أفضل 5 أفكار لتخزين المعلومات السحابية للشركات
نشرت: 2022-01-31لذلك ، قمت بتحديد واحد فقط من أفضل بائعي التخزين السحابي ، وقمت بنقل ملفات بيانات شركتك إلى السحابة. ولكن هل تحصل على أقصى استفادة من تخزين الحقائق السحابية لديك ، وهل تبذل كل ما في وسعك للحفاظ على معلوماتك آمنة وسليمة ومحمية؟
يحتوي أفضل تخزين سحابي للأعمال على عدد قليل جدًا من الإمكانات التي يمكن أن تكافئ مؤسستك. يسمح لك بالوصول إلى المستندات الخاصة بك من كل مكان ، وهو أمر رائع للموظفين الذين يقومون بالمهمة من مكان الإقامة أو أثناء التنقل ، كما أنه يتميز بقدر كبير من التطبيقات التعاونية التي يمكن أن تأخذ في الاعتبار الصعوبات التكنولوجية من العمل الجماعي.
أيضًا ، تحافظ معظم الشركات السحابية المهمة على أدائك مشفرًا وآمنًا ، ولكن هناك مخاطر استقرار محتملة عليك وعلى آفاقك إذا لم تقم حقًا بإدارة التخزين السحابي للنسخ الاحتياطية بشكل مناسب.
في هذه الكتابة ، سنوجهك من خلال خمس طرق يمكنك من خلالها تعزيز تجربة تخزين المعلومات السحابية الخاصة بك ، والاحتفاظ بمستنداتك آمنة.
1. احتفظ بأعلى تصنيف من الاستقرار
يمتلك بائعو تخزين المعلومات السحابية الرئيسية أجهزة حماية حديثة ومحدثة بشكل روتيني ، جنبًا إلى جنب مع التشفير والجدران النارية ، لذلك من المحتمل أن تكون ملفات البيانات الخاصة بك أكثر أمانًا على السحابة مما لو قمت بتخزينها محليًا.
توجد الآن مخاطر محتملة ، ولكن يمكن مواجهة معظمها من خلال الفهم الفعال لقدرات الحماية هذه واستخدامها ، وتدريب موظفيك على حماية فائقة عبر الإنترنت.
من الضروري أن يكون لدى جميع المستخدمين كلمات مرور قوية. يستخدم الكثير من الأشخاص كلمة مرور متطابقة لجميع حساباتهم على الإنترنت ، وهو أمر خطير - إذا تم اختراق موقع ويب واحد يمتلك أحد الأفراد حسابًا خاصًا عليه ، فمن المحتمل أن يحصل المتسللون على حساباتهم الوظيفية أيضًا.
الخيار هو استخدام أفضل مسؤولي كلمات المرور ، فهؤلاء آمنون للغاية ، وتمكين المشترين من الحصول على كلمات مرور مميزة لجميع حساباتهم دون الحصول عليها لاستدعائها جميعًا.
يجب على المستخدمين النهائيين للشركات الصغيرة في السحابة استخدام مصادقة ثنائية المتغيرين ، مما يدل على أنه حتى إذا تم اختراق كلمة المرور ، فهناك طبقة إضافية من الاستقرار من شأنها أن تمنع المتسلل من الدخول إلى الحساب. بصفتك مشرفًا ، يجب أن تكون في وضع يسمح لك بإلزام جميع المشترين بإعداد هذا.
علاوة على ذلك ، يتم تشغيل تنبيهات حساب الضمان. يشير هذا إلى أنه إذا كان هناك أي إجراء مثل المؤشرات الإضافية من جهاز جديد ، فسيتم إعلامك. في معظم الأوقات ، لن تقلق بشأن هذه التنبيهات ، لكنها تساعدك على التصرف بسرعة في حالة الندرة التي يحاول فيها شخص ما الوصول إلى معلوماتك.
2. حقق أقصى استفادة من المزامنة
من المزايا الهائلة للتخزين السحابي المزامنة السريعة لمعلوماتك ومجلداتك. من خلال أكثر شركات مشاركة الملفات فعالية التي تقدمها شركات تخزين التفاصيل السحابية ، ستكون جميع القوى العاملة لديك قادرة على الوصول إلى ملفات البيانات الأكثر حداثة أينما كانت ، وهو أمر مفيد بشكل خاص مع الرجال والنساء الإضافيين الذين يؤدون أعمالهم من الممتلكات .
إذا لم تكن من محبي واجهات التخزين السحابية المستندة إلى المستعرض الافتراضي ، فإن السمة العملية التي يوفرها الكثير من الموردين هي القدرة على دمج مجلدات السحابة في تكوين ملفات نظام العمل الخاص بك ، وهذا النوع من ملفات Windows Explorer أو Mac Finder.
بمجرد تنزيل تطبيق حيوي ، ستظهر الملفات المحفوظة على السحابة كمجلد على جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك ، وطالما أن لديك علاقة عبر الإنترنت ، يجب أن تكون المزامنة محوسبة وسلسة. إذا كان لديك الكثير من المستندات التي لم تتم مزامنتها بانتظام - على سبيل المثال ، أرشيف لمعلومات سابقة ، لا يتم الرجوع إليها في كثير من الأحيان - فمن المفيد فحص ما إذا كان لدى شركة التخزين الخاصة بك خيار بيع هذه المستندات "الباردة".
يحدث هذا عندما يتم تخزين المستندات على مكونات أقل مثل هذه الأنواع من الشريط ، ولا تتم مزامنتها بشكل مباشر ، لذلك يجب استرجاعها يدويًا للوصول إليها. المكسب هو أنه يمكن أن يوفر مبلغًا كبيرًا من المال. Google و Microsoft Azure هما نظامان أساسيان يوفران لك تخزينًا باردًا.
3. ترتيب العوامل عقد
يسمح لك تخزين المعلومات السحابية بفرز معلوماتك في مجرد إنشاء مجلد ، كما تفعل في عملية دفع كلاسيكية صعبة. إذا كنت ستشارك الحصول مع فريقك ، فمن الضروري أن يكون لديك إطار عمل مخطط له بشكل واضح ، وأن تبني سياسات لتسمية ملفات موثوقة حتى يتمكن كل شخص من اكتشاف المعلومات التي يحتاجها.
افعل ذلك من البداية ، بدلاً من الفرز أثناء تقدمك ، أو ستنتهي حتمًا بفوضى لا يمكن تجاوزها. من المهم أيضًا وجود بنية مجلد جيدة جدًا للأمان ، لأنه سيساعدك في تنظيم الأذونات. للتوضيح ، إذا قمت بإنشاء مجلد وقصرت الإدخال على مشرفي المؤسسة ، فسيتم الحفاظ على سرية أي ملفات تقوم بتعيينها فيه. هذا أسهل بكثير من وضع أذونات ملف لكل ملف فرد.
بالإضافة إلى تقنية المجلد القياسية ، يجب أن تنظر حقًا إلى الموارد التنظيمية الإضافية التي يصل إليها التخزين السحابي. هذا التغيير من مزود خدمة واحد إلى مزود آخر ، ولكن ، على سبيل المثال ، هناك برنامج مفيد معين لوحظ في Google Travel والذي ربما لا تعرفه هو القدرة على دمج اختصار لملف في مجلد مختلف.
للقيام بذلك ، اختر الملف واضغط على Shift + Z. ستتمكن بعد ذلك من تحديد المجلد الثاني لوضع اختصار فيه. لأغراض التحرير ، هذا هو نفس الملف بالضبط ، بدلاً من الاحتفاظ بنسختين مستقلتين. يكون هذا مفيدًا عندما يكون الملف قابلاً للتطبيق على أكثر من مجموعة أو تعهد واحد.
4. التعاون مع الأوراق الحية
مع ملفات البيانات المخزنة على محركات أقراص المنطقة ، كان من الممكن أن تحاول أن تجعل أكثر من موظف واحد يفتح الملف الدقيق ، فقط للكتابة فوق أداء كل فرد. ولكن مع تخزين البيانات السحابية ، يمكن الوصول إلى كل المستندات وتحريرها في نفس الوقت ، مما يجعل قدرًا كبيرًا من الواجبات أسهل كثيرًا.
للتوضيح ، إذا كان لديك جدول بيانات حسابات مستضاف على جداول بيانات Google ، فيمكن لأي شخص في حساباتك أن يضيف في نفس الوقت تفاصيل الحسابات التي يعملون معها من أدوات منفصلة. ليس هناك أيضًا ما يدعو للقلق بشأن إغلاق الورقة حتى يتمكن شخص آخر من الحصول على مفتاح للوصول إليها!
كما أنه من السهل جدًا مراقبة التعديلات. إذا اعتقد مشرف القوى العاملة في الحسابات أن مجموعة متنوعة في الورقة غير صحيحة ، فيمكنه رؤية سجل التحرير للخلية المناسبة واكتشاف من أدخله ومتى ، مما سيساعد في اكتشاف كيفية حدوث الخطأ. على الرغم من أن هذا الجانب الفريد حصري لـ Google Push ، إلا أن شركات التعاون السحابية الأخرى تتضمن خصائص سجل التحرير الخاصة بها.
ومع ذلك ، قد تكون متوترًا بشأن كيفية قيام العديد من المشترين بالمهمة في ملف ما ، حيث يمكن لمستخدم واحد فقط حذف شخص آخر عن طريق الخطأ. لكن العديد من خدمات خبراء السحابة تقدم إصدارًا - القدرة على الرجوع إلى نموذج سابق للمستند بعدد من النقرات. يعد هذا مفيدًا بشكل لا يصدق إذا تم تجاوز الأسلاك ، وأردت التراجع عن التعديلات التي صممها أحد الموظفين عن طريق الخطأ في التقدير.
5. استخدام عمليات التكامل
يمكن تضمين التطبيق الآخر الذي تستخدمه في شركتك مع مزود خدمة تخزين المعلومات السحابية ، مما يسمح بإجراء محادثة سلسة بين الإجراءات.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تطبيق الدردشة Slack لتفاعل الموظفين. يمكن دمجه مع عدد من الشركات السحابية ، بما في ذلك Google Travel و Dropbox. يشير هذا إلى أنه يمكنك البحث عن ملفاتك دون الحاجة إلى ترك تطبيق Slack ، أو مشاركة الملفات السحابية في محادثات فقط ، أو حتى نشر مفهوم تلقائي عند وجود تعديلات على مجلد.
مثال آخر هو HelloSign ، والذي يسمح للعملاء بمؤشر المستندات بسرعة وبسرعة. مع هذا التكامل المثبت في Dropbox أو Google Drive ، يمكنك الإشارة إلى الأعمال الورقية في التخزين الخاص بك ببضع نقرات فقط.
يتكامل Dropbox بشكل مثالي مع Salesforce ، وهي طريقة إدارة شراكة العملاء التي تستخدمها العديد من المؤسسات. يمكنك إعداده لنقل المعلومات من Dropbox مباشرة إلى بيانات Salesforce الخاصة بك ، الأمر الذي يمكن أن يبسط سير عملك ويعني أن لديك إمكانية الوصول إلى مستندات المبيعات في أي مكان أنت فيه.
هذه ليست سوى عدد من الأمثلة على عمليات تكامل قليلة موجودة عن طريق بعض موفري الخدمات السحابية. ومع ذلك ، من أجل الاستمرار في الحفاظ على إجراءات نظيفة واقتصادية ولتقليل مخاطر الأمان المحتملة ، عليك أن تتذكر إلقاء نظرة دورية على التطبيقات التي تتمتع بإمكانية الوصول إلى مساحة تخزين المعرفة السحابية الخاصة بك ، والتخلص من أي وقت لم تعد تستخدمه .
ملخص
من خلال الالتزام بهذه النصائح ، يمكنك أن تكون واثقًا من أن ملفات البيانات الخاصة بك على السحابة آمنة ومأمونة ، وستعمل الكثير من عوامل يوم العمل الخاص بك بشكل أكثر سلاسة بفضل المكافآت المتاحة من خلال تخزين البيانات السحابية .
مزيد من النظر في التخزين السحابي
تأكد من التحقق من برنامجنا التعليمي لأفضل تخزين سحابي للأعمال ، واكتشف استراتيجيات أكثر سهولة فيما يتعلق بالتخزين السحابي من جانبنا حول كيفية تقليل أسعار التخزين السحابي. قمنا أيضًا بمراجعة Dropbox Small business ، وهو دعم المؤسسات التجارية للمنصة.