วิธีสร้างกลุ่มใน Gmail

เมื่อโตขึ้น มีเพียงสิ่งเดียวที่แม่ของฉันรู้วิธีการทำบนอินเทอร์เน็ตซึ่งฉันไม่สามารถเข้าใจได้ นั่นคือการสร้างกลุ่มอีเมล

ที่น่าแปลกใจยิ่งกว่าคือฉันส่งอีเมลล์หาเพื่อนตลอดเวลา แต่ฉันไม่เคยถามแม่ถึงวิธีการสร้างกลุ่มอีเมล ฉันจะป้อนที่อยู่อีเมลของเพื่อนลงในช่องผู้รับด้วยตนเอง เอ้ย ฉันช่างเป็นกบฏ

หากคุณเลิกกังวลใจกับวัยรุ่นและไม่ต้องการป้อนที่อยู่อีเมลของครอบครัว เพื่อน หรือเพื่อนร่วมงานด้วยตนเองทุกครั้งที่คุณต้องการส่งอีเมลถึงพวกเขา เราช่วยคุณได้

ดูคู่มือฉบับย่อของเราเกี่ยวกับการสร้างกลุ่มใน Gmail อ่านต่อหรือข้ามไปยังส่วนที่คุณต้องการ:

1. ไปที่ Google Contacts

คุณจะพบ Google Contacts ตรงกลางแถวด้านล่างของแท็บ Google Apps

2. ภายใต้ "ป้ายกำกับ" คลิก "สร้างป้ายกำกับ"

3. ตั้งชื่อป้ายกำกับของคุณ

4. คลิก “ผู้ติดต่อ”, “ผู้ติดต่อบ่อย” หรือ “ไดเรกทอรี่”

เป็นไปได้ว่าคุณจะไม่บันทึกรายชื่อติดต่อไว้ใน Google Contacts แต่คุณยังสามารถเข้าถึงที่อยู่อีเมลของคนที่คุณโต้ตอบด้วยเป็นประจำโดยคลิก "ติดต่อบ่อย" หรือทุกคนที่ทำงานในบริษัทของคุณในปัจจุบันโดยคลิก "ไดเรกทอรี" ที่แถบด้านข้างด้านซ้าย .

5. เลือกผู้ติดต่อที่คุณต้องการรวม จากนั้นคลิกไอคอนป้ายกำกับที่ด้านบนเพื่อเพิ่มลงในกลุ่มใหม่ของคุณ

6. คลิก “สมัคร”

7. ไปที่บัญชี Gmail ของคุณ

8. พิมพ์ชื่อกลุ่มของคุณในช่องผู้รับเพื่อส่งอีเมลถึงกลุ่มของคุณ

เคล็ดลับด่วน: กำลังพยายามส่งอีเมลการตลาดอยู่ใช่ไหม ดูซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลฟรีของ HubSpot

1. เปิด Gmail

2. คลิก “เขียน” ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง Gmail เพื่อสร้างอีเมลใหม่

3. ในส่วน "ถึง" "CC" หรือ "BCC" ที่ด้านบนของหน้าต่าง "New Message" ให้เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่มของคุณ

4. เลือกชื่อกลุ่มของคุณจากรายการป๊อปอัปที่จะปรากฏด้านล่าง

5. เขียนข้อความถึงกลุ่มของคุณ

6. พิสูจน์อักษรและคลิก “ส่ง” เมื่ออีเมลกลุ่มของคุณเสร็จสมบูรณ์

วิธีสร้างกลุ่มสำหรับอีเมล

คุณทราบขั้นตอนในการสร้างกลุ่มใน Gmail แล้ว แต่อะไรทำให้กลุ่มอีเมลมีประโยชน์

เป็นเรื่องปกติที่จะใช้กลุ่มอีเมลเพื่อสื่อสารกับทีมภายในที่ทำงานหรือติดต่อกลุ่มผู้ติดต่อฝ่ายขาย แต่มีวิธีอื่นในการสร้างกลุ่มสำหรับอีเมล

ขั้นแรก คุณสามารถแบ่งกลุ่มผู้ติดต่อของคุณตามความสนใจ เช่น การอัปเดตข่าวสาร หรือตามสถานที่ วิธีนี้สามารถช่วยคุณจัดระเบียบการเข้าถึงอีเมลสำหรับผู้ใช้เฉพาะราย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลผู้ติดต่อที่สร้างความสับสนหรือไม่จำเป็น

อีกวิธีหนึ่งคือการสร้างกลุ่มอีเมลเฉพาะโครงการ เมื่อโครงการมารวมกัน คุณสามารถเพิ่มผู้ติดต่อลงในกลุ่มได้ สิ่งนี้สามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารในขณะที่โครงการสร้างโมเมนตัม นอกจากนี้ยังช่วยให้สมาชิกในทีมที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในโครงการได้รับอีเมลเฉพาะโครงการมากเกินไป

เมื่อคุณเริ่มใช้อีเมลกลุ่มในการสื่อสาร อย่าลืมเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ในกลุ่มของคุณแต่เนิ่นๆ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจึงไม่พลาดอีเมลสำคัญที่คนอื่นๆ ในกลุ่มเห็น

เคล็ดลับด่วนเกี่ยวกับอีเมลกลุ่ม Gmail

1. อัปเดตกลุ่มของคุณอย่างสม่ำเสมอ

นอกจากการติดตามผู้ติดต่อรายใหม่แล้ว การอัปเดตเป็นประจำและ การทำความสะอาดรายชื่อก็มีความสำคัญเช่นกัน ในการเริ่มต้น ให้ใช้ Merge & Fix เพื่อล้างรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน

ถัดไป ลบผู้ติดต่อที่ล้าสมัย จากนั้น ล้างชื่อผู้ติดต่อของคุณเพื่อลบการพิมพ์ผิด การสะกดผิด และชื่อที่ล้าสมัย สุดท้าย เพิ่มรายละเอียดที่เป็นประโยชน์ในบันทึกการติดต่อของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงชื่อแผนก หมายเลขโทรศัพท์ หรือเขตเวลาเพื่อให้กลุ่มติดต่อได้ง่ายขึ้น

คุณอาจต้องการสร้างหลักเกณฑ์สำหรับการสื่อสารแบบกลุ่ม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของกลุ่ม Gmail ของคุณ Google Groups มีตัวเลือกในการสร้างกล่องจดหมายสำหรับการทำงานร่วมกัน การโพสต์นโยบาย การตอบกลับอัตโนมัติ และการตรวจสอบสมาชิก

2. มีส่วนร่วมกับกลุ่มของคุณด้วยหัวเรื่องเฉพาะ

ใช้หัวเรื่องที่ฉับไวเพื่อดึงดูดและกระตุ้นกลุ่มของคุณ เนื่องจากอีเมลแบบกลุ่มสามารถขยายได้อย่างรวดเร็ว หัวเรื่องสั้นและเจาะจงจึงดีที่สุด หากคุณกำลังมองหาความช่วยเหลือ ข้อมูลเชิงลึก หรือการดำเนินการ การเพิ่มกำหนดเวลาหรือคำถามปลายเปิดในหัวเรื่องจะช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์

ตรวจสอบแหล่งข้อมูลเหล่านี้สำหรับเคล็ดลับหัวเรื่องเพิ่มเติม:

3. เขียนคำทักทายที่ยอดเยี่ยมเพื่อกำหนดความคาดหวัง

การทักทายอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายในการตั้งกลุ่ม บางคนรู้สึกเป็นทางการเกินไป ในขณะที่บางคนอาจดูสบายๆ เกินไปหรือทำให้สมาชิกในกลุ่มไม่พอใจ แล้วคำทักทายที่เหมาะสมสำหรับกลุ่มของคุณคืออะไร?

ในการเขียนคำทักทายที่สมบูรณ์แบบ ให้เริ่มด้วยความสัมพันธ์ของคุณกับกลุ่ม หากคุณสนิทกับทุกคน การทักทายเช่น “สวัสดีทุกคน” หรือ “เฮ้ทีม” ก็ใช้ได้ดี

ถ้ากลุ่มของคุณมีห้าคนหรือน้อยกว่า คุณอาจต้องการเพิ่มชื่อสมาชิกในกลุ่มเพื่อทำให้เป็นส่วนตัวมากขึ้น ตัวอย่างเช่น “เฮ้ บอนนี่ เอ็ด เจมี และอลานา”

สำหรับกลุ่มที่คุณไม่สนิท การทักทายเช่น “ทีมทักทาย” หรือ “สวัสดี (ชื่อกลุ่ม)” เป็นทางเลือกที่ดี

คำทักทายที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับบุคลิกของทีมของคุณด้วย ตัวอย่างเช่น การทักทายอย่างสนุกสนานด้วยการอ้างอิงทางวัฒนธรรมที่เกี่ยวข้องหรือมุกตลกสำหรับกลุ่มสามารถวนซ้ำสมาชิกกลุ่มใหม่และสร้างความรู้สึกสบายใจและเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม แต่ถ้าคุณพูดกับกลุ่มมืออาชีพที่ไม่รู้จักกันดี การทักทายเช่น "ทีมที่รัก" อาจเหมาะสมกว่า

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

4. ปรับแต่งสำหรับกลุ่ม ไม่ใช่ส่วนบุคคล

การปรับแต่งอีเมลให้เหมาะกับคนที่คุณสนิทด้วยนั้นค่อนข้างง่าย แต่การทำให้อีเมลกลุ่มรู้สึกเป็นส่วนตัวอาจต้องใช้ความพยายามมากกว่า

การปรับเปลี่ยนกลุ่มในแบบของคุณเริ่มต้นด้วยโครงร่างคร่าวๆ ของสิ่งที่เชื่อมโยงผู้คนในกลุ่ม คุณสามารถปรับแต่งสิ่งนี้ด้วยการแบ่งกลุ่ม หากคุณเริ่มต้นด้วยกลุ่มใหญ่ คุณสมบัติอื่น ๆ ที่สามารถช่วยคุณปรับแต่ง ได้แก่ รายการคุณสมบัติที่ใช้ร่วมกันเช่น:

• พฤติกรรมเช่นการปรากฏตัวก่อนเวลา
• ความสนใจ เช่น ดนตรี กีฬา หรือกระแสวัฒนธรรมป๊อป
• นิสัยชอบจดรายการสิ่งที่ต้องทำ

ใช้รายละเอียดเหล่านี้เมื่อคุณร่างสำเนาบทสนทนา เพิ่มเรื่องตลก หรือเน้นสมาชิกคนอื่นๆ ในกลุ่ม สัมผัสเพิ่มเติมเหล่านี้ช่วยให้อีเมลกลุ่มของคุณรู้สึกว่ามีไว้สำหรับทุกคนในกลุ่ม

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

5. สร้างลำดับอีเมลกลุ่มด้วยเวิร์กโฟลว์

เป็นเรื่องยากที่จะเป็นคนใหม่ในกลุ่ม เมื่อคุณเพิ่งเข้ามาใหม่ คุณจะไม่แน่ใจว่าคุณพลาดอะไรไปหรือสมาชิกคนอื่นๆ ในกลุ่มคาดหวังให้คุณรู้อะไร สิ่งนี้อาจส่งผลต่อความรู้สึกของคุณเกี่ยวกับการเกาะติดและมีส่วนร่วมกับกลุ่ม

เพื่อไม่ให้ใครก็ตามในกลุ่ม Gmail รู้สึกว่าถูกทอดทิ้ง ให้ลองเพิ่มเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มสมาชิกใหม่ในกลุ่มของคุณไปยังชุดการดำเนินการหรืออีเมลได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะส่งข้อมูลเหล่านี้มากน้อยเพียงใด อะไร และเมื่อใด

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งอีเมลพร้อมลิงก์ที่สำคัญสำหรับกลุ่มหรือส่งข้อความเตือนสมาชิกกลุ่มใหม่เกี่ยวกับเวลานัดพบหรือสถานที่

ลูกค้า HubSpot : คุณสามารถสร้างลำดับอีเมลกลุ่มใน Gmail ด้วยเวิร์กโฟลว์

6. ใช้ BCC เพื่อลดอีเมลส่วนเกิน

ความหงุดหงิดใจของผู้รับอีเมลแบบกลุ่มคือ "ตอบกลับทั้งหมด" ที่น่ากลัว ฟังก์ชั่นนี้สามารถทำได้สะดวก นอกจากนี้ยังสามารถท่วมกล่องจดหมายอีเมลด้วยอีเมลที่ทำให้เสียสมาธิจำนวนมาก

วิธีหนึ่งที่จะหลีกเลี่ยงปัญหานี้ในกลุ่มอีเมลของคุณคือการใช้ฟิลด์ BCC สำหรับอีเมลกลุ่มของคุณ ทำให้อีเมลแต่ละกลุ่มรู้สึกเหมือนเป็นอีเมลส่วนตัว ดังนั้นจึงลดการตอบกลับข้อความทั้งหมดได้ นอกจากนี้ยังปกป้องความเป็นส่วนตัวของสมาชิกในกลุ่มของคุณ

การใช้ฟิลด์ CC เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง วิธีปฏิบัตินี้ช่วยให้ผู้รับอีเมลทุกคนทราบว่ามีใครบ้างในกลุ่มอีเมลและใครได้รับอีเมลหากพวกเขาตอบกลับ

ใช้ความรู้ของคุณเกี่ยวกับการตั้งค่ากลุ่มอีเมลของคุณในการตัดสินใจว่าตัวเลือกใดดีที่สุด

7. เพิ่มป้ายกำกับที่ชัดเจนเพื่อให้กลุ่มของคุณเป็นระเบียบ

การตั้งชื่อป้ายกำกับอย่างระมัดระวังเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกลุ่มที่อยู่ติดกันเป็นเวลาหลายปี ชื่อป้ายกำกับควรกระชับ แต่เจาะจงและมีประโยชน์ด้วย ชื่อป้ายกำกับแต่ละชื่อควรกำหนดความคาดหวังและส่งมอบตามคำสัญญานั้น

ขณะที่คุณเขียนป้ายกำกับ ให้นึกถึงวิธีต่างๆ ที่ผู้ใช้อาจตีความป้ายกำกับ ตัวอย่างเช่น ป้ายกำกับที่ระบุว่า 'อัปเดต – บล็อก' อาจมี:

• อัปเดตบล็อกของบริษัท
• การปรับปรุงสำหรับทีมบล็อก
• การปรับปรุงนโยบายของบล็อก

หากคุณไม่แน่ใจว่าอันไหน คุณอาจต้องดูสมาชิกในกลุ่มให้ละเอียดยิ่งขึ้น ความสับสนนี้หมายถึงเวลาและความพยายามที่เพิ่มขึ้น และทำให้กลุ่มอีเมลมีประโยชน์น้อยลงสำหรับทุกคน

ป้ายกำกับต่างๆ เช่น "การอัปเดตทีมบล็อก" "นโยบายบล็อก" หรือ "การอัปเดตบล็อกโพสต์" นั้นอ่านได้รวดเร็ว เฉพาะเจาะจง และมีประโยชน์

อีกสองสามวิธีในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีป้ายกำกับบล็อกที่ดี ได้แก่:

• ตรวจสอบการสะกดของคุณ
• ตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง
• เขียนจากมุมมองของผู้ใช้ใหม่
• ใช้รหัสสีเพื่อเน้นกลุ่มที่สำคัญ

ใช้ Gmail Groups เพื่อประหยัดเวลาและเชื่อมต่อ

การสร้างกลุ่มอีเมลช่วยให้คนที่คุณชื่นชอบไม่พลาดข้อมูลสำคัญ ช่วยประหยัดเวลาและพลังงาน และช่วยให้คุณจัดระเบียบผู้ติดต่อของคุณ

ด้วยคู่มือฉบับย่อนี้ คุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับกลุ่มใน Gmail และที่อื่นๆ ดังนั้น สร้างกลุ่มแรกของคุณวันนี้ เริ่มการเชื่อมต่อ

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนเมษายน 2019 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม