea hibridă. Acordați atenție stabilității online a locației dvs. și arătați - și asigurați-vă că aveți acces la aparatele corecte pentru conferințe video.

3. Acordați prioritate lucrurilor prietenoase cu hibridele de făcut

O defecțiune tipică atunci când găzduiește petreceri hibride web este organizarea de funcții pentru compania în persoană și pur și simplu transmiterea festivităților pentru participanții digitali. Ca o alternativă, căutați rutine hibrid-primitoare de care absolut toată lumea poate obține plăcere împreună, în timp ce sunt despărțiți. Mai jos sunt câteva exemple:

• O expoziție amuzantă a premiilor de grup
• Vacanta Trivia sau Seara Sportiva
• Formula magică Moș Crăciun
• Vopsea Adunați-vă
• Prezent expertiză festivă

Nu uitați, funcțiile hibride de evadare de vacanță trebuie să interacționeze în mod activ atât cu persoane în mod particular, cât și însoțitori digitali - așa că acordați prioritate activităților care pot atinge acest scop.

4. Împărtășește atmosfera.

Uneori, participanții virtuali pot simți cu adevărat că pierd de la distracție, în principal pentru că sunt la distanță. Pentru a ajuta la contracararea acestui lucru, gazdele ar trebui să creeze o experiență de lucru comună și o ambianță pentru toți participanții. De exemplu, dacă decorul dvs. pentru bărbat sau femeie conține fulgi de zăpadă de hârtie și lumânări de vanilie, uitați-vă să trimiteți oaspeților digitali o ediție la scară mai compactă a acestor articole pentru locuința sau locul de muncă.

5. Stabiliți în grupuri sau perechi prietenii bărbați sau femei și la distanță.

O modalitate de a motiva implicarea între bărbați sau femei și oaspeții digitali este plasarea lor în grupuri sau perechi. Pentru un caz concret, dacă efectuați trivia de evadare, luați în considerare împărțirea prietenilor în grupuri, aproape fiecare echipă având o companie individuală și de la distanță. Obțineți această fază suplimentară, încurajând echipele să facă brainstorming nume de echipe inovatoare.

Când vine vorba de aranjarea activităților îndepărtate și hibride, poate fi nevoie de mult mai mult timp, efort și muncă grea pentru a realiza logistica. Dar, atunci când este realizat în mod corespunzător, puteți găzdui o ocazie care evocă camaraderie și apartenență la grupul dvs.