Las 5 mejores ideas de almacenamiento de información en la nube para empresas
Publicado: 2022-01-31Entonces, ha seleccionado solo uno de los mejores proveedores de almacenamiento en la nube y ha movido los archivos de datos de su empresa a la nube. Pero, ¿está obteniendo el máximo rendimiento de su almacenamiento de información en la nube y está haciendo todo lo posible para mantener su información segura y protegida?
El mejor almacenamiento en la nube para empresas tiene bastantes capacidades que podrían recompensar a su empresa. Le permite acceder a sus documentos desde cualquier lugar, lo cual es fantástico para el personal que realiza el trabajo desde casa o en movimiento, y también cuenta con una gran cantidad de aplicaciones colaborativas que pueden aprovechar las dificultades tecnológicas del trabajo en equipo.
Además, la mayoría de las empresas en la nube mantienen su trabajo encriptado y seguro, pero es probable que existan riesgos para la estabilidad para usted y sus clientes si no administra correctamente su almacenamiento en la nube para las copias de seguridad.
En este artículo, lo guiaremos a través de cinco formas en que puede mejorar su experiencia de almacenamiento de información en la nube y mantener sus documentos seguros.
1. Manténgase en la parte superior de la estabilidad
Los principales proveedores de almacenamiento de información en la nube cuentan con dispositivos de protección de última generación y actualizados periódicamente, junto con encriptación y firewalls, por lo que es probable que sus archivos de datos estén más seguros en la nube que si los almacenara en el país.
Incluso ahora existen peligros potenciales, pero la mayoría de ellos pueden contrarrestarse mediante la comprensión y el uso efectivo de estas capacidades de protección, y capacitando a su personal en una protección en línea superior.
Es vital que todos los usuarios tengan contraseñas potentes. Muchas personas usan la misma contraseña para todas sus cuentas en línea, lo cual es peligroso: si un sitio web en el que un empleado tiene una cuenta privada es pirateado, es probable que los piratas informáticos también obtengan sus cuentas de funciones.
La opción es usar los mejores administradores de contraseñas, estos son extremadamente seguros y permiten a los compradores tener contraseñas únicas para todas sus cuentas sin tener que recuperarlas todas.
Los usuarios finales de la nube para pequeñas empresas también deben usar la autenticación de dos variables, lo que significa que, incluso si una contraseña se ve comprometida, hay una capa adicional de estabilidad que impediría que un hacker ingrese a la cuenta. Como administrador, debe estar en condiciones de hacer que sea obligatorio para todos los compradores configurar esto.
Además, las alertas de cuenta de garantía están activadas. Esto sugiere que, si hay alguna acción como indicaciones de una nueva máquina, se le notificará. La mayoría de las veces, estas alertas no serán casi nada de qué preocuparse, pero lo ayudan a actuar rápidamente en caso de que alguien no autorizado intente acceder a su información.
2. Aprovecha al máximo la sincronización
Una gran ventaja del almacenamiento en la nube es la rápida sincronización de su información y carpetas. Con las mejores empresas de intercambio de archivos proporcionadas por empresas de almacenamiento de información en la nube, todo su personal podrá acceder a los archivos de datos más actualizados dondequiera que estén, lo que es particularmente útil con cada vez más personas que trabajan desde su propiedad. .
Si no es un amante de las interfaces de almacenamiento en la nube basadas en navegador predeterminadas, entonces una característica práctica proporcionada por muchos proveedores es la capacidad de combinar sus carpetas en la nube en la composición de archivos de su sistema operativo, como el Archivo de Windows Explorer o el Buscador de Mac.
Tan pronto como haya descargado una aplicación vital, sus archivos guardados en la nube aparecerán como una carpeta en su computadora personal y, siempre que tenga una relación en línea, la sincronización debe ser computarizada y sin problemas. Si tiene un montón de documentos que no se sincronizan con regularidad (por ejemplo, un archivo de información anterior que no se consulta con frecuencia), vale la pena examinar si su empresa de almacenamiento tiene una opción para almacenar estos documentos "en frío".
Esto es cuando los documentos se almacenan en menos componentes, como cintas, y no están sincronizados en vivo, por lo que deben recuperarse manualmente para poder acceder a ellos. La ventaja es que puede ahorrar una gran cantidad de dinero. Google y Microsoft Azure son dos plataformas que le ofrecen almacenamiento en frío.
3. Factores de retención organizados
El almacenamiento de información en la nube le permite clasificar su información en solo una construcción de carpetas, como lo haría en un clásico empujón duro. Si va a compartir archivos con su equipo, es esencial tener un marco claramente planificado y crear políticas para nombres de archivos confiables para que cada persona pueda encontrar la información que necesita.
Haz esto desde el principio, en lugar de ordenar a medida que avanzas, o inevitablemente terminarás con un desastre imposible de navegar. Una muy buena estructura de carpetas también es importante para la seguridad, principalmente porque te ayudará a regular los permisos. Por ejemplo, si creó una carpeta y restringió el acceso a los supervisores de la organización, todos los archivos que establezca en ella se mantendrán confidenciales. Esto es mucho más fácil que otorgar permisos de archivo para cada archivo de persona individual.
Además de un método estándar de carpetas, realmente debe considerar con qué recursos organizacionales adicionales llega su almacenamiento en la nube. Estos cambian de un único proveedor de servicios a uno más, pero, por ejemplo, una aplicación útil particular observada en Google Travel que quizás no conozcas es la capacidad de incorporar un acceso directo a un archivo en una carpeta diferente.
Para hacer esto, seleccione el archivo y presione Shift+Z. A continuación, podrá elegir una segunda carpeta en la que colocar un acceso directo. Para fines de edición, este es exactamente el mismo archivo, en lugar de permanecer en dos copias independientes. Esto es útil cuando un archivo es aplicable a más de un solo grupo o empresa.
4. Colabora con el papeleo en vivo
Con archivos de datos almacenados en unidades de área, podría haber intentado que más de un solo miembro abriera el archivo exacto, solo para sobrescribir la función de cada uno. Pero con el almacenamiento de datos en la nube, se puede acceder a los documentos y editarlos al mismo tiempo, lo que tiende a facilitar mucho una gran cantidad de tareas.
Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cuentas alojada en Hojas de cálculo de Google, cualquier miembro de su equipo de cuentas puede agregar simultáneamente detalles de las cuentas con las que están trabajando desde dispositivos separados. ¡Tampoco es necesario preocuparse por cerrar la hoja para que otra persona pueda adquirir un interruptor para acceder a ella!
También es bastante sencillo monitorear las modificaciones. Si ese supervisor del equipo de cuentas cree que un número en la hoja es incorrecto, puede ver el registro de edición de la celda correspondiente y averiguar quién lo ingresó y cuándo, lo que ayudará a descubrir cómo se produjo el error. Si bien este aspecto único es exclusivo de Google Push, otras empresas de colaboración en la nube incluyen sus propias funciones de registro de edición.
No obstante, podría estar nervioso acerca de cómo, con varios compradores haciendo el trabajo en un archivo, solo un usuario podría eliminar accidentalmente el trabajo de otro. Pero muchos servicios de expertos en la nube ofrecen control de versiones: la capacidad de volver a una versión anterior del documento con varios clics. Esto es increíblemente útil si se cruzan los cables y desea deshacer las modificaciones que un miembro del personal ha diseñado por error de cálculo.
5. Usa integraciones
Se puede integrar otra aplicación que utilice en su empresa con su proveedor de servicios de almacenamiento de información en la nube, lo que permite una conversación fluida entre los procedimientos.
Por ejemplo, bien puede usar la aplicación de chat Slack para la interacción del personal. Se puede integrar con una serie de empresas en la nube, que incluyen Google Travel y Dropbox. Esto significa que puede buscar sus archivos sin tener que salir de la aplicación Slack, compartir archivos en la nube en solo chats o incluso tener una notificación automática publicada cuando hay cambios en una carpeta.
Otro ejemplo es HelloSign, que permite a los usuarios marcar documentos de forma rápida y rápida. Con esta integración montada en Dropbox o Google Drive, puede indicar el papeleo en su almacenamiento con solo un par de clics.
Dropbox se integra a la perfección con Salesforce, el método de administración de asociaciones de clientes utilizado por numerosas organizaciones. Puede configurarlo para transferir información desde Dropbox directamente a sus datos de Salesforce, lo que puede simplificar su flujo de trabajo y significa que tiene acceso a los documentos de ventas en cualquier lugar donde se encuentre.
Estos son solo algunos ejemplos de las numerosas integraciones que existen a través de algunos servicios en la nube. No obstante, para continuar manteniendo un proceso limpio y económico y para reducir los posibles riesgos de seguridad, debe recordar revisar periódicamente qué aplicaciones tienen acceso a su almacenamiento de datos en la nube y eliminar las que ya no utilice. .
Resumen
Al seguir estos consejos, puede estar seguro de que sus archivos de datos en la nube están seguros y protegidos, y muchos factores de su trabajo diario funcionarán mucho mejor gracias a las ventajas que ofrece el almacenamiento de datos en la nube. .
Una mirada aún más profunda al almacenamiento en la nube
Asegúrese de consultar nuestro tutorial sobre el mejor almacenamiento en la nube para empresas, y descubra estrategias mucho más útiles relacionadas con el almacenamiento en la nube en nuestro aspecto sobre cómo reducir los costos de almacenamiento en la nube. También revisamos Dropbox Small Business, el soporte empresarial de la plataforma.