الدليل الكامل لتبسيط سير عمل عملك

15 أدوات وخدمات إنتاجية لتنمية الأعمال التجارية عبر الإنترنت

إن إدارة الأعمال التجارية عبر الإنترنت أمر مثير، ولكن لنكن صادقين. ويمكن أيضا أن تكون ساحقة. بين إدارة رسائل البريد الإلكتروني، وإنشاء المحتوى، والتعامل مع استفسارات العملاء، وتتبع المشاريع، لا يوجد وقت كافٍ في اليوم على الإطلاق.

والخبر السار هو أنه ليس عليك أن تفعل كل شيء بنفسك. يمكن أن يساعدك المزيج الصحيح من الأدوات والخدمات على استعادة وقتك والتركيز على ما ينمي أعمالك فعليًا. سواء كنت بحاجة إلى برنامج لأتمتة المهام أو إلى أشخاص حقيقيين للتعامل مع العمل، فإن هذه القائمة تغطي احتياجاتك.

فيما يلي 15 أداة وخدمة إنتاجية يمكن أن تجعل حياتك أسهل.

أدوات لإدارة الوثائق والمعلومات

يتعامل كل عمل مع الملفات والملاحظات والبيانات. تساعدك هذه الأدوات على البقاء منظمًا والعثور على ما تحتاجه بسرعة.

1. استوديو الذكاء الاصطناعي الأكثر كثافة

هل تمنيت يومًا أن تطرح سؤالاً على مستند بدلاً من التمرير عبر الصفحات؟ استوديو Denser يجعل ذلك ممكنًا. تتيح لك هذه الأداة المدعومة بالذكاء الاصطناعي الدردشة مع ملفات pdf والمستندات الأخرى لاستخراج المعلومات على الفور. بدلاً من قضاء عشرين دقيقة في البحث عن تفاصيل محددة في تقرير طويل، ما عليك سوى أن تسأل وتحصل على إجابتك. إنها تغير قواعد اللعبة لأي شخص يتعامل مع الكثير من الأعمال الورقية.

2. مساحة عمل جوجل

إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا عبر الإنترنت، فمن المحتمل أنك تستخدم Gmail بالفعل. لكن Google Workspace يأخذ الأمور إلى أبعد من ذلك من خلال البريد الإلكتروني الاحترافي والتخزين السحابي والمستندات وجداول البيانات ومكالمات الفيديو. إنه ميسور التكلفة ويجعل التعاون مع العملاء أو أعضاء الفريق سلسًا.

3. الفكرة

الفكرة تشبه سكين الجيش السويسري الرقمي. يمكنك استخدامه للملاحظات وقواعد البيانات والويكي وتتبع المشروعات، كل ذلك في مكان واحد. إنها مثالية للحفاظ على المعرفة التجارية الخاصة بك منظمة ويمكن الوصول إليها. تعمل الخطة المجانية بشكل رائع مع رواد الأعمال المنفردين، وتوفر الخطط المدفوعة المزيد من الميزات للفرق المتنامية.

4. إيفرنوت

في بعض الأحيان تحتاج فقط إلى مكان بسيط لالتقاط الأفكار. لقد كان Evernote موجودًا منذ سنوات، وما زال يؤدي وظيفته بشكل جيد. يمكنك تدوين الملاحظات وقص صفحات الويب والوصول إلى كل شيء من أي جهاز. إنها واضحة وموثوقة.

5. دروببوإكس

يعد التخزين السحابي ضروريًا لأي عمل تجاري عبر الإنترنت. يسهّل Dropbox عمل نسخة احتياطية من ملفاتك المهمة ومشاركة المستندات الكبيرة مع العملاء. الواجهة نظيفة، وتعمل بسلاسة عبر جميع أجهزتك.

خدمات التفويض والدعم عن بعد

يمكن للبرمجيات أن تفعل الكثير فقط. في بعض الأحيان تحتاج إلى أشخاص فعليين للتعامل مع المهام التي تتطلب التفكير أو الإبداع أو اللمسة الشخصية. تعمل هذه الخدمات على توصيلك بالمحترفين الموهوبين الذين يمكنهم تخفيف عبء العمل لديك.

6. مساعد الجناح

للحصول على الدعم اليومي المستمر دون إنفاق الكثير من المال، فإن Wing Assistant يستحق النظر فيه. إنهم يقدمون مساعدين مخصصين يمكنهم التعامل مع العمل الإداري والبحث ودعم العملاء والمزيد. يضم فريقهم محترفين مساعدين افتراضيين فلبينيين ماهرين تم تدريبهم على العمل مع العملاء الدوليين. وهذا يجعله خيارًا ميسور التكلفة للشركات الصغيرة التي تحتاج إلى مساعدة متسقة.

7. فيفير

إذا كانت ميزانيتك محدودة، فإن Fiverr يقدم خدمات بأسعار معقولة لأي شيء تقريبًا. من تصميم الشعار إلى تحرير الفيديو إلى التعليقات الصوتية، يمكنك العثور على شخص لمساعدتك. فقط تأكد من مراجعة المراجعات بعناية قبل التوظيف.

8. بيلاي

توفر Belay مساعدين افتراضيين مقرهم الولايات المتحدة لرواد الأعمال الذين يحتاجون إلى دعم على المستوى التنفيذي. مساعدوهم مدربون تدريباً عالياً ويمكنهم التعامل مع المهام المعقدة مثل مسك الدفاتر وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي وتنسيق التقويم. إنها خدمة متميزة، ولكن الجودة تتناسب مع السعر.

9. العمل

يعد Upwork واحدًا من أكبر الأسواق المستقلة الموجودة هناك. هل تحتاج إلى مصمم جرافيك أو كاتب أو مطور ويب؟ يمكنك العثور عليها هنا. إنه أمر رائع بالنسبة للمشاريع لمرة واحدة أو اختبار العمل مع المستقلين قبل الالتزام بشيء طويل الأجل.

10. الوقت الخ

يركز Time Etc بشكل خاص على أصحاب الأعمال الصغيرة ورجال الأعمال. يمكنك الوصول إلى المساعدين الافتراضيين ذوي الخبرة دون عقود طويلة الأجل. إنها مرنة ومباشرة، وهو بالضبط ما يحتاجه أصحاب الأعمال المشغولون.

أدوات الأتمتة للتسويق والعمليات

لماذا تفعل شيئًا يدويًا بينما يستطيع البرنامج القيام بذلك نيابةً عنك؟ تتعامل أدوات التشغيل الآلي هذه مع المهام المتكررة حتى تتمكن من التركيز على أشياء أكبر.

11. زابير

يقوم Zapier بتوصيل تطبيقاتك المفضلة وإنشاء مسارات عمل تلقائية فيما بينها. على سبيل المثال، يمكنك حفظ مرفقات البريد الإلكتروني تلقائيًا في Dropbox أو إضافة مشتركين جدد إلى جدول بيانات. لا يوجد ترميز مطلوب. بمجرد إعداده، فإنه يعمل على الطيار الآلي.

12. ميل تشيمب

لا يزال التسويق عبر البريد الإلكتروني أحد أكثر الطرق فعالية للوصول إلى جمهورك. يتيح لك Mailchimp إنشاء قوائم بريد إلكتروني وتصميم رسائل إخبارية جميلة وإعداد تسلسلات تلقائية. الخطة المجانية سخية بما يكفي لمعظم الشركات الصغيرة للبدء.

13. عازلة

يعد النشر المستمر على وسائل التواصل الاجتماعي أمرًا مهمًا، ولكن من لديه الوقت للنشر كل يوم؟ يتيح لك Buffer جدولة المنشورات مسبقًا عبر منصات متعددة. اقضِ ساعة في تجميع المحتوى الخاص بك، وستكون جاهزًا للأسبوع.

14. كاليندلي

إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في التنقل ذهابًا وإيابًا لجدولة الاجتماعات، فإن تطبيق Calendly سيحافظ على سلامة عقلك. يمكنك مشاركة الرابط الخاص بك، ويختار الأشخاص الوقت المناسب، ويتم إضافته تلقائيًا إلى التقويم الخاص بك. بسيطة وفعالة.

15. تريلو

يستخدم Trello اللوحات والقوائم والبطاقات لمساعدتك في تنظيم المشاريع بشكل مرئي. إنها بديهية وتعمل بشكل جيد لإدارة المهام الشخصية والتعاون الجماعي. يستخدمه العديد من رواد الأعمال كمركز مركزي لتتبع كل ما يجب إنجازه.

خاتمة

إن تنمية الأعمال التجارية عبر الإنترنت لا يعني أن عليك أن تعمل بنفسك على أرض الواقع. يعرف أذكى رواد الأعمال متى يستخدمون الأدوات ومتى يطلبون المساعدة.

ابدأ باختيار عنصر أو عنصرين من هذه القائمة يعالجان أكبر نقاط الضعف لديك. ربما تحتاج إلى إدارة أفضل للمستندات أو ربما حان الوقت لتفويض تلك المهام التي تستهلك وقتك في الصباح. مهما كان اختيارك، فإن اتخاذ الخطوة الأولى نحو العمل بشكل أكثر ذكاءً سيؤتي ثماره.

وقتك هو المورد الأكثر قيمة لديك. استثمرها بحكمة.

الأسئلة المتداولة

ما هي الأدوات الأفضل لشخص بدأ للتو؟

إذا كنت جديدًا في إدارة الأعمال التجارية عبر الإنترنت، فابدأ بخيارات مجانية أو منخفضة التكلفة. تتمتع كل من Google Workspace وTrello وBuffer بخطط مجانية تقدم الكثير من الميزات. يمكنك الترقية مع نمو عملك.

كيف أقرر بين الاستعانة بالدعم أو استخدام البرامج؟

فكر في طبيعة المهمة. تعمل المهام المتكررة والمتوقعة بشكل جيد مع برامج التشغيل الآلي. المهام التي تتطلب الحكم أو الإبداع أو التفاعل الشخصي هي أكثر ملاءمة للدعم البشري.

هل تستطيع الشركات الصغيرة تحمل تكاليف خدمات المساعدة الافتراضية؟

قطعاً. تقدم العديد من خدمات المساعد الافتراضي حزمًا مرنة مصممة للميزانيات الصغيرة. توفر الخيارات الخارجية دعمًا عالي الجودة بمعدلات أقل، مما يجعل التفويض متاحًا حتى لرواد الأعمال المنفردين.

ما هي أفضل طريقة لدمج أدوات متعددة معًا؟

زابير هو أفضل صديق لك هنا. فهو يربط آلاف التطبيقات ويتيح لك إنشاء سير عمل آلي دون أي مهارات تقنية. ابدأ بعمليات التشغيل الآلي البسيطة ثم قم بالبناء من هناك عندما تشعر بالراحة.