Porady ekspertów od konsultantów ds. migracji usługi Office 365 dotyczące płynnego przejścia

Wskaźnik wykorzystania pakietu Office 365 rośnie wraz z jego popularnością i użytecznością w miarę dodawania przez firmę Microsoft do pakietu kolejnych aplikacji biznesowych. Wprowadzenie nowych narzędzi zwiększających produktywność i współpracę, takich jak Microsoft Teams, Groups i Planner, upraszcza i przyspiesza komunikację biznesową, zwiększając atrakcyjność przejścia z innej platformy na Office 365. Oto pięć porad ekspertów, które ułatwią Twojemu przejście do Office 365 firmie, jeśli o tym myślisz lub już zacząłeś.

Czym jest Office 365 i dlaczego potrzebujesz płynnego przejścia na niego?

Office 365, wszechstronny zbiór oprogramowania i usług dostępnych w ramach planów subskrypcyjnych, oferuje szereg korzyści dostosowanych do potrzeb indywidualnych i organizacyjnych. W pakiecie tym znajdują się dobrze znane aplikacje typu Word i Excel, a znaczącą zaletą korzystania z Office 365 jest dostęp do najnowszych wersji tych aplikacji. Szereg funkcji i korzyści pakietu upraszcza różne aspekty pracy zawodowej.

Kluczowym aspektem przejścia na Office 365 jest możliwość przechowywania wszystkich plików firmowych w chmurze, dzięki czemu można do nich mieć dostęp z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu i na różnych urządzeniach. Dostępność w chmurze jest szczególnie istotna dla przedsiębiorstw, w których niezbędna jest mobilność i zdalny dostęp. Office 365 nie tylko ułatwia dostęp do niezbędnych aplikacji i plików, gdy pracownicy są poza biurem, ale także zapewnia solidne bezpieczeństwo dzięki takim środkom, jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Ta funkcja bezpieczeństwa jest niezbędna, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do danych, nawet w przypadku naruszenia bezpieczeństwa urządzenia.

Aby zapewnić płynne i sprawne przejście do Office 365, niezastąpiona jest rola zespołu ekspertów ds. migracji do Office 365 Grupy EPC . Ich wiedza specjalistyczna obejmuje szereg usług, w tym doradztwo w zakresie wdrażania Office 365, ułatwianie adaptacji użytkowników i kierowanie ewolucją Office 365 w konkretnej firmie. Wykorzystując wiedzę i doświadczenie ekspertów, firmy mogą skutecznie zintegrować usługę Office 365 ze swoimi operacjami, zapewniając bezpieczną, dostępną i aktualną cyfrową przestrzeń roboczą, która jest zgodna z ich unikalnymi potrzebami i celami.

Oto wskazówki ekspertów:

Wskazówka 1: Oceń stan swojej infrastruktury IT

Przed rozpoczęciem procesu migracji sprawdź swoją obecną infrastrukturę informatyczną, aby sprawdzić, czy obsługuje migrację do usługi Office 365 . Uzyskaj dokładny i aktualny obraz architektury sieci, DNS, poczty i innych aplikacji klienckich, rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa i zgodności, projektu katalogów, serwerów i łączności. Firma Microsoft oferuje pomocne narzędzie do automatycznego sprawdzania gotowości.

Wskazówka 2: Zwróć uwagę na planowanie

Zaplanuj i dopasuj migrację do Office 365 pod kątem cyfrowej transformacji Twojego biznesu. Kluczem do udanej przeprowadzki jest przygotowanie. Mentalna lista kontrolna do zapamiętania:

• Utwórz zespół multidyscyplinarny: Aby zidentyfikować potrzeby i niezbędne usługi, zespół powinien składać się z członków z działów biznesowych, inżynieryjnych, marketingu, sprzedaży i wsparcia.
• Wybierz funkcje, których potrzebujesz: Wybierz funkcje, których chcesz używać, kolejność ich tworzenia i oprzyj te potrzeby na wartości dla firmy.
• Wybierz odpowiedni typ migracji: Obejmują one migrację IMAP, migrację etapową, wdrożenie hybrydowe i prostą migrację typu „cuntover”. Pomyśl o wdrożeniu programu testowego bez konsumentów „wysoce dotykowych”.
• Ustal kompleksowy plan: opisz swoje wymagania i dane, które chcesz przekazać w świetle celów Twojej firmy.

Wskazówka 3: Porozmawiaj z ekspertem

Porozmawiaj z innymi osobami, które pomyślnie przeszły migrację do Office 365, aby uniknąć błędów, których można było uniknąć podczas własnej migracji. Ich rady mogą się przydać. Ponadto zastanów się nad zatrudnieniem integratora chmury lub konsultanta, który zapewni płynniejsze przejście. Współpracując z Twoim zespołem, naprawdę odciążają Cię.

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, Office 365 nie ma sobie równych. Fachowo chroni Twoje dane przed wpadkami i stratami, nad którymi ma kontrolę, takimi jak awarie spowodowane klęską żywiołową. Nie może jednak uchronić Cię przed wypadkami, które przytrafią się po Twojej stronie. W rezultacie jesteś narażony na utratę danych z powodu kilku czynników ryzyka, w tym wirusów, włamań, błędów synchronizacji oraz nieumyślnego lub celowego usunięcia. Utrata danych może wystąpić również w systemach lokalnych, jeśli nie w większym stopniu w chmurze. Ponieważ ostatecznie to Ty jesteś odpowiedzialny za swoje dane, musisz je chronić w chmurze. Dostępność i bezpieczeństwo Twoich danych można zapewnić, korzystając z programu do tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych innej firmy, takiego jak Spanning Backup for Office 365. Spanning oferuje pełną, szczegółową funkcjonalność odzyskiwania do określonego momentu wraz z kompleksową, zautomatyzowaną kopią zapasową poczty i kalendarzy , OneDrive i SharePoint. W przypadku zdarzenia, które może zagrozić ciągłości biznesowej, będziesz mógł szybko i sprawnie powrócić do normalnego funkcjonowania.

Wskazówka 4: Przygotuj swój personel

W przypadku przejścia na nową platformę lub chmurę następuje zmiana w stosunku do ustalonych procedur i standardów. Ucząc pracowników, jak korzystać z nowych narzędzi i rozwiewać ich obawy, możesz pomóc im przygotować się na zmianę. Kilka zaleceń jest następujących:

• Zacznij od wewnętrznego mistrza: posiadanie interesariusza, lidera zmian, pomoże uzyskać wsparcie ze wszystkich działów i wdrożyć programy szkoleniowe dla całej organizacji, aby ułatwić zmianę.
• Delikatne przedstawianie pracowników: przeszkol pracowników, korzystając z krótkich samouczków, ściągawek, często zadawanych pytań i skierowań do Centrum pomocy. Przede wszystkim wprowadzaj drobne, stopniowe modyfikacje i promuj ich zalety. W rezultacie znacznie zwiększy się wsparcie pracowników podczas przejścia, a oni będą mogli lepiej wykorzystywać nowe funkcje i możliwości. Ustal konkretny adres e-mail, na który pracownicy mogą przesyłać pytania dotyczące migracji.
• Promuj dochodzenie: Office 365 oferuje mnóstwo fascynujących funkcji i możliwości. To wykracza znacznie poza e-mail. Zachęcaj pracowników do korzystania z nowych możliwości aplikacji Microsoft Teams i omawiania ich zalet.

Setki firm skorzystało z udanych projektów migracji prowadzonych przez specjalistów ds. migracji Microsoft 365. Dostarczą rozwiązanie dostosowane do zmniejszenia wpływu na Twoją firmę, korzystając ze sprawdzonych metod i bogatego doświadczenia.