如何在 Excel 中創建數據透視表：分步教程

數據透視表是 Microsoft Excel 最強大且令人生畏的功能之一。 強大，因為它可以幫助您總結和理解大型數據集。 令人生畏，因為您不完全是 Excel 專家，而且數據透視表一直以復雜而聞名。

好消息：學習如何在 Excel 中創建數據透視表比您想像的要容易得多。

但在我們引導您完成創建過程之前，讓我們退後一步，確保您準確了解什麼是數據透視表，以及您可能需要使用數據透視表的原因。

換句話說，數據透視表從屏幕上看似無窮無盡的混亂數字中提取意義。 更具體地說，它可以讓您以不同的方式對數據進行分組，以便更輕鬆地得出有用的結論。

透視表的“透視”部分源於您可以旋轉（或透視）表中的數據以從不同的角度查看它的事實。 需要明確的是，當您進行數據透視時，您不會添加、減去或以其他方式更改您的數據。 相反，您只是重新組織數據，以便從中揭示有用的信息。

數據透視表有什麼用？

如果您仍然對數據透視表的實際作用感到有些困惑，請不要擔心。 這是其中一種技術，一旦您在實際中看到它，就會更容易理解。

數據透視表的目的是提供用戶友好的方式來快速匯總大量數據。 它們可以用來更好地理解、顯示和詳細分析數字數據——並且可以幫助識別和回答圍繞它的意外問題。

以下是數據透視表可能成為解決方案的七個假設場景：

1.比較不同產品的銷售總額。

假設您有一個工作表，其中包含三種不同產品（產品 1、產品 2 和產品 3）的月度銷售數據，並且您想弄清楚這三種產品中哪一種帶來的收入最多。 當然，您可以查看工作表，並在每次出現產品 1 時手動將相應的銷售數字添加到運行總計中。 然後，您可以對產品 2 和產品 3 執行相同的操作，直到獲得所有產品的總計。 小菜一碟，對吧？

現在，假設您的月度銷售工作表有成千上萬行。 手動對它們進行分類可能需要一生的時間。 使用數據透視表，您可以在一分鐘內自動匯總產品 1、產品 2 和產品 3 的所有銷售數據，併計算它們各自的總和。

2. 顯示產品銷售額佔總銷售額的百分比。

數據透視表在您創建它們時自然地顯示每一行或每一列的總計。 但這不是您可以自動生成的唯一數字。

假設您將三種不同產品的季度銷售數字輸入到 Excel 工作表中，並將這些數據轉換為數據透視表。 該表將自動在每列的底部為您提供三個總計 - 將每種產品的季度銷售額相加。 但是，如果您想找出這些產品銷售額占公司所有銷售額的百分比，而不僅僅是這些產品的總銷售額，該怎麼辦？

使用數據透視表，您可以配置每列以提供該列在所有三列總計中的百分比，而不僅僅是列總計。 例如，如果三個產品的總銷售額為 200,000 美元，而第一個產品的銷售額為 45,000 美元，則您可以編輯數據透視表，改為說該產品貢獻了公司所有銷售額的 22.5%。

要在數據透視表中將產品銷售額顯示為總銷售額的百分比，只需右鍵單擊包含銷售額的單元格並選擇Show Values As > % of Grand Total 。

3. 合併重複數據。

在這種情況下，您剛剛完成了博客重新設計，並且必須更新一堆 URL。 不幸的是，您的博客報告軟件沒有很好地處理它，最終將單個帖子的“查看”指標拆分為兩個不同的 URL。 因此，在您的電子表格中，每個單獨的博客文章都有兩個單獨的實例。 要獲得準確的數據，您需要合併每個重複項的查看總數。

這就是數據透視表發揮作用的地方。 無需手動搜索和組合重複項中的所有指標，您可以按博客文章標題匯總數據（通過數據透視表），瞧：這些重複帖子的查看指標將自動匯總。

4. 獲取不同部門的員工人數。

數據透視表有助於自動計算在基本 Excel 表中無法輕鬆找到的內容。 其中一件事是計算所有有共同點的行。

例如，如果您在 Excel 工作表中有一個員工列表，並且員工姓名旁邊是他們所屬的各個部門，您可以根據這些數據創建一個數據透視表，顯示每個部門的名稱和員工人數屬於那些部門。 數據透視表有效地消除了您按部門名稱對 Excel 工作表進行排序並手動計算每一行的任務。

5. 為空單元格添加默認值。

並非您輸入到 Excel 中的每個數據集都會填充每個單元格。 如果您在將新數據輸入 Excel 之前等待輸入新數據，則在向您的經理顯示這些數據時，您可能會有很多看起來令人困惑或需要進一步解釋的空單元格。 這就是數據透視表的用武之地。

您可以輕鬆自定義數據透視表以使用默認值填充空單元格，例如 $0 或 TBD（用於“待定”）。 對於大型數據表，當許多人查看同一張表格時，能夠快速標記這些單元格是一項有用的功能。

要自動格式化數據透視表的空單元格，請右鍵單擊表格並單擊數據透視表選項。 在出現的窗口中，選中標有Empty Cells As的框，然後輸入您希望在單元格沒有其他值時顯示的內容。

如何創建數據透視表

1. 將您的數據輸入到一系列行和列中。
2. 按特定屬性對數據進行排序。
3. 突出顯示您的單元格以創建數據透視表。
4. 將字段拖放到“行標籤”區域。
5. 將字段拖放到“值”區域。
6. 微調您的計算。

現在您對數據透視表的用途有了更好的了解，讓我們深入了解如何實際創建數據透視表。

步驟 1. 將您的數據輸入到一系列行和列中。

Excel 中的每個數據透視表都以一個基本的 Excel 表開始，所有數據都存放在其中。 要創建此表，只需將您的值輸入到一組特定的行和列中。 使用最上面的行或最上面的列按它們所代表的內容對值進行分類。

例如，要創建一個包含博客文章性能數據的 Excel 表格，您可能有一個列出每個“熱門頁面”的列、一個列出每個 URL 的“點擊次數”的列、一個列出每個帖子的“展示次數”的列，等等。 （我們將在接下來的步驟中使用該示例。）

步驟 2. 按特定屬性對數據進行排序。

當您將所有想要輸入到 Excel 工作表中的數據時，您需要以某種方式對這些數據進行排序，以便在將其轉換為數據透視表後更易於管理。

要對數據進行排序，請單擊頂部導航欄中的數據選項卡，然後選擇其下方的排序圖標。 在出現的窗口中，您可以選擇按您想要的任何列並以任何順序對數據進行排序。

例如，要按“迄今為止的查看次數”對 Excel 工作表進行排序，請在“列”下選擇此列標題，然後選擇是要按從小到大還是從大到小對帖子進行排序。

選擇“排序”窗口右下角的“確定”，您將成功地按照每篇博文收到的查看次數對 Excel 工作表的每一行進行重新排序。

第 3 步。突出顯示您的單元格以創建您的數據透視表。

將數據輸入 Excel 工作表並根據自己的喜好對其進行排序後，突出顯示要在數據透視表中匯總的單元格。 單擊頂部導航中的插入，然後選擇數據透視表圖標。 您還可以單擊工作表中的任意位置，選擇“數據透視表”，然後手動輸入要包含在數據透視表中的單元格範圍。

這將打開一個選項框，除了設置單元格範圍外，您還可以選擇是在新工作表中啟動此數據透視表還是將其保留在現有工作表中。 如果您打開一個新工作表，您可以在 Excel 工作簿底部導航到和離開它。 選擇後，單擊“確定”。

或者，您可以突出顯示您的單元格，選擇數據透視表圖標右側的推薦數據透視表，然後打開一個數據透視表，其中包含有關如何組織每一行和每一列的預設建議。

注意：如果您使用的是早期版本的 Excel，“數據透視表”可能位於頂部導航的“表格”或“數據”下方，而不是“插入”。 在 Google 表格中，您可以從頂部導航的“數據”下拉列表中創建數據透視表。

步驟 4. 將字段拖放到“行標籤”區域。

完成第 3 步後，Excel 將為您創建一個空白數據透視表。 您的下一步是將一個字段（根據電子表格中的列名稱標記）拖放到“行標籤”區域中。 這將確定數據透視表將根據哪些唯一標識符（博客文章標題、產品名稱等）來組織您的數據。

例如，假設您想按帖子標題組織一堆博客數據。 為此，您只需單擊“Top pages”字段並將其拖動到“Row Labels”區域。

注意：您的數據透視表可能看起來不同，具體取決於您使用的 Excel 版本。 但是，一般原則保持不變。

步驟 5. 將字段拖放到“值”區域。

一旦確定了組織數據的依據，下一步就是通過將字段拖入“值”區域來添加一些值。

繼續使用博客數據示例，假設您想按標題匯總博客文章瀏覽量。 為此，您只需將“視圖”字段拖到“值”區域即可。

第 6 步：微調您的計算。

默認情況下將計算特定值的總和，但您可以根據要計算的內容輕鬆將其更改為平均值、最大值或最小值。

在 Mac 上，您可以通過單擊“值”區域中某個值旁邊的小i ，選擇所需的選項，然後單擊“確定”來執行此操作。 做出選擇後，您的數據透視表將相應更新。

如果您使用的是 PC，則需要單擊值旁邊的倒置小三角形，然後選擇值字段設置以訪問菜單。

當您根據自己的喜好對數據進行分類後，保存您的工作並隨意使用。

使用數據透視表深入挖掘

您現在已經了解了在 Excel 中創建數據透視表的基礎知識。 有了這種理解，您就可以從數據透視表中找出您需要什麼，並找到您正在尋找的解決方案。

例如，您可能會注意到數據透視表中的數據未按您希望的方式排序。 如果是這種情況，Excel 的排序功能可以幫助您。 或者，您可能需要將來自其他來源的數據合併到您的報告中，在這種情況下，VLOOKUP 功能可能會派上用場。

編者註：這篇文章最初發表於 2018 年 12 月，為了全面性而進行了更新。