İşletmeler için en iyi 5 bulut bilgi depolama fikri
Yayınlanan: 2022-01-31Böylece, en iyi bulut depolama sağlayıcılarından birini seçtiniz ve şirketinizin veri dosyalarını buluta taşıdınız. Ancak, bulut olguları depolamanızdan en etkili olanı elde ediyor musunuz ve bilgilerinizi güvenli, sağlam ve korumalı tutmak için elinizden gelen her şeyi yapıyor musunuz?
İş için en iyi bulut depolama, işletmenizi ödüllendirebilecek birkaç yeteneğe sahiptir. Evden veya hareket halindeyken işi yapan personel için harika olan belgelerinize her yerden erişmenize izin verir ve ayrıca ekip çalışmasının dışındaki teknolojik zorlukları göz önünde bulunduran çok sayıda ortak uygulama içerir.
Ayrıca, çoğu önemli bulut şirketi, performansınızı şifreli ve güvenli tutar, ancak yedeklemeler için bulut depolamanızı gerçekten uygun şekilde yönetmezseniz, sizin ve potansiyel müşterileriniz için büyük olasılıkla istikrar riskleri vardır.
Bu yazıda, bulut bilgi depolama deneyiminizi artırmanın ve belgelerinizi güvende tutmanın beş yolunda size rehberlik edeceğiz.
1. En yüksek stabilite derecesine sahip olun
Önemli bulut bilgi depolama sağlayıcıları, şifreleme ve güvenlik duvarlarıyla birlikte son teknoloji ürünü ve rutin olarak güncel koruma cihazlarına sahiptir, bu nedenle veri dosyalarınız, yerel olarak depolamanıza kıyasla bulutta muhtemelen daha güvenlidir.
Şu anda bile potansiyel tehlikeler var, ancak bunların çoğu, bu koruma yeteneklerini etkin bir şekilde kavrayarak ve kullanarak ve personelinize üstün çevrimiçi koruma konusunda koçluk yaparak önlenebilir.
Tüm kullanıcıların güçlü parolalara sahip olması çok önemlidir. Pek çok kişi tüm internet hesapları için aynı parolayı kullanır, bu tehlikelidir - eğer bir personelin özel hesabının bulunduğu 1 web sitesi saldırıya uğrarsa, bilgisayar korsanları büyük olasılıkla onların işlev hesaplarını da alabilir.
Seçenek, son derece güvenli olan en iyi şifre yöneticilerini kullanmak ve alıcıların hepsini geri çağırmadan tüm hesapları için farklı şifrelere sahip olmalarını sağlamaktır.
Bulutun küçük işletme son kullanıcılarının da iki değişkenli kimlik doğrulama kullanması gerekir; bu, bir parola ele geçirilse bile, bir bilgisayar korsanının hesaba girmesini önleyecek ek bir kararlılık katmanı olduğunu gösterir. Yönetici olarak, tüm alıcıların bunu ayarlamasını zorunlu kılacak bir konumda olmalısınız.
Ayrıca garanti hesabı uyarıları açık. Bu, yeni bir makineden gelen bildirimler gibi herhangi bir işlem olması durumunda size bildirileceğini gösterir. Çoğu zaman, bu uyarılar endişelenecek neredeyse hiçbir şey olmaz, ancak birisinin bilgilerinize yetkisiz erişme girişiminde bulunduğu nadir bir olayda hızlı hareket etmenize yardımcı olur.
2. Senkronizasyondan en iyi şekilde yararlanın
Bulut depolamanın büyük bir avantajı, bilgi ve klasörlerinizin hızlı senkronizasyonudur. Bulut ayrıntıları depolama şirketleri tarafından sağlanan en etkili dosya paylaşım şirketleri ile, tüm iş gücünüz, nerede olurlarsa olsunlar en güncel veri dosyalarına erişebileceklerdir; bu, mülkten performans gösteren her zamankinden daha fazla erkek ve kadın için özellikle yararlıdır. .
Varsayılan tarayıcı tabanlı, çoğunlukla bulut depolama arabirimlerinin bir sevgilisi değilseniz, birçok tedarikçi tarafından sağlanan pratik bir özellik, bulut klasörlerinizi, Windows Dosyası gibi, çalışma sisteminizin dosya bileşiminde birleştirme kapasitesidir. Explorer veya Mac Finder.
Önemli bir uygulamayı indirir indirmez, bulutta kayıtlı dosyalarınız kişisel bilgisayarınızda bir klasör olarak ortaya çıkar ve çevrimiçi bir ilişkiniz olduğu sürece, senkronizasyon bilgisayarlı ve sorunsuz olmalıdır. Düzenli olarak senkronize edilmeyen çok sayıda belgeniz varsa (örneğin, önceki, sıklıkla başvurulmayan bilgilerin bir arşivi) depolama şirketinizin bu belgeleri "soğuk" olarak perakende satma seçeneğinin olup olmadığını incelemeye değer.
Bu, belgelerin bu tür bileşenleri teyp olarak daha az yaparak depolandığı ve canlı senkronize edilmediği zamandır, bu nedenle erişilebilmesi için manuel olarak alınması gerekir. Kazanç, büyük miktarda para tasarrufu yapabilmesidir. Google ve Microsoft Azure, size soğuk depolama sunan iki platformdur.
3. Tutma faktörleri düzenlendi
Bulut bilgi depolama, klasik zorlu bir zorlamada yaptığınız gibi, bilgilerinizi yalnızca bir klasör yapısında sıralamanıza olanak tanır. Ekibinizle elde etmeyi paylaşacaksanız, açıkça planlanmış bir çerçeveye sahip olmak ve herkesin sahip olması gereken bilgileri keşfedebilmesi için güvenilir dosya adlandırma ilkeleri oluşturmak önemlidir.
Bunu, ilerledikçe sıralamak yerine en baştan yapın, aksi takdirde kaçınılmaz olarak, üzerinde gidilemez bir karmaşayla sonuçlanırsınız. Çok iyi bir klasör yapısı da güvenlik için önemlidir, çünkü esas olarak izinleri düzenlemenize yardımcı olacaktır. Örnek olarak, bir klasör oluşturduysanız ve kuruluş amirlerine girişi kısıtladıysanız, içinde ayarladığınız tüm dosyalar gizli tutulacaktır. Bu, her bir kişi dosyası için dosya izinleri yerleştirmekten çok daha kolaydır.
Standart bir klasör tekniğinin yanı sıra, bulut depolamanızın başka hangi kurumsal kaynaklarla birlikte geldiğini gerçekten görmelisiniz. Bunlar, tek bir hizmet sağlayıcıdan bir başka hizmet sağlayıcıya dönüşür, ancak örnek olarak, Google Travel'da gözlemlenen ve muhtemelen bilmediğiniz belirli bir faydalı yazılım, çeşitli bir klasördeki bir dosyaya kısayol ekleme kapasitesidir.
Bunu yapmak için dosyayı seçin ve Shift+Z tuşlarına basın. Ardından, kısayol yerleştireceğiniz ikinci bir klasöre karar verebilirsiniz. Düzenleme amacıyla, bu, iki bağımsız kopya olarak kalmak yerine, tamamen aynı dosyadır. Bu, bir dosya tek bir grup veya girişimden çok daha fazlasına uygulanabilir olduğunda yararlıdır.
4. Canlı belgelerle işbirliği yapın
Alan sürücülerinde depolanan veri dosyalarıyla, yalnızca birbirinin performansının üzerine yazmak için tek bir personelden çok daha fazlasının tam dosyayı açmasını deneyebilirdiniz. Ancak bulut veri depolama ile, belgelerin her birine aynı anda erişilebilir ve düzenlenebilir, bu da büyük miktarda görevi büyük ölçüde kolaylaştırır.
Örnek olarak, Google E-Tablolar'da barındırılan bir hesap e-tablonuz varsa, hesap işgücünüzdeki herkes, birlikte çalıştıkları hesapların ayrıntılarını ayrı gadget'lardan aynı anda ekleyebilir. Ayrıca, bir başkasının ona erişen bir anahtar elde edebilmesi için sayfayı kapatma konusunda endişelenmenize gerek yoktur!
Değişiklikleri izlemek de oldukça karmaşıktır. Bu hesap iş gücü süpervizörü, sayfadaki bir çeşitliliğin yanlış olduğunu düşünürse, uygun hücrenin düzenleme kaydını görebilir ve onu kimin ve ne zaman girdiğini keşfedebilir, bu da hatanın nasıl üretildiğini keşfetmeye yardımcı olacaktır. Bu benzersiz özellik Google Push'a özel olsa da, diğer bulut işbirliği şirketleri kendi düzenleme kaydı özelliklerini içerir.
Yine de, birden fazla alıcının bir dosya üzerinde işi yapmasıyla, yalnızca bir kullanıcının yanlışlıkla bir başkasının işi yapması konusunda gergin olabilirsiniz. Ancak birçok bulut uzmanı hizmeti, sürüm oluşturma, yani birkaç tıklamayla dokümanın önceki modeline dönme yeteneği sunar. Bu, kablolar birbirine karıştığında ve bir personel üyesinin yanlış hesaplama ile tasarladığı değişiklikleri geri almak istediğinizde inanılmaz derecede faydalıdır.
5. Entegrasyonları kullanın
Şirketinizde kullandığınız diğer uygulamalar, prosedürler arasında sorunsuz görüşmeye izin veren bulut bilgi depolama hizmeti sağlayıcınıza entegre edilebilir.
Bu noktada, personel etkileşimi için sohbet uygulaması Slack'i kullanabilirsiniz. Google Travel ve Dropbox'ı içeren bir dizi bulut şirketi ile entegre edilebilir. Bu, Slack uygulamasından ayrılmak zorunda kalmadan dosyalarınızı arayabileceğinizi, sadece sohbetlerde bulut dosyalarını paylaşabileceğinizi ve hatta bir klasörde ayarlamalar olduğunda otomatik bir konseptin yayınlanmasını sağlayabileceğiniz anlamına gelir.
Başka bir örnek, müşterilerin belgeleri hızlı ve hızlı bir şekilde göstermesine izin veren HelloSign'dır. Dropbox veya Google Drive'a monte edilen bu entegrasyonla, yalnızca birkaç tıklamayla deponuzdaki evrakları belirtebilirsiniz.
Dropbox, çok sayıda kuruluş tarafından kullanılan müşteri ortaklığı yönetim yöntemi olan Salesforce ile özellikle mükemmel şekilde bütünleşir. Dropbox'tan bilgileri doğrudan Salesforce verilerinize aktaracak şekilde ayarlayabilirsiniz; bu, iş akışınızı basitleştirebilir ve nerede olursanız olun satış belgelerine erişebileceğiniz anlamına gelebilir.
Bunlar, bazı bulut sağlayıcıları aracılığıyla sağlanan çok sayıdaki entegrasyonun yalnızca birkaç örneğidir. Bununla birlikte, temiz ve ekonomik bir prosedürü sürdürmek ve olası güvenlik risklerini azaltmak için, hangi uygulamaların bulut bilgi depolamanıza erişebildiğine periyodik olarak bakmayı hatırlamanız ve artık kullanmaya zamanınız kalmamış olanları temizlemeniz gerekir. .
Özet
Bu ipuçlarına bağlı kalarak, buluttaki veri dosyalarınızın güvenli ve emniyetli olduğundan ve bulut veri depolama tarafından sağlanan ödüller sayesinde iş gününden iş gününe kadar birçok faktörün önemli ölçüde daha sorunsuz çalışacağından emin olabilirsiniz. .
Bulut depolamaya daha da fazla bakmak
İş için en iyi bulut depolamaya yönelik eğiticimizi doğrulamayı garanti edin ve bulut depolama fiyatlarının nasıl düşürüleceği konusunda bulut depolama ile ilgili çok daha kullanışlı stratejileri ortaya çıkarın. Ayrıca platformun kurumsal kurumsal desteği olan Dropbox Small business'ı da inceledik.