Cara Menyelenggarakan Acara Liburan Digital (atau Hibrida) Untuk Kru Anda

Pandemi telah menekan pesta kantor bisnis liburan liburan reguler untuk menjadi virtual. Tetapi hal-hal berbeda tahun ini — sekarang, pilihan tempat kerja terdiri dari anggota staf yang jauh dan khusus (atau gabungan dari keduanya).

Jadi, inilah tantangannya — bagaimana Anda bisa menyelenggarakan pesta liburan menyenangkan yang memuaskan siapa pun? Rutinitas apa yang bisa Anda strategi? Logistik apa saja yang terlibat?

Pasti ada banyak hal untuk dipercaya, tetapi jangan khawatir. Berikut adalah beberapa panduan dari staf jauh HubSpot tentang cara menyelenggarakan acara liburan digital atau hibrid.

1. Gunakan spreadsheet untuk mengelola tindakan Anda.

Mempersiapkan arisan liburan digital membutuhkan banyak logistik. Itulah mengapa Anda harus menggunakan spreadsheet untuk terus terstruktur.

Kara Korosec, seorang supervisor sukses pembeli senior di HubSpot, menyarankan, “Saya pernah mengoordinasikan Sinterklas rahasia di perusahaan saya sebelumnya, sebuah perusahaan yang 100% jauh. Saya membuat spreadsheet di mana semua orang benar-benar menguraikan beberapa hasrat mereka, lalu kami menggunakan generator acak untuk menetapkan Santa misteri. Setiap orang memiliki rencana pengeluaran sebesar $50 dan menggunakan spreadsheet sebagai inspirasi untuk mendapatkan apa. Segera setelah barang dikirim, kami memiliki Zoom di mana kami membagikan hadiah kami dan menebak siapa kunci Santa kami.”

2. Buatlah interaktif.

Peristiwa virtual mungkin langsung merasakan "tidak ada gunanya" — tetapi ini tidak harus menjadi skenario. Dalam kasus Santa rahasia Korosec, mereka membuka hadiah melalui panggilan Zoom diam-diam.

Tujuannya di sini adalah untuk menjadi inovatif.

Eimear Marrinan, direktur tradisi di HubSpot, menyarankan, “Ada banyak sekali distributor jauh yang luar biasa dan perusahaan milik minoritas yang menjadi partner kami di Society Group. Mereka melakukan pekerjaan yang luar biasa. Jika dana Anda memungkinkan untuk itu, pikirkan tentang outsourcing ke ahlinya. Beberapa situasi fantastis yang saya temukan: Pengalaman bekerja di Chalet Ski, Walkthrough Xmas Markets, Cocktails in a Winter Wonderland!”

Ada beberapa permainan dan aktivitas online yang dapat Anda gunakan untuk perayaan liburan virtual Anda. Di bawah ini adalah beberapa aktivitas jarak jauh interaktif yang kami sukai:

• Virtual MasterChef: Minta hanya satu orang untuk menjadi tuan rumah dan mengirimkan daftar zat (atau bahan yang dimodifikasi untuk batasan diet) dan bahan. Pada malam memasak, minta setiap orang masuk ke Zoom untuk menyiapkan makan malam makanan yang sama secara kolektif saat tuan rumah memandu mereka melalui resep. Saat resepnya sudah siap, duduklah dan nikmati makanan digital bersama!
• Kontes Sweater Tidak Menarik
• Ruang Pelarian Digital, seperti Puzzle Split, Area Pelarian Misteri, atau The Escape Game

3. Sertakan makanan.

Saat internet mengadakan pesta individu, memberi makan biasanya merupakan elemen dari pertunjukan. Mengapa hal ini tidak berlaku untuk acara liburan jarak jauh juga?

Emily Tong-Sanchez, pakar fungsi pendapatan jarak jauh di HubSpot, mengklaim, "Biarkan orang-orang menghabiskan makanan mereka!"

Ini menawarkan orang-orang tujuan untuk merayakan dan menikmati pesta.

Marrinan menyediakan, “Minta masalah jika Anda memasukkan makanan. Apakah ada gejala atau pilihan alergi? Jika Anda mengatur jam koktail, apakah semua orang mengonsumsi minuman beralkohol? Ini semua tentang saat ini menjadi inklusif dalam cara Anda mengatur perayaan Anda. ”

Jika Anda mengirim makanan, sangat penting untuk mengetahui batasan apa pun sehingga pesta Anda mencakup semua orang.

4. Membujuk orang untuk berdandan.

Acara istirahat liburan biasanya merupakan pertemuan yang menyenangkan di mana semua orang dapat berdandan dan merayakannya. Mendapatkan jarak jauh seharusnya tidak mengubah ini - jadi Anda tidak boleh membuang sweter liburan yang tidak menarik saja.

Tong-Sanchez menyarankan, “Bujuk orang untuk berdandan. Kami senang mendapatkan penjelasan untuk ditempatkan pada pakaian mewah!”

5. Terus memimpin dengan mentalitas inklusif.

Kendala yang signifikan dengan pertemuan jarak jauh adalah sulit untuk merasa terintegrasi.

Marrinan berkomentar, “Kami tampil di lingkungan yang tersebar dan jauh sekarang, jadi ketika membayangkan sebagai hasil dari acara liburan untuk Anda dan karyawan Anda merasa besar & merasa internasional. Akankah zona waktu melakukan pekerjaan untuk semua staf Anda? Apakah 'The Holidays' bergema di seluruh dunia? Pastikan sistem Anda menyenangkan, dan inklusif sehingga semua orang dapat terlibat!”

6. Strategi terlebih dahulu.

Jika Anda menyiapkan perayaan liburan liburan virtual, sangat penting untuk memberi Anda cukup waktu untuk bersiap. Kirim undangan sedang berlangsung, selesaikan agenda, dan lihat tindakan operasi.

Marrinan menyatakan, “Akhir dari 12 bulan itu kacau. Benar-benar diduduki! Beri orang-orang penemuan inovatif dan waktu e-book yang sedang berlangsung. Banyak orang sedang bermain juggling sekarang, jadi menjaga waktu sangatlah penting! Sama, waspadai pengasuh di tim Anda, atau siapa pun yang mungkin telah memblokir waktu di hari kerja mereka.

7. Kirimkan satu hal fisik yang sebenarnya.

Hanya karena acara Anda jauh, bukan berarti Anda tidak dapat memasukkan elemen fisik ke dalam pesta liburan virtual Anda.

“Bisakah Anda mengirimkan sesuatu kepada kru terlebih dahulu untuk memacu kegembiraan? Ini tidak harus berupa hadiah fisik — mungkin itu kartu tulisan tangan atau tanda terima kasih,” komentar Marrinan. “Fungsi liburan tidak harus menjadi hal yang sangat besar. Seringkali tindakan kebaikan yang tidak rumitlah yang sangat bermanfaat bagi orang-orang.”

8. Pilih tujuan.

Ketika Anda sedang mempersiapkan perayaan liburan Anda, penting untuk menentukan apa tujuan Anda. Misalnya, sangat sulit untuk menikmati pertandingan sambil juga saling mengenal.

Caroline Merewether, seorang manajer pendekatan dan fungsi di HubSpot, menyatakan, "Pengambilan terbesar adalah untuk mengetahui apakah itu lebih tentang memperdalam interaksi atau menikmati pertandingan."

Salah satu aktivitas pilihan Merewether yang dilakukan krunya adalah pengalaman praktis Airbnb yang merupakan ruang pelarian digital.

“Itu menghibur untuk melakukan sesuatu yang berbeda dan itu adalah perubahan mental yang menyenangkan. Tapi itu tidak baik untuk menerima untuk mengenal pria dan wanita karena kami telah mencoba untuk mencari petunjuk. Untuk pesta kami selanjutnya, kami diharuskan melakukan dialog perjalanan yang melibatkan kami, ”tambahnya.

Untuk perayaan liburan liburan digital berikutnya, mereka akan mengirimkan permen ke seluruh dunia yang akan menjadi pembuka dialog yang sangat baik untuk ruang kerja. Kemudian, mereka cenderung melakukan kontes kostum dan trivia online.

Jeff Boulter, seorang insinyur langsung di HubSpot, memutuskan untuk menggabungkan aksi interaktif dengan cara saling mengenal satu sama lain melalui video game trivia interaktif.

Untuk memulai, Boulter mengirimkan Google Kind dengan campuran pertanyaan pemecah kebekuan. Beberapa contoh terintegrasi:

• Apa kesepakatan online pertama Anda atau kesepakatan surat elektronik?
• Program apa yang paling buruk Anda lakukan di universitas?
• Apa karier teraneh yang pernah Anda miliki?
• Apa sebenarnya musik yang paling tidak Anda sukai?
• Apa prinsip konspirasi pilihan Anda?
• Apa sebenarnya bakat aneh yang kamu miliki?
• Star Wars atau Star Trek?
• Yanni atau Laurel?
• Jika Anda dapat mendedikasikan kejahatan apa pun dan lolos begitu saja, apakah itu?
• Apa hadiah terburuk yang pernah kamu dapatkan?
• Siapa yang akan dimakan lebih dulu jika kita semua terjebak di lift 1C?

Kemudian, mereka menerapkan situs trivia gratis di internet yang disebut MyQuiz. Di sini, solusinya adalah memilih satu orang dari tim mereka (yang musik paling favorit adalah "Ini adalah Lingkungan Kecil," misalnya) atau membeli respons yang tepat di antara beberapa solusi desain lainnya. Mereka menyelesaikan dengan 54 pikiran. Lihat gambar di bawah ini untuk melihat seperti apa.

5 Ide untuk Hosting Web Acara Liburan Hibrida

Perkumpulan liburan hibrida paling efektif melibatkan setiap pengunjung digital dan manusia dengan cara yang bermakna. Tetapi jika Anda tidak yakin tentang logistik, lihat panduan ini untuk membangun koneksi antara rekan kerja di sekitar dan banyak hal:

1. Percaya digital-first.

Saat menjadwalkan tindakan dan agenda pesta liburan hibrida Anda, peserta digital Anda harus tetap diingat. Lihat bagaimana personel virtual Anda dapat berinteraksi dan terus terlibat dalam setiap tindakan individu.

2. Temukan lokasi yang sesuai.

Tempat untuk acara Anda dapat membuat atau memecahkan pertemuan hibrida. Fokuskan perhatian Anda pada stabilitas dan tampilan online tempat Anda — dan pastikan Anda telah mendapatkan mesin yang tepat untuk konferensi video.

3. Prioritaskan hal-hal yang ramah hibrida untuk dilakukan

Kesalahan umum ketika web hosting pesta hibrida mengatur acara untuk perusahaan langsung dan hanya menyiarkan perayaan untuk peserta digital. Sebagai alternatif, carilah rutinitas ramah-hibrida yang benar-benar bisa dinikmati semua orang saat bersama, saat terpisah. Di bawah ini adalah beberapa contoh:

• Pameran Penghargaan Grup yang Menyenangkan
• Liburan istirahat Trivia atau Sport Evening
• Formula ajaib Santa
• Cat Berkumpul bersama
• Keahlian Meriah Hadir

Jangan lupa, fungsi liburan liburan hibrida perlu berinteraksi secara aktif baik secara pribadi maupun dengan petugas digital — jadi prioritaskan kegiatan yang dapat mencapai tujuan ini.

4. Berbagi suasana.

Kadang-kadang peserta virtual benar-benar merasa kehilangan kesenangan terutama karena mereka jauh. Untuk membantu mengatasi hal ini, tuan rumah harus membangun pengalaman dan suasana kerja bersama untuk semua peserta. Misalnya, jika dekorasi pria atau wanita Anda berisi kepingan salju kertas dan lilin vanila, lihatlah mengirimkan edisi yang lebih ringkas kepada tamu digital dari barang-barang ini untuk tempat tinggal atau tempat kerja mereka.

5. Tetapkan teman-teman pria atau wanita dan jarak jauh dalam kelompok atau pasangan.

Salah satu cara untuk memotivasi keterlibatan antara tamu pria atau wanita dan tamu digital adalah dengan menempatkan mereka dalam kelompok atau pasangan. Misalnya, jika Anda melakukan hal-hal sepele liburan, pertimbangkan untuk membagi teman-teman Anda menjadi beberapa kelompok, dengan hampir setiap tim yang terdiri dari individu dan perusahaan jarak jauh. Dapatkan 1 fase tambahan ini dengan mendorong tim untuk melakukan brainstorming nama tim yang inovatif.

Ketika tiba untuk mengatur kegiatan yang jauh dan hibrid, mungkin diperlukan lebih banyak waktu dan usaha serta kerja keras untuk menyelesaikan logistik. Tetapi jika dilakukan dengan tepat, Anda dapat menyelenggarakan acara yang memunculkan persahabatan dan rasa memiliki dalam kelompok Anda.