Cara Meningkatkan Kompetensi Komunikasi Anda dalam 5 Langkah Sederhana

Di kantor, masing-masing personel mungkin memiliki tugas dan target masing-masing, tetapi dengan satu sama lain, Anda semua melakukan pekerjaan dengan tujuan akhir yang sama.

Tetapi dengan begitu banyak orang yang berbeda hari ini datang bersama, pasti ada beberapa gesekan tentang cara menerapkan tip dan metode terbaik. Hal penting untuk mendukung keberhasilan kelompok Anda adalah interaksi.

Percakapan adalah kerja keras kolaboratif, dan semua orang dapat berdiri untuk melakukan pekerjaan pada kompetensi komunikasi mereka. Sementara beberapa karyawan mungkin merasa malu dan tidak akan membagikan konsep mereka yang luar biasa, pengguna grup lain mungkin berjuang untuk melihat atau memahami berbagai detail tampilan.

Di mana pun Anda berada dengan kemampuan percakapan Anda, Anda dapat meningkatkannya dengan lima langkah yang sangat sederhana, terutama untuk grup yang lebih kolaboratif dan sukses.

Cara Meningkatkan Teknik Percakapan di Tempat Kerja

Meningkatkan keterampilan percakapan di tempat kerja membutuhkan banyak komponen unik. Terlepas dari apakah Anda ingin menjadi pendengar yang lebih baik atau berkomunikasi dengan hampir setiap karyawan, ada beberapa cara untuk membantu kelompok Anda berkomunikasi dengan lebih benar dengan setiap karyawan lainnya. Berikut adalah lima cara sederhana untuk memulai meningkatkan kemampuan komunikasi Anda.

1. Jadilah pendengar yang energik.

Apakah Anda tentu mendengarkan anggota kelompok Anda? Jika Anda mencoret-coret di konferensi, menulis email melalui telepon Zoom, atau mengganggu konsep atau opsi individual Anda, Anda tidak mendengarkan secara aktif. Untungnya, ada banyak pendekatan untuk meningkatkan keahlian mendengarkan Anda untuk memastikan rekan staf Anda merasa didengar.

• Lakukan panggilan mata ketika orang lain sedang berbicara.
• Singkirkan gangguan. Anda dapat membuat catatan, tetapi jangan mencoret-coret, mengirim email, atau memilah teks ketika orang lain mencoba berkomunikasi dengan Anda.
• Perhatikan nada bicara dan bahasa sistem orang lain.
• Pertahankan pandangan Anda sampai manusia benar-benar selesai berbicara. Saat giliran Anda, tanggapi dengan benar dan cerminkan kembali fakta yang baru saja dibagikan kepada Anda untuk menunjukkan perhatian Anda dengan jelas.
• Mengangguk dan tersenyum sebagai hal yang dapat diterima ketika orang lain sedang mengobrol. Jika memungkinkan, uji untuk menghindari menarik-narik rambut, jari, atau benda terdekat lainnya.
• Benar-benar tidak memikirkan apa yang harus dikatakan di masa depan di kepala Anda. Anda dapat segera menjadi termakan oleh ide-ide ini dan mengabaikan apa yang dikatakan orang lain.
• Tahan penilaian dan pemikiran Anda sendiri. Hindari melompat ke kesimpulan, dan sebaliknya, biarkan orang tersebut membagikan setiap hal kecil yang mereka katakan.
• Pada saat orang tersebut telah selesai berbicara, bicarakan dengan pertanyaan untuk memperjelas setiap poin yang Anda ragukan.

2. Mengadakan konferensi yang bermanfaat.

Jika Anda baru saja mulai memasukkan konferensi ke kalender setiap hari kerja lainnya, Anda mungkin akan memiliki banyak staf yang mengeluh dan menggerutu. Meningkatkan interaksi tidak berarti web hosting konferensi tambahan . Triknya adalah menjadi tuan rumah konferensi yang sukses dan bermakna.

• 1 hal awalnya. Tentukan rapat apa yang diperlukan, dan rapat mana yang akan jauh lebih baik sebagai pesan email. Menghabiskan waktu dalam konferensi yang tidak produktif membuat anggota staf memiliki lebih sedikit waktu dan energi untuk menyelesaikan tugas-tugas penting mereka.
• Kembangkan garis besar untuk setiap konferensi individu. Ini membantu mempertahankan setiap orang pada topik, dan Anda dapat mengalihkan kembali ke definisi kapan saja dialog mulai menyimpang.
• Undang hanya orang-orang yang benar-benar perlu pergi ke majelis. Meskipun percakapan yang melibatkan perusahaan sangat penting, mengundang orang ke konferensi yang tidak perlu hadir di sana kontraproduktif. Jika ada beberapa detail yang berkaitan dengan seseorang, tetapi mereka benar-benar tidak perlu berada di sana untuk seluruh pertemuan, undang mereka untuk hadir dan mulai dengan faktor orang. Namun unggul, kirimkan melalui email.
• Tinggalkan perakitan dengan barang gerak yang dijelaskan. Ini membantu membuat pertemuan itu berharga.
• Amati dengan tenaga kerja setelah pertemuan. Kirim catatan tentang apa yang dibatasi konferensi, dan akhiri dengan objek gerak yang dibayangkan kelompok.

3. Ungkapkan alasannya.

Ketika Anda bertanya kepada seorang pekerja untuk mulai melakukan penyelidikan untuk suatu pekerjaan baru atau mengunduh laporan, coba sampaikan mengapa Anda meminta mereka untuk melakukan pekerjaan itu. Anda dapat meminta seorang pekerja untuk mendapatkan cerita untuk satu hal yang mereka kerjakan pada periode tiga puluh hari sebelumnya.

Tanpa klarifikasi, mereka mungkin khawatir bahwa kinerja mereka sangat buruk dan mereka berada dalam masalah ketika Anda benar-benar ingin menerapkan kuantitas ke inisiatif perusahaan baru yang sedang Anda tuju.

Terlepas dari pekerjaan dan tujuannya, ceritakan mengapa Anda menanyakan hal-hal tertentu. Ini juga dapat membantu menghindari kesalahpahaman dan miskomunikasi di antara staf.

4. Check out dengan anggota staf.

Bahkan jika Anda memiliki kebijakan pintu terbuka yang mengundang pekerja untuk mengungkapkan pikiran mereka kepada Anda kapan saja, tidak semua orang akan memilih keuntungan dari jalur interaksi terbuka ini. Beberapa anggota staf mungkin merasa gugup untuk berbagi pemikiran atau bantuan mereka untuk disimpan sendiri.

Selenggarakan pertemuan pribadi secara berkala, kemungkinan besar setiap bulan atau untuk setiap kuartal, untuk berdiskusi dengan setiap anggota kelompok. Tanyakan kepada mereka tentang perkembangan tugas mereka, periksa apakah mereka merasa bingung, dan undang mereka untuk berbagi saran dan tujuan mereka.

5. Mintalah saran.

Interaksi adalah jalan dua arah. Selain konferensi utama yang sukses dan diskusi dengan pekerja tentang pekerjaan dan kemajuan tugas mereka, Anda juga harus menerima umpan balik tentang kinerja Anda sendiri dan organisasi secara keseluruhan.

Hal ini dapat terjadi hanya selama satu pertemuan saja, atau menyajikan survei rutin untuk diisi oleh staf. Berikan pilihan untuk mengirimkan umpan balik secara anonim dengan efektif, yang memungkinkan beberapa karyawan merasa jauh lebih nyaman untuk berbicara.

Ketika Anda menerima komentar, jangan hanya memaksakannya ke samping dan melupakannya. Buat sistem gerak untuk memperkuat kelemahan Anda sendiri. Jika Anda mendapatkan umpan balik yang berlaku untuk perusahaan, pastikan untuk membagikan fakta itu dengan manajemen Anda dengan benar.

Pilihan Tambahan untuk Peningkatan Kemampuan Komunikasi

Sementara lima tindakan ini adalah tempat yang sangat baik untuk memulai, ada cara lain untuk meningkatkan kemampuan interaksi di kantor. Gunakan teknologi, seperti Google Chat atau Slack, untuk menghasilkan saluran percakapan.

Jika Anda menggunakan aplikasi atau sumber komunikasi lainnya, pertimbangkan untuk menerapkan batasan saat saluran individu dibuka. Pesan jam 3 pagi yang teratur tentang tantangan menyelesaikan pekerjaan dapat membuat beberapa personel merasa lelah jika mereka tidak dapat beralih dari mode menyelesaikan pekerjaan.

Tanyakan juga kepada rekan kerja Anda tentang selera interaksi mereka. Pasti akan ada saat-saat di mana Anda harus mengadakan konferensi untuk siapa pun, tetapi tetaplah menjaga preferensi komunikasi di otak ketika Anda perlu menjangkau hanya satu atau dua individu tertentu. Beberapa pria dan wanita menyimpan informasi dan fakta paling efektif ketika mereka dapat membacanya melalui email, ketika beberapa orang lain lebih suka menyampaikan tip secara langsung.

Saat Anda menyiapkan percakapan yang bermanfaat di antara tim Anda, pastikan Anda melibatkan semua orang. Dari sistem, Anda hanya ingin mengirim pria dan wanita ke email ketika itu terkait dengan mereka, tetapi secara keseluruhan, sertakan semua orang — bahkan jika mereka tidak berada di bagian kantor Anda atau bahkan di kota metropolitan yang sama — dalam pedoman interaksi Anda.

Akhirnya, pertimbangkan untuk membuat rencana pintu terbuka untuk mengizinkan staf mampir ke kantor bisnis Anda untuk membicarakan masalah atau perasaan kapan saja.

Manfaat Teknik Komunikasi yang Kuat

Manfaat meningkatkan kemampuan percakapan Anda tampaknya tidak ada habisnya. Ketika ada orang yang merasa didengarkan, kemungkinan terjadinya konfrontasi yang tegang akan semakin kecil. Selain itu, tim Anda akan melakukan lebih sedikit waktu untuk mengoreksi kesalahpahaman yang terjadi karena fakta bahwa satu pria atau wanita tertentu tidak mendengarkan secara aktif atau orang lain mengganggu konferensi. Itu menyiratkan peningkatan produktivitas dan waktu tambahan yang diinvestasikan untuk tugas-tugas penting.

Ketika grup Anda berkomunikasi dengan sukses di seluruh papan, Anda juga dapat meningkatkan pengalaman kerja pembeli. Pekerja dapat memuaskan kebutuhan konsumen jauh lebih efisien ketika mereka dapat bekerja sebagai hasil dari tantangan bersama, dan mereka dapat memastikan bahwa ada miskomunikasi kecil yang membuat tugas gagal.

Kemampuan komunikasi yang lebih baik menunjukkan bahwa hampir setiap karyawan merasa didengarkan dan lebih nyaman berbagi konsep mereka. Itu berarti staf Anda dapat memberikan lebih banyak ide ke meja, yang akan membantu perusahaan Anda didirikan dan mencapai tujuan baru.

Komunikasi Adalah Kunci Di Tempat Kerja

Grup Anda hanya sekuat keahlian interaksi mereka. Meluangkan waktu untuk memanfaatkan aplikasi interaksi sebaik-baiknya, meninjau komentar, menetapkan agenda konferensi, dan melaksanakan hanya satu-satu periode dengan tenaga kerja akan berdampak pada keterlibatan dan efisiensi staf tambahan di seluruh jajaran.

Interaksi akan bekerja dengan dua cara tersebut, jadi pastikan untuk bekerja dengan teknik komunikasi Anda dan dukung kru Anda untuk meningkatkan percakapan mereka. Pada akhirnya, organisasi Anda akan menjadi jauh lebih baik karenanya.