Conseils d’experts des consultants en migration Office 365 pour une transition en douceur

Le taux d'adoption d'Office 365 augmente parallèlement à sa popularité et à son utilité à mesure que Microsoft ajoute des applications professionnelles supplémentaires à la suite. L'introduction de nouveaux outils de productivité et de collaboration, tels que Microsoft Teams, Groups et Planner, simplifie et accélère la communication professionnelle, augmentant ainsi l'attrait du passage d'une autre plateforme à Office 365. Voici cinq conseils d'experts pour faciliter la transition vers Office 365 pour votre entreprise, si vous y réfléchissez ou si vous avez déjà commencé.

Qu’est-ce qu’Office 365 et pourquoi avez-vous besoin d’une transition en douceur vers celui-ci ?

Office 365, une collection polyvalente de logiciels et de services disponibles via des forfaits par abonnement, offre une gamme d'avantages adaptés aux besoins individuels et organisationnels. Cette suite comprend des applications bien connues comme Word et Excel, et un avantage non négligeable de l'utilisation d'Office 365 est d'avoir accès aux dernières versions de ces applications. La gamme de fonctionnalités et d'avantages de la suite simplifie divers aspects du travail professionnel.

Un aspect clé de la transition vers Office 365 est la possibilité de stocker tous les fichiers de l'entreprise sur le cloud, les rendant ainsi accessibles depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet et sur une variété d'appareils. Cette accessibilité basée sur le cloud est particulièrement cruciale pour les entreprises où la mobilité et l'accès à distance sont essentiels. Office 365 facilite non seulement l'accès aux applications et fichiers nécessaires lorsque les employés sont absents du bureau, mais garantit également une sécurité robuste grâce à des mesures telles que l'authentification à deux facteurs. Cette fonction de sécurité est essentielle pour empêcher tout accès non autorisé aux données, même en cas de compromission de l'appareil.

Pour assurer une transition transparente et efficace vers Office 365, le rôle de l'équipe d'experts en migration Office 365 du Groupe EPC est indispensable. Leur expertise englobe une gamme de services, notamment des conseils sur la mise en œuvre d'Office 365, la facilitation de l'adoption par les utilisateurs et l'orientation de l'évolution d'Office 365 au sein d'une entreprise spécifique. En tirant parti des connaissances et de l'expérience des experts, les entreprises peuvent intégrer efficacement Office 365 dans leurs opérations, garantissant ainsi un espace de travail numérique sécurisé, accessible et à jour qui correspond à leurs besoins et objectifs uniques.

Voici les conseils des experts :

Astuce 1 : Évaluez l’état de votre infrastructure informatique

Examinez votre infrastructure informatique actuelle pour voir si elle peut prendre en charge une migration vers Office 365 avant de démarrer le processus de migration. Obtenez un instantané précis et actuel de votre architecture réseau, de votre DNS, de votre messagerie et d'autres applications client, de vos solutions de sécurité et de conformité, de la conception de vos annuaires, de vos serveurs et de votre connectivité. Microsoft propose un outil de vérification automatisé de l'état de préparation utile.

Astuce 2 : Faites attention à la planification

Élaborez un plan et adaptez votre migration vers Office 365 à la transformation numérique de votre entreprise. La clé d’un déménagement réussi est la préparation. Une liste de contrôle mentale à retenir :

• Formez une équipe multidisciplinaire : pour identifier les besoins et les éléments indispensables en matière de service, l'équipe doit comprendre des membres des services commerciaux, d'ingénierie, de marketing, de vente et de support.
• Sélectionnez les fonctionnalités dont vous avez besoin : choisissez les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser, l'ordre dans lequel les créer et basez ces besoins sur la valeur pour l'entreprise.
• Sélectionnez un type de migration approprié : il s'agit d'une migration IMAP, d'une migration par étapes, d'un déploiement hybride et d'une simple migration par basculement. Pensez à mettre en œuvre un programme de test sans consommateurs « hautement tactiles ».
• Établissez un plan complet : Décrivez vos besoins et les données que vous souhaitez transférer en fonction des objectifs de votre entreprise.

Astuce 3 : Parlez à un expert

Parlez à d’autres personnes qui ont migré avec succès vers Office 365 pour éviter de commettre des erreurs évitables lors de votre propre migration. Leurs conseils peuvent être utiles. Pensez également à embaucher un intégrateur ou un consultant cloud pour une transition plus fluide. En collaborant avec votre équipe, ils allègent véritablement la tension.

En matière de sécurité, Office 365 est inégalé. Il protège habilement vos données contre les incidents et les pertes sous son contrôle, tels que les dysfonctionnements provoqués par une catastrophe naturelle. Cependant, cela ne peut pas vous protéger des accidents qui surviennent de votre côté. En conséquence, vous restez exposé à la perte de données en raison de plusieurs facteurs de risque, notamment les virus, le piratage, les échecs de synchronisation et les suppressions accidentelles ou intentionnelles. La perte de données peut également se produire sur les systèmes sur site, voire davantage dans le cloud. Puisque vous êtes en fin de compte responsable de vos données, vous devez les sauvegarder dans le cloud. La disponibilité et la sécurité de vos données peuvent être garanties grâce à l'utilisation d'un programme de sauvegarde et de restauration tiers tel que Spanning Backup pour Office 365. Spanning offre une fonctionnalité de récupération complète, ponctuelle et granulaire, ainsi qu'une sauvegarde complète et automatisée pour le courrier et les calendriers. , OneDrive et SharePoint. En cas d'incident pouvant mettre en péril la continuité de vos activités, vous pourrez rebondir rapidement et en douceur.

Astuce 4 : Préparez votre personnel

Il y a un changement par rapport aux procédures et normes établies lors du passage à une nouvelle plateforme ou au cloud. En apprenant à votre personnel comment utiliser les nouveaux outils et en apaisant ses craintes, vous pouvez les aider à se préparer au changement. Plusieurs recommandations sont les suivantes :

• Commencez par un champion interne : avoir un champion des parties prenantes pour le changement aidera à obtenir le soutien de tous les départements et à mettre en œuvre des programmes de formation pour l'ensemble de l'organisation afin de faciliter le changement.
• Présentation aux travailleurs en douceur : formez les membres du personnel à l'aide de courts didacticiels, d'aide-mémoire, de FAQ et de références au centre d'aide. Surtout, apportez de petites modifications progressives et faites valoir leurs avantages. En conséquence, le soutien des employés à la transition sera considérablement accru et ils seront mieux à même d’utiliser les nouvelles fonctionnalités et capacités. Établissez une adresse e-mail spécifique à laquelle les membres du personnel peuvent soumettre des questions sur la migration.
• Favorisez l’investigation : Office 365 offre une multitude de fonctionnalités et d’opportunités fascinantes. Cela va bien au-delà du courrier électronique. Encouragez les membres du personnel à utiliser les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams et à discuter de leurs avantages.

Des centaines d'entreprises ont bénéficié des projets de migration réussis menés par les professionnels de la migration Microsoft 365. Ils fourniront une solution adaptée pour réduire l’impact sur votre entreprise en utilisant des méthodes éprouvées et une riche expérience.