PMS สำหรับโรงแรมขนาดเล็กที่ใช้งานได้กับ WordPress – รายการตรวจสอบที่เป็นประโยชน์และไม่ขายสำหรับเจ้าของ

หากคุณกำลังประเมิน Prostay PMS คุณอาจกำลังพยายามแก้ไขปัญหาที่พักขนาดเล็กโดยเฉพาะ เช่น การรักษาการจอง ความพร้อมให้บริการ และการสื่อสารกับแขกให้สอดคล้องกันทั่วทั้งแผนกต้อนรับและเว็บไซต์ของคุณ โดยไม่สร้างความวุ่นวายในการดำเนินงาน สำหรับโรงแรมและบีแอนด์บีอิสระ ระบบ "ถูกต้อง" มักไม่ใช่ระบบที่มีรายการคุณลักษณะที่ยาวที่สุด เป็นระบบที่สนับสนุนขั้นตอนการทำงานจริง ความสามารถของพนักงาน และการเดินทางของแขกตั้งแต่การสอบถามไปจนถึงการเช็คเอาท์

ทำไมที่พักขนาดเล็กถึงรู้สึกปวด PMS ได้เร็วกว่าโรงแรมใหญ่ๆ

โรงแรมขนาดใหญ่สามารถปิดบังช่องว่างของกระบวนการผ่านไซโลของแผนก การอนุมัติแบบหลายชั้น และพนักงานเพิ่มเติม โรงแรมเล็กๆทำไม่ได้ การอัปเดตปฏิทินที่พลาดไปหนึ่งครั้งอาจหมายถึงการจองเกินจำนวน กฎอัตราหนึ่งที่ทำให้เกิดความสับสนอาจหมายถึงส่วนลดโดยไม่ตั้งใจ ใบแจ้งหนี้ “ฉันจะดำเนินการทีหลัง” ใบเดียวสามารถกลายเป็นสัปดาห์แห่งการกระทบยอดได้

ระบบการจัดการโรงแรม ที่แข็งแกร่งควรลดความกดดันเหล่านี้ ไม่ใช่สร้างแรงกดดันใหม่ เมื่อคุณเลือกซื้อระบบอสังหาริมทรัพย์ ให้เน้นไปที่สิ่งที่ปกป้องเวลาและชื่อเสียงของคุณ:

• แหล่งข้อมูลเดียวเกี่ยวกับห้องว่าง (ห้องพัก ราคา ข้อจำกัด)
• การดำเนินการแผนกต้อนรับที่รวดเร็วและทำซ้ำได้ (เช็คอิน/เช็คเอาท์ การเปลี่ยนแปลง การยกเลิก)
• การจัดการข้อมูลแขกที่แม่นยำ (โปรไฟล์ การกำหนดค่า แนวทางปฏิบัติที่ปลอดภัยต่อ GDPR)
• การรายงานเชิงปฏิบัติที่คุณจะใช้จริง (การรับสินค้า, ADR, อัตราการเข้าพัก, การผลิตช่องทาง)
• ขั้นตอนการจองที่เหมาะกับเว็บไซต์ ที่ให้ความรู้สึกน่าเชื่อถือและเรียบง่าย

เริ่มต้นด้วยวงจรชีวิต: จะเกิดอะไรขึ้นกับการจองในชีวิตจริง

“การสนทนา PMS” ส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยคุณสมบัติต่างๆ แนวทางที่ดีกว่าคือเริ่มจากสิ่งที่ทีมของคุณทำในแต่ละวัน ศึกษาวงจรการจองโดยทั่วไปและระบุจุดที่ล้มเหลว

1) การบันทึกการจอง: สายตรง, โทรศัพท์, Walk-in และช่องทางอื่นๆ

สถานที่ให้บริการขนาดเล็กมักจะรับการจองจากหลายแหล่ง ได้แก่ เว็บไซต์โดยตรง OTA โทรศัพท์ และการวอล์กอินเป็นครั้งคราว ระบบที่คุณเลือกควรทำให้ง่ายต่อการสร้าง แก้ไข และยืนยันการจองโดยไม่ต้องคาดเดา ถามตัวเองว่า:

• คุณสามารถ ดูห้องว่าง สำหรับ 7, 14 และ 30 วันข้างหน้าได้ไหม
• การเปลี่ยนแปลง (การเปลี่ยนวันที่ การย้ายห้อง จำนวนแขก) รวดเร็วและตรวจสอบได้ หรือไม่
• พนักงานสามารถหลีกเลี่ยงการเข้าสองครั้งเมื่อโทรศัพท์ดังและการเช็คอินไม่ว่างได้หรือไม่

หากสถานที่ให้บริการของคุณมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงาน B&B ให้พิจารณา ความสามารถของซอฟต์แวร์การสำรองที่พักพร้อมอาหารเช้าอย่างใกล้ชิด เช่น การเข้าพักที่ยืดหยุ่น ส่วนเสริม (อัปเกรดอาหารเช้า การเช็คอินก่อนเวลา) และการส่งข้อความถึงผู้เข้าพักที่ให้ความรู้สึกเป็นส่วนตัวมากกว่าองค์กร

2) ก่อนเดินทางมาถึง: การชำระเงิน นโยบาย และการสื่อสาร

นี่คือจุดที่โรงแรมขนาดเล็กมักจะหมดเวลา ผู้เข้าพักถามคำถามเดียวกันซ้ำๆ (ที่จอดรถ รหัสเข้าที่พัก กฎสำหรับสัตว์เลี้ยง) ขั้นตอนการทำงานที่ดีรองรับการส่งข้อความแบบส่วนตัวตามเทมเพลต กฎการฝากเงินที่ชัดเจน และการติดตามการชำระเงินที่ไม่ต้องใช้สเปรดชีต

สิ่งที่ต้องมองหา:

• วิธีที่สะอาดตาในการจัดการ นโยบายการฝากและการยกเลิก ตามเรทแพลน
• งานก่อนมาถึง (การรวบรวมบัตรประจำตัว เวลาที่มาถึง คำขอพิเศษ)
• โน้ตที่ไม่มีวันฝัง โดยเฉพาะแขกที่มาซ้ำ

3) การเช็คอินและการจัดการภายในโรงแรม

ในช่วงเวลาเร่งด่วน พนักงานของคุณต้องการความรวดเร็วและความมั่นใจ คุณต้องการกระบวนการเช็คอินที่ไม่รู้สึกเหมือน “เปิดหน้าจอห้าจอเพื่อทำสิ่งเดียว” PMS ควรช่วยคุณตอบทันที:

• วันนี้ใครมาถึงใครยังไม่ได้ชำระเงิน?
• ห้องไหนสะอาด ตรวจสอบแล้ว หรือไม่เรียบร้อย?
• แผนในการกำหนดและอัปเกรดห้องเป็นอย่างไร?

PMS สำหรับโรงแรมขนาดเล็ก ควรได้รับการออกแบบสำหรับทีมงานแบบ Lean: จำนวนคลิกน้อยลง “วิธีแก้ปัญหา” น้อยลง และขั้นตอนน้อยลงซึ่งมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่เข้าใจ

4) การตรวจสอบและสุขอนามัยทางบัญชี

แม้ว่าคุณจะไม่ได้ดำเนินการบัญชีที่ซับซ้อน แต่คุณยังคงต้องมีบัญชีที่สะอาด ภาษีที่ถูกต้อง และภาพรวม ณ สิ้นวันที่เชื่อถือได้ เป้าหมายไม่ใช่ "ซอฟต์แวร์บัญชี" แต่เป็นความชัดเจนในการปฏิบัติงาน:

• การเรียกเก็บเงินควรเพิ่มและลบได้ง่าย (และอธิบาย)
• ภาษีและค่าธรรมเนียมควรใช้อย่างสม่ำเสมอ
• รายงานควรสอดคล้องกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง

WordPress มีความสำคัญมากกว่าที่ผู้ขายยอมรับ

เจ้าของทรัพย์สินรายย่อยจำนวนมากพึ่งพา WordPress เนื่องจากมีความยืดหยุ่น ราคาไม่แพง และคุ้นเคย แต่ WordPress ไม่ใช่แค่ตัวเลือกเว็บไซต์เท่านั้น โดยจะกำหนดวิธีที่ผู้เข้าพักจองและวิธีที่พนักงานจัดการกับการเปลี่ยนแปลง สำหรับนักพัฒนา WordPress และผู้อ่านที่เน้นปลั๊กอิน สิ่งสำคัญคือการค้นหาการตั้งค่าที่มีความเสถียรตลอดการอัปเดต และไม่ลดประสิทธิภาพของไซต์

นี่คือสิ่งที่ “PMS + WordPress” ควรบรรลุในแง่ธรรมดา:

ประสบการณ์การจองโดยตรงที่ให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติ

ผู้เข้าพักไม่ควรรู้สึกเหมือนกำลังถูกส่งไปยังโลกอื่นเพื่อทำการจอง ไม่ว่าขั้นตอนการจองจะฝังอยู่หรือเปิดในแท็บใหม่ ขั้นตอนนั้นจะต้องดูสอดคล้องกัน เหมาะกับมือถือ และน่าเชื่อถือ ให้ความสนใจกับ:

• ความเร็วบนมือถือ (หน้าการจองช้าสูญเสียการจอง)
• การนำเสนออัตราที่ชัดเจน (หลีกเลี่ยง "ค่าธรรมเนียมเซอร์ไพรส์")
• ข้อความยืนยันที่ช่วยลดคำถามติดตามผล

การดำเนินงานที่สะอาดยิ่งขึ้นผ่านการผสานรวมที่น้อยลง

การรวมปลั๊กอินเข้าด้วยกัน: แบบฟอร์ม ปฏิทิน วิดเจ็ตการชำระเงิน เครื่องมือแชท การตลาดผ่านอีเมล และคำขอตรวจสอบเป็นสิ่งที่ดึงดูดใจ แต่ปลั๊กอินพิเศษทุกตัวอาจเป็นข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นหลังจากการอัปเดต WordPress สำหรับผู้อ่าน B2B เป้าหมายเชิงปฏิบัติคือ การยับยั้งการรวมระบบ :

• เลือกชุดปลั๊กอินขั้นต่ำที่จำเป็นเพื่อรองรับการแปลงและเนื้อหา
• ต้องการโซลูชันที่มีรอบการอัปเดตที่เสถียรและความเข้ากันได้ที่คาดการณ์ได้
• หลีกเลี่ยงฟังก์ชันการทำงานที่ซ้ำกัน (เช่น สองระบบส่งอีเมลยืนยัน)

ความคาดหวังด้านสุขอนามัยของข้อมูลและความปลอดภัย

แม้แต่คุณสมบัติขนาดเล็กก็สามารถจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ เจ้าของเว็บไซต์ WordPress ควรถามคำถามในการปฏิบัติงาน ไม่ใช่แค่คำถามทางเทคนิคเท่านั้น:

• ข้อมูลแขกอยู่ที่ไหน และใครบ้างที่สามารถเข้าถึงได้
• สามารถจำกัดบทบาทของพนักงานได้หรือไม่ (แผนกต้อนรับและการเข้าถึงของผู้จัดการ)
• การส่งออกได้รับการจัดการอย่างไรเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด?

คุณไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคมากนักเพื่อดูแลเรื่องนี้ แขกของคุณก็ทำ และกฎระเบียบก็เช่นกัน

คุณสมบัติ “ขนาดที่เหมาะสม” มีลักษณะอย่างไรสำหรับที่พักขนาดเล็ก

คุณสามารถบริหารอสังหาริมทรัพย์ขนาดเล็กได้อย่างสวยงามโดยไม่ต้องมีความซับซ้อนขององค์กร ในความเป็นจริง ความซับซ้อนมากเกินไปมักส่งผลเสียต่อการนำไปใช้ ฟีเจอร์ที่มีขนาดเหมาะสมมีแนวโน้มที่จะมีลักษณะสามประการร่วมกัน ได้แก่ ประหยัดเวลาในแต่ละวัน ลดความจำเป็นในการฝึกอบรม และป้องกันข้อผิดพลาดราคาแพง

พิจารณาจัดลำดับความสำคัญ:

การควบคุมอัตราและสินค้าคงคลังที่ตรงกับความเป็นจริงของคุณ

หากคุณมีห้อง 10–30 ห้อง คุณไม่จำเป็นต้องมีกฎการกำหนดราคาที่ซับซ้อน แต่คุณจำเป็นต้องมีราวกั้น มองหา:

• ปรับราคาตามฤดูกาลได้ง่าย
• กฎการเข้าพักขั้นต่ำสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์/วันที่มีนักท่องเที่ยวหนาแน่น
• ล้างประเภทห้องเทียบกับตรรกะการกำหนดห้อง

เครื่องมือสื่อสารแขกที่เรียบง่าย

ระบบอัตโนมัตินั้นยอดเยี่ยมจนกระทั่งฟังดูเป็นหุ่นยนต์ ระบบที่ดีที่สุดช่วยให้คุณสร้างมาตรฐานให้กับรายการที่ "ต้องพูด" โดยที่ยังเหลือพื้นที่สำหรับโทนเสียงของมนุษย์:

• เทมเพลตที่สามารถแก้ไขได้ต่อแขก
• การแจ้งเตือนก่อนมาถึงตามกำหนดเวลา
• บันทึกภายในที่ไม่รั่วไหลไปยังอีเมลของผู้เยี่ยมชม

ขั้นตอนงานแม่บ้านที่ใช้งานได้จริงไม่ใช่การตกแต่ง

มุมมองแม่บ้านควรบอกพนักงานว่าต้องทำอะไรต่อไปโดยไม่ต้องประชุม ขั้นต่ำ:

• อัปเดตสถานะห้องพัก (สกปรก/สะอาด/ตรวจสอบแล้ว)
• คำแนะนำพิเศษที่พลาดไม่ได้
• รายการรายวันที่สะท้อนถึงการมาถึง/ออกเดินทางจริง

คำถามประเมินที่ป้องกันความเสียใจ

เมื่อเจ้าของรู้สึกผิดหวังหลังการใช้งาน สาเหตุส่วนใหญ่มาจากซอฟต์แวร์ “ไม่มีฟีเจอร์” มักเป็นเพราะไม่สอดคล้องกับการดำเนินงานประจำวัน ใช้คำถามเหล่านี้เพื่อให้การประเมินของคุณมีเหตุผล:

1. พนักงานใหม่ต้องเรียนรู้อะไรบ้างในสัปดาห์แรก
   หากการฝึกอบรมต้องใช้ความรู้เกี่ยวกับชนเผ่า คุณจะต้องดิ้นรนระหว่างการหมุนเวียน
2. คุณจะจัดการกับข้อยกเว้นอย่างไร?
   การมาถึงล่าช้า การเปลี่ยนแปลงห้อง การคืนเงินบางส่วน และการไม่ปรากฏตัว ระบบของคุณจะต้องจัดการกับความเป็นจริงที่ยุ่งวุ่นวาย
3. จะเกิดอะไรขึ้นเมื่ออินเทอร์เน็ตช้าหรือมีคนใช้โทรศัพท์?
   หากงานหลักสร้างความเจ็บปวดบนมือถือ การดำเนินงานช่วงสุดสัปดาห์ก็ประสบปัญหา
4. คุณสามารถอธิบายราคาของคุณให้แขกทราบได้อย่างมั่นใจหรือไม่?
   หากเอาต์พุต PMS สร้างความสับสนให้กับพนักงาน ก็จะทำให้แขกสับสน
5. เส้นทางการจอง WordPress ยังคงสะอาดอยู่หลังจากการอัพเดตหรือไม่?
   เว็บไซต์ของคุณไม่ใช่โครงการที่ทำเพียงครั้งเดียว เรื่องความมั่นคง

มุมมองปิด: เลือกวันที่คุณยุ่งที่สุด

กิจการโรงแรมขนาดเล็กมีชัยและแพ้ในวันที่วุ่นวาย เช่น บ้านทั้งหลัง การเช็คอินล่าช้า การขาดแคลนพนักงาน และแขกที่ต้องการย้ายห้อง ระบบที่ดีที่สุดคือระบบที่ช่วยให้ทีมของคุณสงบและประสบการณ์แขกของคุณมีความสม่ำเสมอ ประเมินโดยคำนึงถึงขั้นตอนการทำงานที่แท้จริงของคุณ รักษาสแต็ก WordPress ของคุณให้น้อย และจัดลำดับความสำคัญของความชัดเจนมากกว่าสิ่งแปลกใหม่ ตัวตนในอนาคตของคุณที่ยืนอยู่ที่โต๊ะในช่วงสุดสัปดาห์ที่ยุ่งที่สุดของปีจะขอบคุณ