它是什麼以及如何編寫它 [+5 模板]

業務需求文檔 (BRD) 是任何軟件項目或業務解決方案的起點。 本文檔使團隊成員在構建什麼、構建它的原因以及如何完成它方面保持一致。

本文探討了業務需求文檔的基礎知識。 這包括為什麼你需要一個，如何有效地寫一個，等等。 我們還收錄了來自知名公司的 5 個最酷的 BRD 示例。

繼續閱讀完整指南。

目錄

什麼是業務需求文件
為什麼記錄業務需求很重要
如何通過 9 個簡單的步驟編寫業務需求文檔
業務需求文檔示例

BRD 記錄了產品開發的每一步，從執行摘要到預期結果。 業務需求文檔通常包括：

• 當前的痛點和項目目標。
• 公司需要什麼資源。
• 項目的交付階段和里程碑。
• 新解決方案的功能需求（技術和非技術）。
• 項目限制（所有可能減慢或阻礙項目進展的因素）。
• 利益相關者。
• 風險。
• 預期的投資回報率。

業務需求文檔的結構可能因項目類型而異。 例如，如果您打算構建的解決方案不是軟件，您將切斷技術功能需求。

我們將解釋如何完整地編寫 BRD。 您可以在下面看到一個示例模板。

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為什麼業務需求文檔很重要？

BRD 描繪了一個潛在項目的全貌。 這些文件匯集了參與項目啟動的所有團隊，並確保項目成功交付。

事實上，項目管理研究所發現，沒有事先計劃的團隊項目失敗的頻率是準備好的團隊的兩倍。 PMI 還透露，計劃可以幫助團隊實現 77% 的目標，而項目管理成熟度較低的團隊則為 56%。

BRD 還允許您的團隊：

• 監控整個項目的健康狀況。
• 將利益相關者和團隊成員聚集在一起，以達成共識和協作。
• 對沖項目意外變更的風險。
• 了解您的預算和預期的投資回報率。
• 了解您的項目限制並找到解決這些限制的最佳解決方案。
• 通過設定清晰、透明的目標來培養團隊的責任感。

如何編寫業務需求文檔

在這裡，您將了解在業務需求文檔的每個部分中要寫什麼。 為了使該過程易於理解，我們將在示例中解釋每個步驟。

因此，首先，假設您的公司想要為 TikTok 專家創建一個內容管理系統。 你現在擁有的是一堆亂七八糟的谷歌表格和紙上的筆記。 您的目標是在一個地方規劃、管理和衡量 TikTok 的性能。

考慮到這一點，讓我們開始概述我們的業務需求。

1. 從你的執行摘要開始。

執行摘要為您的高管或其他相關方（例如，業務合作夥伴）簡明扼要地描述了一個項目。 本節提供了項目目的的高級說明。 執行摘要應包含以下內容：

• 當前的痛點以及它們如何影響業務。
• 您提供的解決方案。
• 相關數據，如預期投資回報率。
• 項目的最後期限。

您的執行摘要應該易於理解。 您的讀者應該通過閱讀本節了解為什麼該項目很重要並且值得投資。

對於我們的 TikTok CMS 項目，執行摘要如下：

我們的組織正在尋求一個 TikTok 內容管理系統來衡量 TikTok 團隊的績效。 我們的目標是分析活動、廣告支出和投資回報率，以擴大最有益的活動。

我們預計該產品將在第三季度末建成。

2. 溝通業務目標。

列出您希望通過該項目實現的業務目標。 HubSpot 的SMART 系統提供了一種簡單的目標設定方法。 您的目標應該是具體的、可衡量的、可實現的、相關的和有時限的。

讓我們為 TikTok CMS 設定目標：

• 將 11 月 TikTok 廣告的投資回報率提高 10%。

• 加快帖子創建速度，每天發布 2 個帖子。

• 構建分析報告以在一個地方訪問和分析 TikTok 指標。

• 定義 TikTok 表現最佳的廣告系列以擴展它們。

如果您無法指定數字或很難預測它們，請詳細說明您希望從項目的全面實施中獲得的具體結果。

3. 解釋項目的背景以及為什麼需要它。

列出您打算通過該項目解決的一些緊迫問題。 提供數據和研究來支持​​你的陳述。 例如，您可以比較當前和預期的支出。 請務必在本節中包含過去實驗或項目的摘要。

這是我們的 TikTok 示例的背景：

我們的團隊沒有我們的 TikTok 投資回報率的詳細記錄。 TikTok CMS 將有助於降低 TikTok 活動的成本並提高投資回報率。 我們還將確定在投資回報率方面表現最佳的廣告系列。

4. 設定你的工作範圍。

這是 BRD 中最重要的部分。 本節應包括：

• 項目目標的詳細概述。
• 里程碑。
• 項目交付。
• 驗收標準。

您的工作範圍確定了在特定時期內需要完成的工作。 確保清楚地傳達每個開發步驟的項目要求。 這促進了利益相關者和將從事該項目的團隊成員之間的清晰溝通。 您還將降低項目偏離軌道的風險。

5. 定義項目的功能需求。

列出產品的所有特性和必要的功能。 本節包括需要構建的內容以及新項目所需的任何功能。 您還可以在“工作範圍”下描述此部分。

對於我們的 TikTok CMS，我們需要：

• 用於內容管理的日曆任務視圖。

• 獨立帖子和一組帖子的每月績效分析。

• 按不同的廣告系列過濾。

6. 確定您的主要利益相關者。

BRD 的這一部分列出了項目的關鍵利益相關者。 花時間概述每個人的角色和責任。 確保包括內部和外部各方。

讓我們深入研究我們的示例。

• 首席營銷官：批准創建 TikTok CMS。

• 項目經理：負責分解項目，分配團隊成員，確保項目按期完成。

• TikTok 團隊負責人：負責製作內容和收集性能指標。

7. 溝通項目約束。

指定影響項目開發的現有邊界非常重要。 您的限制可能來自您的預算、當前工具包、技術限制、團隊可用性或依賴關係。

這是技術產品項目邊界的一個很好的例子：

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8. 制定時間表。

與您的項目經理攜手合作，為您的計劃的每個階段指定截止日期。 外部客戶的 BRD 應包括最終期限和里程碑周圍的預計交付日期。

對於我們的 TikTok CMS，這是我們的日程安排。

• 第 1 階段。在 2022 年 12 月之前完成 X

• 第 2 階段。在 2023 年 3 月之前開發並執行 X 功能的質量保證

9. 總結你的成本收益分析。

成本收益分析確定項目的收益是否超過其成本。 創建一個電子表格，概述因效率低下而損失的當前費用和預算。 預測公司將獲得的金錢和其他收益。

你的目標是讓高管相信一個新項目是值得投資的。 通過提供事實和數據來支持你的案例。

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5個傑出的業務需求文件示例

我們收集了 5 個業務需求文檔模板的集合。 瀏覽每一個並選擇最適合您的項目的一個。 請務必調整每個模板以滿足您的項目要求。

PandaDoc BRD 模板

如果您想為產品開發準備 BRD，這是一個很棒的模板。 PandaDoc 提供了您應該在每個部分中放置哪些文本的簡單示例。 您還將找到模板中提到的每個實體的最佳實踐。

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TechWhirl BRD 模板

此模板專為新技術解決方案而設計。 TechWhirl 包括 17 個部分，詳細介紹了項目摘要、範圍、業務流程概述、業務需求等。 您甚至可以在圖表和圖形中包含數據。

最適合：解釋複雜的業務流程和依賴關係。

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體式 BRD 模板

Asana 提供了一個免費的 BRD 模板，您可以對其進行實時編輯。 這個緊湊的模板只包含必要的字段，每個部分都有寫什麼的提示。 該模板最適合獲得內部利益相關者的支持。

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Smartsheet BRD 模板

Smartsheet 提供了一種萬能的 BRD 模板。 您可以將它用於小型內部項目，也可以用於外部供應商的複雜、昂貴的項目。 每個部分都附有簡短描述或應寫內容的示例。

想查看更多模板？ 這裡有10 個來自 Smartheet 的免費 BRD 模板（都遵循相同的模式）。

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ClickUp BRD 模板

正在尋找一個簡單的 BRD 來指導您的項目？ 試試 ClickUp 的這個模板。 只有基本部分（帶錶格），您可以輕鬆地在線填寫。 營銷和銷售團隊可以使用此模板來獲得 CRM 調整、API 連接器開發等的支持。

最適合：要求和可交付成果很少的小型內部項目。

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編寫您的業務需求文檔

無論您的項目範圍如何，業務需求文檔都可以幫助您保持流程整潔。 有了這份文檔，您將有一個明確的計劃來指導您的項目。 此外，您還將獲得一份關於推動您的計劃的商業案例的簡潔摘要。

如果您希望將您的業務作為一個整體進行宣傳，請探索 HubSpot 的免費業務提案模板。 我們將介紹如何總結您的解決方案、共享定價和設定時間表。