如何在 Gmail 中創建群組

在我的成長過程中，只有一件事是我媽媽知道如何在互聯網上做的，而我永遠想不出來——創建一個電子郵件組。

更令人吃驚的是，我一直向我的朋友群發電子郵件，但我從來沒有問過我媽媽如何建立電子郵件群。 我只是將我朋友的電子郵件地址手動輸入到收件人框中。 天哪，我真是個叛逆者。

如果您已經克服了青少年時期的焦慮，並且不想每次向家人、朋友或同事發送電子郵件時都手動輸入他們的電子郵件地址，我們可以滿足您的要求。

查看我們關於在 Gmail 中創建群組的快速指南。 繼續閱讀，或跳轉到您要查找的部分：

1. 訪問谷歌通訊錄。

您可以在 Google Apps 標籤底行的中間找到 Google 通訊錄。

2. 在“標籤”下，單擊“創建標籤”。

3. 為您的標籤命名。

4. 單擊“聯繫人”、“常用聯繫人”或“目錄”。

您可能不會在 Google 通訊錄中保存聯繫人，但您仍然可以通過單擊“經常聯繫”來訪問您經常與之互動的人的電子郵件地址，或者通過單擊左側欄上的“目錄”來訪問當前在您公司工作的每個人的電子郵件地址.

5. 選擇您要包括的聯繫人，然後單擊頂部的標籤圖標將他們添加到您的新組。

6. 點擊“應用”。

7. 前往您的 Gmail 帳戶。

8. 在收件人框中輸入您的組名，向您的組發送電子郵件。

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1. 打開 Gmail。

2. 單擊 Gmail 窗口左上角的“撰寫”以創建一封新電子郵件。

3. 在“新消息”窗口頂部的“收件人”、“抄送”或“密件抄送”部分，開始輸入您的群組名稱。

4. 從下方出現的彈出列表中選擇您的群組名稱。

5. 給您的小組寫一條消息。

6. 群發郵件完成後，校對並點擊“發送”。

如何為電子郵件創建群組

您知道如何在 Gmail 中創建群組的步驟，但是電子郵件群組有什麼用處呢？

通常使用電子郵件群組與工作中的內部團隊溝通或聯繫銷售聯繫人群組。 但是還有其他方法可以為電子郵件創建群組。

首先，您可以根據聯繫人的興趣（例如新聞更新）或位置對他們進行細分。 這可以幫助您為特定用戶組織電子郵件外展。 它還可以讓您避免發送令人困惑或不必要的聯繫人信息。

另一種方法是創建項目特定的電子郵件組。 當項目組合在一起時，您可以將聯繫人添加到組中。 隨著項目的發展勢頭，這可以幫助簡化溝通。 它還可以防止未參與項目的團隊成員被特定於項目的電子郵件淹沒。

當您開始依賴群組電子郵件進行通信時，請記住儘早將新聯繫人添加到您的群組中。 這樣，他們就不會錯過該組其他人看到的任何重要電子郵件。

Gmail 群組電子郵件快速提示

1. 持續更新您的群組。

除了與新聯繫人保持聯繫之外，定期更新和清理列表也是必不可少的。 首先，使用 Merge & Fix 清除所有重複的聯繫人。

接下來，刪除所有過時的聯繫人。 然後，清理您的聯繫人姓名以刪除拼寫錯誤、拼寫錯誤和過時的姓名。 最後，將有用的詳細信息添加到您的聯繫人記錄中。 這可能包括部門名稱、電話號碼或時區，以使小組更容易聯繫。

根據 Gmail 群組的性質，您可能還想為群組通信制定一些準則。 Google 網上論壇提供了用於創建協作收件箱、發布策略、自動回復和成員審核的選項。

2. 使用特定的主題行讓您的團隊參與進來。

使用活潑的主題行來吸引和激勵您的團隊。 因為群組電子郵件可以快速增長，所以簡短、具體的主題行是最好的。 如果您正在尋求幫助、見解或行動，在您的主題行中添加截止日期或開放式問題可以幫助您獲得結果。

查看這些資源以獲取更多主題行提示：

3.寫一個偉大的稱呼來設定期望。

在團體環境中，稱呼可能具有挑戰性。 有些人覺得過於正式，而另一些人可能會顯得過於隨意或冒犯小組成員。 那麼，您的團隊的正確稱呼是什麼？

要寫出完美的問候語，請從您與團隊的關係開始。 如果你和每個人都很親近，像“大家好”或“大家好”這樣的問候語就可以了。

如果您的小組人數不超過 5 人，您可能希望添加小組成員的姓名以使其更加個性化。 例如，“嘿，Bonnie、Ed、Jamie 和 Alana。”

對於不太親近的團體，“Greeting team”或“Hello (Group name)”之類的問候語是不錯的選擇。

正確的稱呼還取決於您團隊的個性。 例如，帶有相關文化參考的有趣問候語或團隊內部笑話可以吸引新的團隊成員並營造舒適感和歸屬感。 但是，如果您要對一個彼此不太了解的專業團隊講話，那麼像“親愛的團隊”這樣的稱呼可能更合適。

更多資源：

4. 為團隊而不是個人個性化。

為親近的人個性化電子郵件非常簡單。 但是，要讓群組電子郵件給人以個人化的感覺，可能需要付出更多的努力。

群組個性化首先要快速概述群組中的人員之間的聯繫。 如果您從一大群人開始，您可以通過細分來優化這一點。 其他可以幫助您個性化的品質包括一系列共同品質，例如：

• 行為，比如早起
• 興趣，如音樂、體育或流行文化趨勢
• 習慣，例如保留待辦事項清單

在起草對話副本、添加笑話或突出顯示組中的不同成員時使用這些詳細信息。 這些額外的修飾有助於使您的群組電子郵件感覺它是為群組中的每個人準備的。

更多資源：

5. 使用工作流程創建群組電子郵件序列。

成為團隊中的新人很難。 當你是新人時，你不確定自己錯過了什麼或者團隊中的其他成員希望你知道什麼。 這會影響您堅持和參與團隊的感受。

為了讓您的 Gmail 群組中的任何人都不會感到被冷落，請嘗試添加一個工作流程。 工作流可以自動將您組中的每個新成員添加到一系列操作或電子郵件中。 您可以決定發送這些通信的數量、內容和時間。

例如，您可以發送一封包含群組重要鏈接的電子郵件，或者向新的群組成員發送關於會議時間或地點的提醒短信。

HubSpot 客戶：您可以使用工作流程在 Gmail 中創建群組電子郵件序列。

6. 使用 BCC 減少多餘的電子郵件。

群組郵件收件人最沮喪的是可怕的“全部回复”。 這個功能可以方便。 它還可以用大量分散注意力的電子郵件淹沒電子郵件收件箱。

在您的電子郵件組中避免此問題的一種方法是為您的組電子郵件使用密件抄送字段。 這使得每個群組電子郵件都感覺像是個人電子郵件，因此可以減少對所有消息的回复。 它還可以保護您組成員的隱私。

使用抄送字段是另一種選擇。 這種做法讓每個電子郵件收件人都知道電子郵件組中還有誰，如果他們回復了，誰會收到電子郵件。

在決定最佳選擇時，請使用您對電子郵件組偏好的了解。

7. 添加清晰的標籤，讓您的群組井井有條。

仔細的標籤命名很重要，尤其是對於多年團結在一起的團體而言。 標籤名稱應該簡潔，但也要具體和有用。 每個標籤名稱都應設定期望並兌現該承諾。

在編寫標籤時，請考慮用戶可能解讀標籤的不同方式。 例如，顯示為“更新 - 博客”的標籤可能包含：

• 公司博客的更新
• 博客團隊的更新
• 更新博客政策

如果您不確定是哪一個，則可能需要仔細查看該組的成員。 這種混亂意味著額外的時間和精力，並使電子郵件組對每個人的用處降低。

“博客團隊更新”、“博客政策”或“博客帖子更新”等標籤易於閱讀、具體且有用。

確保您擁有出色博客標籤的其他幾種方法包括：

• 檢查你的拼寫
• 檢查標點符號是否正確
• 從新用戶的角度來寫
• 使用顏色編碼突出顯示重要組

使用 Gmail 群組節省時間並建立聯繫

創建電子郵件組可防止您最喜歡的人錯過重要信息。 它節省了時間和精力。 它還可以幫助您保持聯繫人井井有條。

有了這份快速指南，您便擁有了在 Gmail 及其他平台上營造良好團隊氛圍所需的一切。 所以，今天創建您的第一個組。 開始連接。

編者註：這篇文章最初發表於 2019 年 4 月，為了全面性已經更新。